Gestionnaires, le casse-tête des horaires atypiques n'aura plus de secrets pour vous. (Photo: 123RF)

RHéveil-matin est une rubrique quotidienne où l'on présente aux gestionnaires et à leurs employés des solutions inspirantes pour bien commencer leur journée. En sirotant votre breuvage préféré, découvrez des astuces inédites pour rendre vos 9@5 productifs et stimulants.

RHÉVEIL-MATIN. Si la flexibilité semble être la panacée de bien des maux qui affligent les travailleurs depuis le début de la pandémie, elle peut aussi générer son lot de défis pour leur patron, assure Margaret M. Luciano, professeure en gestion à l’école de commerce Smeal de la Pennsylvania State Univeristy aux États-Unis.

Convaincue que le besoin de liberté de l’un n’est pas complètement irréconciliable avec les impératifs d’organisation de l’autre, elle a identifié quatre éléments clés qui devraient plaire aux deux parties pour couronner de succès l’adoption d’un contexte d'emploi moins rigide.

Bloquer des moments de collaboration à l’horaire

On pense souvent aux bris de collaboration lorsque la question des horaires atypiques est soulevée. Dans des milieux où la coopération est inhérente au bon roulement de l’organisation, Margaret M. Luciano recommande de prévoir les moments pendant lesquels les salariés doivent bosser en même temps. Ceux-ci peuvent notamment concorder avec des étapes charnières de l’évolution d’un projet, comme son lancement ou encore sa remise.

Vous pourriez aussi préférer bloquer des périodes bien précises au calendrier. «Par exemple, la deuxième semaine du mois, vous pourriez vous attendre à ce que vos employés travaillent de 10h00 à 17h00. Le reste du temps, ils peuvent choisir quand ils accomplissent leur quarantaine d'heures de travail hebdomadaire», écrit la professeure dans un papier du Harvard Business Review.

La fin des organisations verticales

Vous devriez aussi réduire le nombre de collègues qui doivent travailler ensemble, estime-t-elle. En effet, quatre équipes de trois employés seront plus flexibles et pourront davantage s’adapter aux contraintes de chacun de ses membres, contrairement à un seul groupe de 12 collaborateurs.

On y observerait d’ailleurs peu ces salariés qui mettent moins la main à la pâte et laisse un petit groupe faire la majorité de la tâche, phénomène qu’on remarque surtout dans des organisations où le surmenage n’est pas valorisé dans la culture d’entreprise, écrit Margaret M. Luciano.

Cette structure réduit donc non seulement votre temps passé à vous dépatouiller avec les horaires de tout le monde, mais elle permet aussi de mieux répartir la charge de travail, qui n’incombe plus qu’à un petit nombre de travailleurs.

La circulation de l’information est primordiale

Attendre une confirmation cruciale de la part d’un collègue qui ne bosse pas en même temps que soi affecte grandement la productivité. L’accès à l’information étant le nerf de la guerre du milieu de travail flexible, il faudra donc s’assurer que tous saisissent l’importance de partager l’évolution de leurs tâches pour le bon roulement de vos opérations.

«Cette transparence» pourrait même vous aider à mieux comprendre ce qu’accomplissent vos collègues au quotidien, si le tout est fait sans devenir trop intrusif. Et il existe de nombreux outils pour y arriver, estime Margaret M. Lucinano.

Tout n’est pas prioritaire

Dans un contexte de travail flexible, un gestionnaire doit bien comprendre quelles sont les tâches que doit accomplir chacun de ses salariés et comment elles affectent le travail de ses collègues. Ainsi, il sera plus facile de reconnaître quand prévoir les jours de collaboration ou même qui mettre dans nos plus petits groupes.

En ayant cette vue d’ensemble, vous pourrez clairement communiquer à vos employés quelles tâches sont prioritaires, afin d’éviter le plus possible les «goulots d’étranglement» dans votre pipeline de production, souligne Margaret M. Luciano.

Pour ne plus rater ce rendez-vous, recevez votre RHéveil-matin dans votre boîte de courriels!