J'ai cinq employés sous ma responsabilité. Chaque été, ils se disputent pour déterminer la date de leurs vacances. J'ai aussi l'impression qu'ils veulent toujours prendre des vacances au mauvais moment, quand nous approchons de la date de livraison d'un projet. J'ai du mal à gérer ces demandes.
Martin G.
Cher Martin,
Vous n'êtes pas seul dans cette situation. À l'approche de l'été, de nombreux gestionnaires ressentent l'angoisse de la planification des vacances. Pourtant, les règles sont simples, et elles sont consignées dans les contrats d'emploi et dans les règlements de votre entreprise. Relisez-les et faites-les relire à vos employés. Cela devrait vous simplifier la tâche. Votre équipe ne s'attend pas à ce que vous acceptiez toutes ses demandes. Ne craignez donc pas de déplaire.
Voici les règles pour réussir cet exercice sans vous faire de cheveux blancs :
- Tout le monde a droit à des congés entre le 24 juin et le 31 août. Faites preuve de souplesse, mais veillez à ne pas laisser tous vos employés partir au même moment. Gardez en tête l'historique des années précédentes pour accorder les premiers choix ou les " droits de premier refus " de façon équitable.
- Pensez aux célibataires. Ils ont souvent l'impression de passer après ceux qui ont des familles et de devoir se contenter des périodes " plates " de l'été, comme juin ou septembre. Suggérez-leur de choisir d'au-tres mois de l'année ! Pourquoi pas mars ou avril ? Faites-en ressortir les avantages, comme les meilleurs tarifs et des plages qui ne sont pas envahies par des familles.
- Définissez des objectifs individuels et de groupe en fonction de vos échéanciers. Formez des petits groupes qui se transmettront les informations pour assurer le suivi des dossiers. Établissez un calendrier de planification inversée et fixez comme date de tombée le jour de départ de vos employés. Suivez de près l'avancement des travaux. Vous ne serez pas pris au dépourvu la veille de leur départ.
- Demandez à vos employés de présenter leurs dates de vacances tôt dans l'an-née en indiquant leurs préférences. Pré-parez un tableau récapitulatif pour toute l'équipe. Vous pourrez ainsi visualiser d'un coup d'oeil l'état prévisionnel de la situation et les divers scénarios possibles.
- Réunissez votre groupe pour discuter de la planification estivale dès le premier trimestre. Demandez-leur leur avis : Quelles sont leurs suggestions ? Favorisez la prise de décision en équipe et, au besoin, tranchez. Ils auront ainsi le sentiment d'avoir été consultés, et ils ne pourront pas vous reprocher de leur avoir imposé des dates qui ne leur conviennent pas puisqu'ils auront été associés au processus de décision.
Rappelez-vous que l'été est toujours une période plus calme. Les projets prennent un peu plus de temps à se réaliser. Si vous devez faire face à une surcharge de travail inattendue, demeurez serein ; faites appel à des ressources temporaires ou réaménagez votre horaire, mais surtout, ne sacrifiez vos vacances qu'en cas d'extrême nécessité. Elles sont sacrées !
PLANIFICATION INVERSÉE
La planification inversée, ou rétro-planning, consiste à partir de la date de fin du projet et à remonter dans le temps afin d'en déterminer les étapes importantes. Cette méthode de planification est utile lorsque la date butoir d'un projet ne peut être déplacée.
QUÉBÉCOIS EN VACANCES
Selon un sondage mené en 2008, seulement 18 % des Québécois renoncent à leurs journées de vacances, par rapport à 29 % pour l'ensemble des Canadiens.
Source : Expedia.ca/Ipsos Reid
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