Il est aujourd'hui facile - et souvent efficace - de bâtir des équipes de travail « virtuelles », cela grâce à l'avancement de la technologie (ordinateurs en réseau sécurisé, téléphonie par IP, etc.).
Des employés habitant des lieux différents - qui à Montréal, qui à Paris, qui à New Delhi -,peuvent très bien fonctionner ensemble sans nuire en rien à la performance globale de l'entreprise.
Cela étant, compte tenu des différents fuseaux horaires et de la probabilité de problèmes techniques, gérer une équipe virtuelle peut représenter un grand défi. Voici 13 étapes à suivre, tirées du portail BNET, pour faire fonctionner au mieux une équipe virtuelle.
1. Définissez l'équipe
L'équipe virtuelle doit tout d'abord établir ses objectifs et attribuer un rôle à chacun de ses membres.
2. Communiquez régulièrement
Prenez l'habitude de communiquer de façon périodique. Ces rencontres permettent de voir en cours de route si les objectifs établis au départ sont toujours valables.
3. Rapprochez l'équipe
Lors de rencontres face à face, quand cela est possible prévoyez du temps pour que les membres de l'équipe apprennent à mieux se connaître en dehors du milieu de travail. Ils pourront ainsi partager leurs expériences, leurs passions et leurs motivations, et donc resserrer les liens virtuels entre eux.
4. Développez une identité au sein de l'équipe
En ayant leur identité propre, les membres seront plus enclins à s'identifier à l'équipe, en laquelle ilsplaceront leur confiance. Pour réaliser cet objectif, procédez de la même manière que pour bâtir la marque de votre entreprise.
5. Établissez des règles
Instaurez une étiquette relativement aux procédures de prise de décisions, aux dates d'échéance, aux attentes, au processus de résolution de conflits ainsi qu'au nombre de rencontres par trimestre.
6. Créez votre propre espace virtuel
Cet espace virtuel vous permettra de conserver tous les documents utiles, ou encore le calendrier des échéances et des prochaines rencontres. Il peut aussi servir à diffuser des informations pertinentes pour chacun des membres de l'équipe.
7. Tenez chacun bien informé
Chaque membre doit être informé correctement de l'évolution des différents projets de l'équipe virtuelle. Sans une bonne communication interne, l'équipe ne pourra jamais atteindre les résultats attendus.
8. Soyez clair
Soyez clair dans vos attentes, vos buts et vos objectifs, et allouez toujours du temps à la rétroaction.
9. Apprenez à connaître les membres de l'équipe
Apprenez à connaître les motivations, les passions et les intérêts des membres de votre équipe. Faites en sorte que ceux-ci vous connaissent aussi; ce n'est pas un travail à sens unique.
10. Évitez les commentaires péjoratifs et sarcastiques
Si vous êtes privé de contact visuel, vous pourrez difficilement juger de la réaction de votre interlocuteur à un commentaire. Évitez donc les remarques sarcastiques, péjoratives et ironiques, qui pourraient être mal perçues.
11. Remerciez chaque membre individuellement
Chaque membre contribue à sa manière au succès de l'équipe. Il est donc indispensable de remercier chacun des membres, individuellement, pour son travail.
12. Claironnez les succès de l'équipe
En tant que leader d'une équipe virtuelle, vous avez le devoir de donner de la visibilité à celle-ci au sein de l'organisation. Elle gagnera ainsi en respect auprès de tout le monde.
13. Songez à la relève
Le succès venant, votre équipe virtuelle va grandir. Il vous faudra recruter à tous les échelons. Songez même à quelqu'un qui serait en mesure de vous remplacer...
Source : BNET
