Une entreprise peut sous-traiter la gestion de la paie, mais elle en conserve la responsabilité


Édition du 19 Septembre 2015

Une entreprise peut sous-traiter la gestion de la paie, mais elle en conserve la responsabilité


Édition du 19 Septembre 2015

«En règle générale, l'employeur verse une somme globale au sous-traitant, qui la place dans un compte en fidéicommis, explique-t-elle. C'est le sous-traitant qui divise la somme en fonction du nombre d'employés et verse les cotisations appropriées. Mais s'il n'arrive plus à payer son loyer, peut-être pigera-t-il dans les fonds de l'employeur. Les versements au fisc risquent alors de ne pas être effectués à temps.»

L'employeur a donc tout intérêt à bien éplucher les états financiers de ceux qui proposent de gérer son service de paie. Il doit aussi vérifier où va l'argent qu'il verse au sous-traitant avant d'être remis au gouvernement, et de quelle façon cet argent est géré.

Au bout du compte, même si tout apparaît conforme et fiable, les contrôles serrés et fréquents sont essentiels. C'est à l'employeur de s'assurer que tous les versements sont faits et bien faits. En fin de compte, un suivi plus rigoureux peut éviter bien des tracas !

Des services de plus en plus demandés

Un nombre grandissant d'entreprises confient la gestion de leur service de paie à l'externe. Même les plus petites s'y mettent ! Qu'est-ce qui rend ces services si attrayants ?

«Depuis quelques années, les entreprises constatent que les coûts de non-conformité sur le plan de la paie dépassent largement ce qu'elles épargneraient en n'étant pas conformes», dit Martha Kittel, associée, services fiscaux au sein du bureau de Montréal de PwC.

Le fait que nombre de grandes entreprises comptent des employés à l'international et des travailleurs étrangers au Canada complexifie la gestion de la paie et des multiples règlements qui y sont associés, ajoute-t-elle.

De plus, les employés veulent accéder à leurs données en tout temps à partir de leur tablette ou de leur téléphone, ce qui engendre des besoins en matière de sécurité des données. Sans parler de la nécessité de suivre l'évolution rapide des outils technologiques dans le domaine.

La demande est donc plus forte pour de grands acteurs canadiens comme ADP et CGI ou les cabinets comptables comme PwC, ainsi que pour des institutions comme Desjardins.

«Il y a cinq ans, moins du quart des entreprises québécoises faisaient affaire avec des fournisseurs externes pour la paie, soutient Michel Préfontaine, vice-président, services spécialisés, chez Desjardins. Aujourd'hui, près de 28 % des entreprises ont recours à des traiteurs de paie comme nous, ADP ou Ceridian.»

Pour Desjardins, cela s'est traduit par une augmentation de 37 % sur cinq ans, soit environ 3 000 clients de plus par année. «Les entreprises veulent se concentrer sur le coeur de leur métier et laissent des spécialistes s'occuper de la paie», précise M. Préfontaine.

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