«On a beaucoup à apprendre, on essaye encore [et l’espace collaboratif] est un beau laboratoire pour le faire», dit Marie-Ève Tremblay.

RHéveil-matin est une rubrique quotidienne où l'on présente aux gestionnaires et à leurs employés des solutions inspirantes pour bien commencer leur journée. En sirotant votre breuvage préféré, découvrez des astuces inédites pour rendre vos 9@5 productifs et stimulants.

Chaque lundi, et ce jusqu'en mai, la rubrique RHéveil-matin vous propose de découvrir comment se passe (ou pas) le retour au bureau un peu partout dans la province.

RHÉVEIL-MATIN. Tandis que certaines entreprises poussent un soupir de soulagement en revenant au bureau, Fondaction ne peut en faire tout autant: elle doit continuer de faire preuve d’ingéniosité pour garder soudée et mobilisée son équipe en télétravail, car elle ne foulera pas le sol du 2175 boulevard Maisonneuve avant le printemps 2023.

En profond réaménagement, son espace sera, dit-on, à la fine pointe de ce qu’un tel espace peut offrir pour permettre à la fois la concentration, mais surtout la collaboration et l’innovation, mises toutes les deux à rude épreuve depuis le début de la pandémie.

En effet, si les derniers mois lui ont bien appris quelque chose, c’est la difficulté qu’a l’information de circuler entre les 200 collègues lorsque ceux-ci bossent chacun de leur côté, indique en entrevue Marie-Ève Tremblay, vice-présidente transformation organisationnelle du fonds des travailleurs.

«Le plus grand défi, ça a été de mettre en place plusieurs points pour capter l’information sur la santé physique et mentale [de nos employés], estime-t-elle. On vivait une profonde réorganisation, un réaménagement, un premier exercice de planification stratégique, une pandémie… C’était quelque chose! Je pense qu’on a relevé le défi, grâce aux personnes [qui font partie de] Fondaction».

Ses nouveaux bureaux permettront à la fois la concentration, mais surtout la collaboration et l’innovation, mises toutes les deux à rude épreuve depuis le début de la pandémie. (Photo: Chevalier Morales architectes)

Afin de garder son tissu social solide, l'organisation où l'humain se trouve au centre de sa culture a notamment misé sur la proximité entre les gestionnaires et leurs employés, en leur offrant d’échanger grâce à l’outil de communication d’Officevibe.

En plus de répondre régulièrement aux questions qui leur sont posées, les cadres doivent convier leur équipe à des rencontres aux 6 à 8 semaines, pour revenir sur les résultats de ces coups de sonde, et cogiter sur ce qui lui permettrait de demeurer engagé.

«Le changement, qu’on le veuille ou pas, ça fait peur, surtout quand l’organisation en a peu connu. [Fondaction] a eu le même président fondateur pendant 25 ans, puis elle a vécu sa première restructuration avec l’arrivée de Geneviève Morin, souligne la conseillère agréée en ressources humaines. Je voulais instaurer une forme de dialogue en continu, complémentaire, qui permettait l’anonymat».

Les échanges informels ont aussi eu besoin d’un petit électro-choc afin de retrouver un semblant de fluidité, même à distance. Si certaines initiatives implantées sont de francs succès, comme les rencontres «autour de la machine à café» où les employés sont invités à parler d’un thème pendant une quinzaine de minutes, d’autres l’ont été un peu moins.

«On a essayé de créer une cafétéria virtuelle [… mais] on fermait nos caméras pour manger. Donc on se retrouvait tous devant nos écrans, caméra éteinte, à entendre mastiquer, ce n’est pas mieux!» se remémore celle qui est entrée en fonction le 2 mars 2020.

Maintenant que les consignes sanitaires l’autorisent, Fondaction encourage ses employés à se réunir à l’occasion, dans un espace de travail collaboratif qu’elle loue en attendant que ses propos bureaux soient accessibles.

Non seulement cela leur permettra de plus aisément tisser des liens entre eux — un plan de retour progressif doit d’ailleurs être annoncé —, mais aussi d’assurer une transition en douceurs vers le travail hybride et les moult défis de communication que cette approche devrait engendrer. Les leçons apprises au cours des derniers mois ne seront pas perdues.

«C’est facile en ce moment comme tout le monde se trouve en virtuel, mais quand on en aura une gang au bureau et l’autre à l’écran dans une rencontre d’équipe, quelles seront les nouvelles dynamiques, se demande Marie-Ève Tremblay. On a beaucoup à apprendre, on essaye encore [et l’espace collaboratif] est un beau laboratoire pour le faire.»

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