À l’approche de la période de l’impôt, les chefs d’entreprise aimeraient bien pouvoir classer et archiver tous leurs documents financiers d’un coup de baguette magique. Chaque année, la déclaration de revenus donne des ulcères à ceux qui administrent les finances d’entreprises ou de particuliers, car la collecte des documents et les calculs complexes accaparent beaucoup de temps et de ressources. À cela s’ajoute la peur de subir un audit, de devoir de l’argent au fisc ou d’arriver à des résultats inattendus.
«Avec la numérisation systématique de leurs documents tout au long de l’année, les entreprises de toutes tailles se soulagent d’un poids énorme et simplifient leur gestion financière, souligne Steve Oblin, directeur principal du marketing des produits d’imagerie de Fujitsu Canada, qui détient aujourd’hui la moitié des parts du marché mondial des scanneurs. En vingt ans, les scanneurs ont énormément gagné en fiabilité et en convivialité, et leur prix s’est démocratisé.
«Nous en fabriquons depuis les tout débuts, alors qu’ils servaient à numériser des photographies, rappelle-t-il. Aujourd’hui, nos scanneurs à la fine pointe servent à de nombreux secteurs d’activité qui travaillent encore avec différents types de documents: la comptabilité, le droit, la police et le secteur public, notamment. Mais pour toute entreprise qui souhaite réduire sa consommation de papier, la numérisation présente de grands avantages, notamment pour la comptabilité et les documents juridiques.»
Simplicité, rapidité et autres avantages
Outre l’aspect écologique et les économies engendrées par l’élimination du papier (jusqu’à 25 % des coûts d’exploitation), la numérisation des documents présente trois avantages majeurs pour les entreprises, à commencer par celui de la continuité des activités. «Certaines entreprises ne se relèvent jamais de la perte de renseignements due à un incendie, une inondation ou un vol, illustre Steve Oblin. C’est la faillite. Un solide plan de continuité des activités doit comprendre la numérisation des documents et leur archivage sur le disque dur d’un serveur externe ou encore dans le nuage.
«En plus de réduire les piles de papiers, la numérisation exige peu d’espace de stockage et diminue donc la surface requise de bureaux ou d’entrepôts, qui représente des coûts importants. Quant à ceux qui travaillent à la maison, ils peuvent se débarrasser des gros classeurs qui encombrent leurs espaces de vie.
«Enfin, poursuit-il, l’utilisation d’un scanneur simplifie le travail au bureau comme sur le terrain. On peut numériser les reçus ou les contrats signés sur-le-champ, n’importe où. Il suffit d’insérer la page dans l’appareil et d’appuyer sur le bouton pour créer un fichier numérique sous la forme voulue (PDF, Word, Excel, JPEG, etc.), qu’on peut ensuite transmettre à un ordinateur ou à un appareil mobile et stocker dans l’espace virtuel de son choix. Il est révolu le temps de la configuration complexe des scanneurs ou des fonctions de numérisation intégrées aux imprimantes.»
Par exemple, le ScanSnap iX500 de Fujitsu, pour Mac ou Windows, numérise 50 pages à la fois, du format carte professionnelle au format légal, au rythme de 25 pages recto-verso par minute. Les travailleurs autonomes, entrepreneurs, représentants commerciaux et autres professionnels qui se déplacent souvent préfèrent quant à eux le ScanSnap iX100. Très léger (400 g), il est alimenté par une batterie intégrée et numérise une page en 5,2 secondes.
«La numérisation réduit les coûts postaux ou de services de messagerie et les risques de perdre des documents importants comme des notes de frais ou des contrats,» ajoute Steve Oblin. De plus, les scanneurs produisent des résultats de meilleure qualité que les applications pour appareils mobiles. «Parce qu’il aplatit la feuille, le scanneur élimine les plis et produit un document numérique sans zone ombragée, donc beaucoup plus lisible», conclut M. Oblin.
