J’ai été embauché il y a trois semaines par une firme de consultation web. On m’a confié un projet marketing super important dès la deuxième semaine. Je ne sais plus où donner de la tête et rien n’avance. Je n’arrive plus à dormir le soir. Que faire ?
MICHEL SALMON - Vous êtes chargé de mener à bien un projet et avez l’impression de courir partout, sans avancer. La chute est-elle proche? Pas de panique, voici quelques trucs pour repartir du bon pied.
Ces temps-ci, je suis appelé à faire beaucoup d’interventions en entreprise pour assister les cadres et les employés à faire de la gestion de projet. Pour moi, le terme «gestion de projet» est un mot abscon, qui veut dire en réalité savoir s’organiser (penser avant d’agir) et savoir aider à s’organiser ceux dont nous avons besoin pour réussir dans un projet (avoir un impact dans ce que nous faisons en prenant en compte de ceux à qui nous nous adressons).
Pour commencer à y voir plus clair, mettez vos idées en ordre, comme si vous deviez faire une présentation en réunion.
Puis, songez à les présenter de manière simple et claire, de telle sorte que tout le monde puisse vous suivre. Un conseil : évitez le jargon technique, car il peut y avoir dans la salle des personnes qui ne vous comprendraient pas. L’avantage de faire cet effort est que vous aurez, à la fin, moins de questions.
De surcroît, prenez en considération le type de communication préféré des personnes à qui vous vous adressez. Par exemple, si vous devez adresser un rapport à un supérieur et que vous le faites par courriel alors que celui-ci n’en est pas franchement un adepte, vous risquez de ne pas être lu comme il faut, et de voir votre rapport partir aux oubliettes ; allez plutôt le lui porter en mains propres à son bureau, si c’est ce qu’il préfère.
Enfin, ayez toujours en tête deux interrogations pour vous guider : «quoi faire?» et «comment?». Tâcher d’y répondre à chaque étape de votre projet vous permettra de dresser un bon «plan de projet», un autre terme abscon…
En fait, un bon plan de projet contient tout simplement quelques éléments clés et peut être établi en une demi-heure. Il doit tenir sur une seule page.
Impossible, croyez-vous? Faîtes l’exercice, et vous découvrirez que cette synthèse vous forcera à aller à l’essentiel, et par la suite à être plus efficace dans votre travail.
Chacun des éléments du plan de projet doit être explicité en une phrase, qui doit contenir :
(a) un objectif clair et précis qui répond à la question du «quoi»;
(b) une proposition de valeur qui répond à la question du «pourquoi»;
(c) une liste des activités ou étapes avec le nom de la personne responsable de l’étape et des intervenants requis, la date ciblée et le statut.
Ainsi, vous voilà maintenant en mesure de communiquer aisément avec vos collègues et patrons de façon constructive. Vous êtes de nouveau sur les rails!
