L’une des premières actions à entreprendre pour diminuer les risques de brèches informatiques dans une entreprise est de sensibiliser les employés. Solution simpliste ? Pas du tout, nous rappelle l’étude TELUS-Rotman sur la sécurité, qui attribue la responsabilité du tiers des brèches informatiques aux employés. Des brèches qui arrivent le plus souvent à la suite de gestes bien intentionnés.
L’ignorance peut parfois être le pire ennemi de l’entreprise.
Si le premier réflexe des dirigeants est de mettre sur pied des politiques et d’offrir des formations à leur équipe, toutes ces initiatives seront sans effet si elles ne sont pas soutenues par une solide campagne de communications internes qui assurera la continuité du message auprès de tous.
Afin de s’assurer qu’un changement de comportement s’opère, Mme Nadia Paquet, Directrice générale, Communications corporatives chez TELUS Québec, recommande de suivre quatre grandes étapes pour développer une stratégie de communication interne qui aura des effets durables.
1. Soyez en adéquation avec les valeurs de votre entreprise
Avant toute chose, une campagne de communications internes doit être en parfaite adéquation avec les valeurs de l’entreprise. Cela signifie que tout – le ton, le propos, les motivations et l’objectif – correspond aux valeurs et façons de faire véhiculées par l’entreprise. Ce principe de base doit être appliqué aux messages, ainsi qu’aux types de formations proposées. Plus vous serez authentique dans votre communication, plus le changement de comportement s’opérera parmi vos employés.
2. Communiquez clairement et de manière cohérente
Il est essentiel de communiquer clairement et de manière cohérente pour réussir à changer un comportement bien ancré chez les employés. Pour cela, vos communications doivent être transparentes, c’est-à-dire que vous devez transmettre et répéter les objectifs fixés par l’entreprise et les moyens à prendre pour les atteindre.
Il est capital d’expliquer non seulement comment ce changement de comportement avantagera l’entreprise, mais aussi quels en seront les bénéfices pour l’employé. Par exemple, un logiciel corrompu téléchargé par un employé pourrait contaminer le système informatique de l’entreprise et l’ordinateur personnel de l’employé. « Le but ultime est de conscientiser l’ensemble de ses employés aux divers dangers qui guettent l’entreprise, et aussi d’expliquer les raisons d’affaires derrière les règles à suivre », explique Sébastien Gadbois, expert en sécurité des technologies de l’information chez TELUS.
Selon l’étude TELUS-Rotman sur la sécurité, le personnel administratif et celui des technologies de l’information sont les employés les plus enclins à contrevenir aux politiques de sécurité. « Une fois conscients du danger, les employés accordent une attention particulière à la façon dont ils se comportent dans leur environnement de travail. Certains vont même jusqu’à réprimander les mauvaises habitudes de certains collègues », ajoute M. Gabdois.
3. Facilitez la rétroaction de vos employés
Pour mieux communiquer leurs politiques, les entreprises ne doivent pas hésiter à mobiliser leurs troupes. Choisissez quelques employés qui agiront à titre d’ambassadeurs lors de ce changement de politique. Ces porte-parole seront perçus comme des influenceurs crédibles, puisqu’ils s’adresseront à des collègues qui leur ressemblent.
Pour mobiliser les employés, il faut créer un environnement où la rétroaction est encouragée. Les plus jeunes employés savent souvent manier avec soin l’art de l’argumentation. Ils n’hésiteront pas à défier une règle qui leur semble inutile ou injuste. Pour éviter ce type de réaction, créez un contexte où ils pourront partager librement leurs opinions ou proposer des options pour bonifier les nouvelles politiques.
Par exemple, vous pouvez former des groupes de travail dans lesquels vous transmettrez plus facilement les messages désirés et provoquerez ainsi les réactions des gens présents. La clé de la réussite repose dans la capacité d’adapter son approche à chaque public, et aussi de faire comprendre clairement que tous peuvent faire part de leurs commentaires, de leurs suggestions ou de leurs incompréhensions face au changement demandé par l’entreprise.
Une autre méthode efficace pour faciliter la rétroaction des employés consiste à utiliser les médias sociaux internes. N’hésitez pas à recourir aux technologies pour maximiser la portée de votre message ou les suggestions de votre équipe. Par exemple, on peut insérer un lien dans les communications venant de cadres supérieurs, qui mène au réseau social interne afin d’y recevoir les commentaires. On peut aussi créer « le blogue du président » dans lequel ce dernier présente des nouvelles de l’entreprise ainsi que les nouvelles politiques. Soyez créatifs, oubliez le ton administratif ennuyant, laissez un employé faire part de son expérience, racontez les mésaventures d’une entreprise concurrente, etc.
4. Évaluez la qualité des communications
S’améliorer est un objectif souhaitable non seulement pour les employés, mais également pour les gestionnaires, les formateurs et l’équipe de communication. Ainsi, en demandant aux employés de répondre à un sondage sur les communications reçues, vous pourrez en évaluer la pertinence dans votre entreprise (n’hésitez pas à vous adapter en cours de route et gardez en mémoire les bons et les mauvais coups en vue d’interventions futures).
Une stratégie de communication qui entraîne un changement de comportement est plus complexe à réaliser qu’on le croit. Assurez-vous de toujours expliquer les raisons de vos gestes. Les employés sont de plus en plus informés et exigeants. Il faut donc se mettre à leur place pour réussir à les convaincre de la pertinence de votre message, surtout en matière de sécurité des TI.
