C'est que travailler longtemps n'est pas un gage d'efficacité... (Photo: Simon Abrams pour Unsplash)

MAUDITE JOB! est une rubrique où Olivier Schmouker répond à vos interrogations les plus croustillantes [et les plus pertinentes] sur le monde de l’entreprise moderne… et, bien sûr, de ses travers. Un rendez-vous à lire les mardis et les jeudis. Vous avez envie de participer? Envoyez-nous votre question à mauditejob@groupecontex.ca

Q. – «Comme beaucoup de monde, j’imagine, mes journées de travail ne sont pas assez longues pour tout faire. Vite, un truc pour me permettre de gagner en efficacité!» – Hubert

R. – Cher Hubert, je ne vais pas vous donner un truc pour gagner du temps au travail, mais… quatre trucs! Cumulés, ils devraient vous permettre de sauver à peu près une demi-heure par jour. Ils proviennent du livre «La 25e heure» signé à trois mains par Guillaume Declair (cofondateur de Loom), Bao Dinh (investisseur chez Eurazeo) et Jérôme Dumont (PDG de l’agence One More Thing Studio), qui ont compilé les «secrets de productivité de 200 startuppers qui cartonnent».

1. La règle des deux minutes

Les trois auteurs ont noté que nombre d’entrepreneurs recouraient à une astuce de David Allen, l’auteur américain du bestseller «Getting things done»: la règle des deux minutes. L’idée est simple, si une tâche vous prend moins de deux minutes, faites la. Tout de suite. «Vous perdriez trop de temps rien qu’à la planifier pour plus tard, ou à la relire encore et encore, chaque fois que vous consultez votre to do list», notent-ils.

La magie de ce truc, ajoutent-ils, c’est qu’on s’aperçoit que la majorité de nos tâches prend moins de deux minutes, et qu’on peut donc très vite boucler un grand nombre de tâches qu’il nous fallait accomplir dans les prochaines heures. «Ça vous évitera d’avoir une to do list à rallonge décourageante.»

2. Bien prioriser ses tâches

Au travail, il y a les tâches «actives» et les tâches «passives». Les premières sont celles que l’on doit accomplir nous-même. Les autres, celles que d’autres doivent, en grande partie, prendre en mains.

Les tâches passives exigent tout de même une action de notre part pour les amorcer. Ce sont:

– Les tâches «déléguées»: briefer un collègue, confier un dossier à autrui…

– Les tâches «à délai»: demander une autorisation à un service administratif, télécharger un fichier hyper lourd…

«Si vous avez le choix entre commencer une tâche active et une tâche passive, choisissez toujours la tâche passive», lancent les trois auteurs.

Pourquoi? Parce que la tâche passive est réalisée par d’autres, et qu’une fois lancée, vous n’avez plus qu’à attendre qu’elle soit accomplie. Pendant ce temps-là, vous pouvez vous atteler à vos tâches actives en parallèle.

3. L’art de se servir du cellulaire à bon escient

Nombre d’entrepreneurs interrogés avouent ne jamais répondre aux appels de numéros qu’ils ne reconnaissent pas. Voire ne jamais répondre au cellulaire, en tout temps. Parce qu’ils voient ce type de communication plus comme une perte de temps qu’autre chose. Ni plus ni moins.

D’où l’idée des trois auteurs de ne se servir du cellulaire que dans deux cas de figure:

– Les situations trop complexes pour être gérées par courriel. «Selon la règle des trois courriels de l’auteur américain Phil Simon, si vous échangez plus de trois courriels à la suite, c’est qu’il est temps de se parler», notent-ils.

– Les vraies urgences. Genre: le site web est tombé en panne, la chaîne de production s’est arrêtée…

4. Mollo sur les courriels

Dans une journée de travail classique, à quelle fréquence consultez-vous votre boîte de courriels? Les trois auteurs répondent « en moyenne toutes les 15 minutes»…

Leur conseil à la lumière de ce que les entrepreneurs consultés leur ont dit de faire? Consulter sa boîte de courriels trois fois par jour. Jamais plus, sauf cas exceptionnel. Par exemple, à 10h, à 13h et à 16h.

À noter que, pour éviter la tentation, mieux vaut supprimer toutes les notifications de votre boîte de courriels.

Autre point important: ne jamais lire un courriel professionnel en-dehors des heures de travail. Car cela vous mettra en tête que vous avez une nouvelle tâche inachevée, et cela alourdira votre charge mentale…

Voilà, Hubert. J’espère que vous appliqurez ces astuces dès demain matin. Revenez-moi à ce sujet d’ici quelques mois pour me dire ce qui a bien fonctionné pour vous!