Cinq recommandations pour que vos réunions virtuelles soient fructueuses

Publié le 17/12/2008 à 20:51

Cinq recommandations pour que vos réunions virtuelles soient fructueuses

Publié le 17/12/2008 à 20:51

Par lesaffaires.com
Tous les moyens sont bons pour dynamiser les échanges entre les participants, même à distance.


Les réunions virtuelles font maintenant partie du paysage, dans le monde des affaires. Mais pour contourner les obstacles que pose la distance entre les participants, elles doivent être soigneusement planifiées et exécutées.

Voici quelques conseils simples pour qu'une réunion virtuelle soit réussie. En s'y conformant, les membres d'une équipe internationale ont pu réduire de 20 % le temps passé à résoudre des problèmes liés au service à la clientèle.

1. Soyez très interactif


Il est difficile d'établir un esprit de camaraderie à distance, mais on peut y parvenir si les participants font l'effort d'engager la conversation avec leurs collègues à l'étranger.

Accueillez chaque personne qui se joint à la réunion en la saluant chaleureusement et en prenant un moment pour bavarder avec elle.

Intéressez-vous à vos co-équipiers comme vous le feriez s'ils travaillaient dans un bureau voisin. En dehors des réunions, échangez avec eux par courrier électronique ou par téléphone afin de mieux les connaître.

Si vos coéquipiers viennent d'autres régions du monde, posez-leur des questions
neutres, mais amicales, à propos des coutumes et des fêtes locales, voire de la vie poli-tique. Chaque participant en saura davantage sur les autres au terme de la réunion.

Éteignez vos téléphones, surtout lors des réunions en petit comité. L'interaction, les digressions, les éclats de rire et les questions spontanées permettent d'établir une proximité qui favorise un dialogue ouvert.

Après qu'une des entre-prises avec lesquelles nous collaborons eut mis en pra-tique ces techniques simples, elle a observé une hausse notable de l'esprit de camaraderie, esprit qui a stimulé ensuite la collaboration, le partage des connaissances et la productivité. Et le taux de participation aux réunions virtuelles a presque doublé.

2. Tirez profit de la technologie

Les technologies qui facilitent la communication bilatérale et la collaboration active pendant les réunions virtuelles donnent presque l'impression aux gens de se retrouver ensemble dans un même lieu.

Voici quelques aménagements et outils de haute technologie utiles : une pièce virtuelle, un tableau blanc virtuel pour la prise de notes, des caméras permettant aux collègues de se voir les uns les autres, des instruments permettant de lever virtuellement sa main pour poser des questions, d'exprimer anonymement des réactions, de présenter un exposé en ligne à plusieurs et de clavarder de manière spontanée.

Vérifiez quels outils con-vienent à votre équipe et veillez à ce que chacun sache les utiliser; plusieurs équipes trouvent pratique de confier à un de ses membres la responsabilité de l'équipement technologique.

Testez les appareils avant chaque réunion ou demandez à chacun d'appeler 10 minutes plus tôt afin de résoudre tout problème technique de dernière minute.

Prévoyez aussi un plan B. Ainsi, acheminez les documents nécessaires par courrier électronique avant la réunion, de sorte que, s'il survient un pépin technologique, la réunion pourra tout de même être productive.

3. Réservez ces réunions pour les échanges bilatéraux

S'il est pénible d'écouter une personne qui monopolise l'attention autour d'une table, ça l'est encore plus lors d'une réunion téléphonique, surtout quand les participants sont éparpillés aux quatre coins du globe et que, pour certains, il est passé minuit.

Si vous devez transmettre une information importante à chaque équipier, n'organisez pas de réunion virtuelle. Utilisez plutôt la vidéo Web ou le courriel.

Qui dit échanges dit aussi partage de suggestions. Or, si vous demandez des suggestions lors d'une réunion virtuelle et que vous ne récoltez qu'un long silence, cela signifie-t-il que tout le monde approuve, réprouve ou, plus simplement, est à court d'idées ? Faute d'indices visuels, la seule façon de le savoir est de demander aux gens de voter, de faire un tour de table virtuel pour solliciter les opinions ou d'organiser un scrutin anonyme.

4. Imposez les mêmes règles à tous

On voit souvent dans les réunions virtuelles des participants rassemblés dans une salle de conférence, alors que d'autres sont seuls dans leur bureau. Ces derniers risquent alors de se sentir exclus et de se demander si leurs suggestions ont autant de poids que celles du groupe.

Faites-en une règle : si une personne est seule dans une pièce lors d'une réunion virtuelle, chacun devra être seul. Demandez à chaque participant d'appeler de son propre bureau pour que les règles soient les mêmes pour tous.

Si vous réunissez à plusieurs reprises des collègues de différentes régions du monde, programmez les réunions à des heures diffé-rentes de façon à ce que les inconvénients du décalage horaire ne pénalisent pas toujours les mêmes. Il est difficile d'être toujours le col-lègue du bout du monde qui doit participer à des réunions au beau milieu de la nuit.

5. Interdisez courriels et messagerie

Tout comme il est impoli d'avoir des discussions en parallèle pendant une rencontre en tête-à-tête, il est discourtois d'échanger des courriels ou des messages texte pendant une réunion virtuelle. Pour inciter les gens à se conformer à cette règle, essayez ce qu'a déjà fait une équipe : elle a convenu que tout participant fautif se verrait attribuer la prochaine responsabilité à assumer. Cela s'est avéré fort dissuasif !

Karen Boda et Rebecca Hinkle, cofondatrices de Twinstar Consulting.

Cet article a été publié dans le Journal Les Affaires et est tiré du Harvard Business Review.

 


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