Événements hybrides: de nombreux avantages

Publié le 10/10/2021 à 09:00

Événements hybrides: de nombreux avantages

Publié le 10/10/2021 à 09:00

Par Claudine Hébert
congrès

(Photo: Stem List pour Unsplash)

HYBRIDATION DES ÉVÉNEMENTS. Depuis le début de la pandémie, plusieurs congrès, expositions, salons et autres grands événements se sont déroulés en mode hybride, c’est-à-dire à la fois en virtuel et en personne. Or, qu’en sera-t-il dans les prochains mois ? «C’est la question que nous posent tous les organisateurs qui nous appellent ces jours-ci», soulève Ann Cantin, directrice des communications et de la mise en marché du Centre des congrès de Québec (CCQ). 

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Leur intention est claire. «La presque totalité des organisateurs ayant prévu une activité au CCQ cet automne, ainsi qu’au cours de l’année 2022, souhaite tenir leur prochain rendez-vous essentiellement en présentiel, constate-t-elle. Et s’il doit y avoir un volet virtuel, les organisateurs d’événements pancanadiens et internationaux ne veulent pas que ce soit une formule hybride interactive, c’est-à-dire en direct. » En raison des différents fuseaux horaires, ces organisations vont opter pour des captations déjà enregistrées plutôt que pour des conférences présentées en direct, signale-t-elle.

 

Une formule éprouvée

La formule hybride n’a rien d’un concept nouveau dans l’industrie événementielle au Québec. « Déjà à l’ouverture du Centre de congrès, en 1996, nous étions fiers d’annoncer que toutes nos salles disposaient de la technologie nécessaire pour présenter des vidéoconférences», tient à rappeler Ann Cantin. 

«Dans les faits, la formule hybride était déjà utilisée dans près d’un événement sur 20 avant la COVID-19 », enchaîne Philippe Dupont, directeur régional pour la ville de Québec à Encore, une firme internationale spécialisée en technologies événementielles. « Depuis plusieurs années, cette formule dessert les rendez-vous de nature scientifique et autres événements dont les riches contenus perdurent au-delà de leur durée en mode présentiel, explique-t-il. Je me souviens, par exemple, d’un congrès présenté à Québec, il y a quelques années, durant lequel les participants ont pu suivre en direct une opération chirurgicale menée par une équipe médicale dans un hôpital en Allemagne.»

 

De nombreux avantages 

La pandémie a permis à plusieurs organisations de prendre conscience des nombreux bénéfices de la formule hybride, note Philippe Dupont. Outre la pérennité du contenu, cette méthode permet de cibler un plus vaste auditoire et de recruter des participants qui ne se seraient pas déplacés, énumère-t-il. 

L’équipe du Palais des congrès de Montréal peut en témoigner. Au moment où l’accès aux visiteurs étrangers est encore limité par les règles sanitaires, l’infrastructure présentera le 24 août la conférence Canada Summit, en collaboration avec l’International Congress and Convention Association (ICCA). Ce rendez-vous regroupera des participants issus de 28 pays. 

«Les équipes du Palais et de Tourisme Montréal en profiteront pour faire la promotion du Canada et de Montréal comme destination innovante pour la présentation de congrès et autres grands événements», signale la directrice des communications du Palais des congrès, Stéphanie Lepage. 

Autre avantage de la formule hybride: le recrutement de conférenciers de renom. Des personnes, insiste Philippe Dupont, dont la présence aux événements «pouvait relever autrefois de la prouesse». Le fait que la visibilité de partenaires commerciaux de l’événement perdure au-delà de ce dernier constitue également un bénéfice appréciable de la formule mi-présentielle, mi-virtuelle.

 

Une police d’assurance

Bien que la majorité des organisateurs souhaite fortement le retour en présentiel, les risques d’éclosion découlant des variants et les incertitudes liées aux passeports vaccinaux font que la formule hybride sera inévitable pour plusieurs d’entre eux. Sur la base de sondages et de discussions auprès de ses clients, Philippe Dupont estime qu’au moins 60 % des événements présentés d’ici 2024 conserveront un volet virtuel. 

Une observation que fait également Yves Beaudoin, un des trois associés d’Espace Interaction, en Mauricie. «Le volet virtuel devient désormais une police d’assurance permettant la présentation de l’événement au cas où les règles et mesures sanitaires favoriseraient à nouveau un confinement», indique-t-il. Né en décembre dernier de la collaboration entre trois entreprises trifluviennes spécialisées dans l’événementiel, le partenariat qu’il représente a installé son studio au cœur du Centre d’événements et de congrès interactifs de Trois-Rivières. 

L’important, estime Yves Beaudoin, est de bien encadrer les organisateurs d’événements et de leur présenter les plateformes virtuelles les mieux adaptées à leurs activités. Cela dit, la formule hybride présente un avantage non négligeable pour Espace Interaction; non seulement la jeune entreprise est déjà profitable, mais plus de 60 % de ses revenus proviennent d’organisations établies à l’extérieur de la Mauricie, soutient l’associé Beaudoin.

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