« Les administrateurs doivent éviter de fermer les yeux s’ils apprennent ou suspectent des pratiques contraires à la loi », indique André Laurin, de Lavery.
Série 2 de 5 - La gouvernance a été sous les feux des projecteurs au cours des derniers mois, notamment avec la commission Charbonneau. Découvrez des conseils de meilleures pratiques dans le domaine.
À lire aussi:
Stratégie d'affaires: jamais sans mon conseil d'administration
Être administrateur d'OBNL, c'est du sérieux
Une préoccupation accrue du facteur humain au sein des CA
Être membre d'un conseil d'administration, c'est du sérieux. Tellement, en fait, que les administrateurs peuvent être personnellement poursuivis pour toutes sortes de raisons, allant des dommages à l'environnement aux dommages à des tiers, en passant par les salaires impayés et l'omission de remettre au fisc les déductions à la source et les taxes perçues.
Que faire pour se protéger ? Une précaution élémentaire consiste à vérifier si l'organisation détient une assurance responsabilité pour administrateurs et à lui demander d'en souscrire une, le cas échéant.
André Laurin, associé chez Lavery, recommande également d'exiger un contrat en vertu duquel l'entreprise s'engage à assumer la défense de ses administrateurs en cas de poursuite et à leur rembourser les sommes qu'ils pourraient être appelés à payer. «Certaines entreprises adoptent un règlement de régie interne à cet effet, mais ça ne suffit pas, car elles peuvent le modifier ou l'annuler unilatéralement, dit-il. Un contrat, lui, ne peut être modifié sans le consentement de toutes les parties.»
Bien faire ses devoirs
Mais le meilleur moyen d'éviter les poursuites ou de se défendre, c'est de bien faire ses devoirs ! Les administrateurs sont soumis à deux devoirs généraux : celui de diligence et celui de loyauté. Le premier signifie qu'il faut assister aux réunions du conseil et s'y préparer, bien s'informer sur l'entreprise et son marché, et en surveiller la gestion adéquatement. Le devoir de loyauté, quant à lui, implique d'agir de bonne foi, avec intégrité et au mieux des intérêts de l'organisation.
En cas de problème, les administrateurs qui accomplissent bien ces deux devoirs peuvent prouver plus aisément qu'ils n'ont pas commis de faute. Ainsi, une des responsabilités du conseil est de s'assurer que l'entreprise respecte les lois, les règlements et les normes qui la concernent. En matière d'environnement par exemple, le conseil peut exiger l'adoption d'une politique environnementale, la mise en place d'un système de surveillance et de gestion des risques, d'un plan de formation, etc.
Il doit également exercer un suivi en demandant à la direction des rapports réguliers. Si un déversement de produits chimiques survenait, les administrateurs pourraient invoquer une défense de diligence raisonnable, puisqu'ils ont veillé à ce que les précautions soient prises pour le prévenir.
«Les administrateurs doivent aussi éviter de fermer les yeux s'ils apprennent ou suspectent des pratiques contraires à la loi, ajoute M. Laurin. Sinon, ils pourraient être tenus responsables d'avoir failli à leur devoir de diligence.»
À lire aussi:
Stratégie d'affaires: jamais sans mon conseil d'administration
Être administrateur d'OBNL, c'est du sérieux
Une préoccupation accrue du facteur humain au sein des CA
