À SAP ­Labs ­Canada ­Montréal, les employés peuvent se déplacer du bureau à la table de conférence, en passant par la banquette individuelle, la banquette double, la salle de prière ou les cubicules pour téléphoner en toute discrétion. (Photo: courtoisie)

En ces temps de travail hybride, SAP Labs Canada Montréal a profité de son récent déménagement à la Place Ville Marie pour redéfinir ce que SAP signifie «passer la journée au bureau», tout en s’assurant que plaisir, efficacité et collaboration sont au rendez-vous pour ses quelque 1000 employés.

Ce déménagement, déjà prévu avant le début de la pandémie, était nécessaire pour l’entreprise spécialisée en logiciels de gestion de processus et en relations clients. Elle possédait deux bureaux distincts situés à 15 minutes de voiture l’un de l’autre.

«C’était compliqué, surtout l’hiver, raconte la directrice générale de SAP Labs Canada, Cindy Fagen. De plus, 60 % des employés utilisaient les deux bureaux.»En plus d’éliminer les doublons et de rassembler tout le monde au même endroit, SAP Labs a décidé de pousser au maximum l’expérience bureau pour ses employés. L’idée centrale:créer une expérience amusante et favoriser la mobilisation.

«Le marché du travail est rendu là, estime Cindy Fagen. C’est difficile de recruter et de retenir des employés, et la compétition est féroce. Ce que nous avons voulu faire avec nos bureaux, c’est créer une culture. Nous voulons que nos bureaux fassent partie de notre ADN et que les gens soient fiers de venir y travailler.»

Bienvenue dans le voisinage

SAP Labs s’est servie de sa propre expertise en matière d’expérience client et l’a utilisée pour concevoir ses bureaux en fonction des besoins de ses employés.

S’appuyant sur l’agence de création montréalaise Sid Lee et sur la technologie, SAP Labs a mis au point un concept de «voisinage»à l’intérieur de ses nouveaux bureaux, qui occupent deux étages de la Place Ville Marie.

«La décision majeure, ça a été de dire qu’il n’y aurait plus de postes de travail réservés, explique Cindy Fagen. Les équipes veulent et doivent être ensemble lorsqu’ils viennent au bureau. Alors nous avons conçu de petits quartiers de travail où les équipes se côtoient, peuvent travailler et collaborer.»

(Photo: courtoisie)

Comment s’assurer qu’on aura accès à l’espace voulu ? Lorsqu’on diminue la superficie du bureau de 60 %, comme l’a fait SAP Labs, il faut que tous puissent avoir accès aux équipements désirés.

C’est ici qu’entre en scène l’application SAP Flex Connect. Cette application permet aux chefs d’équipe de réserver un «voisinage»et l’équipement nécessaire, mais aussi de valider, en temps réel, les espaces de travail qui sont libres, pour en assurer une utilisation efficace.

Avantages d’être au bureau

SAP Labs s’est servie de tous les outils à sa disposition pour rendre le séjour au bureau le plus plaisant possible. En plus d’avoir sélectionné la Place Ville Marie pour sa facilité d’accès par les modes de transport verts (ce qui représente 75% de ses employés, souligne Cindy Fagen), l’entreprise s’est assuré de maximiser l’acoustique et l’éclairage pour minimiser les nuisances sonores et visuelles. Le mobilier a été pensé pour être confortable et adaptable (les bureaux, notamment, sont ajustables). Les espaces de travail sont variés:on passe du bureau à la table de conférence à la banquette individuelle à la banquette double en seulement quelques pas. Les salles de conférence utilisent des équipements à la fine pointe de la technologie.

Les employés ont également accès à des salles de prière et à un poste de service des technologies de l’information où on peut relaxer et prendre un café en attendant qu’une personne règle leur problème informatique.

La terrasse, elle, est décorée de murs végétaux et offre un choix impressionnant de cafés et d’eau, pétillante ou non. Au bout de cette salle entièrement vitrée, avec vue imprenable sur la basilique-cathédrale Marie-Reine-du-Monde, se trouve également une salle de jeux qui ferait l’envie de plusieurs associations étudiantes.

SAP Labs fournit également le dîner à ses employés lorsqu’ils vont au bureau. L'entreprise donne un crédit pour utiliser l’application Ritual, qui a des contrats avec plusieurs restaurants de Montréal.

Projet évolutif

Cindy Fagen avoue bien humblement ne pas savoir si toutes les idées mises en place depuis février donneront les résultats souhaités.

C’est d’ailleurs pourquoi SAP Labs utilise la carte d’accès des employés lorsqu’ils sont au bureau pour cartogra-phier leurs déplacements, ce qui permet au projet d’être évolutif.

«Nous avons formulé plusieurs hypothèses, mais sont-elles bonnes ? avance Cindy Fagen. C’est pourquoi nous nous servons des données de nos employés pour les valider. Si j’ai plusieurs employés qui passent leur journée à travailler devant le foyer, peut-être que j’ai besoin de plus de foyers.»