La chapelle du Musée de l’Amérique francophone de Québec offre un décor exceptionnel. Il faut réserver tôt pour y obtenir une place. 
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1. Faites affaire avec des professionnels
Plusieurs organisations confient la planification de leur gala à un de leurs employés afin d'économiser. «Dans les faits, cette façon de procéder coûte souvent plus cher aux entreprises que d'avoir recours à des services professionnels», affirme Arlaine Cossette, directrice des opérations à La Firme événements et personnel, de Québec. Elle organise une soixantaine de galas de toutes sortes par année.
Premièrement, le temps que l'employé consacre à l'organisation d'un gala réduit considérablement ses heures de productivité au sein de l'entreprise, dit-elle. En général, un gala nécessite six mois de préparation. «Et c'est lors des trois derniers mois que la logistique bat son plein, qu'il faut avoir réglé tous les derniers détails.»
Deuxièmement, l'employé ne dispose pas de l'expérience d'un planificateur qui fait ce travail à temps plein, ce qui augmente les risques de pépins logistiques. Les services d'agences spécialisées dans l'organisation de gala coûtent de 10 à 20 % de la facture totale de l'événement.
2. Faites les bons choix budgétaires
À moins d'organiser un gala de bienfaisance, pour lequel les commanditaires peuvent aider à diminuer les coûts par invité, un gala coûte au bas mot de 100 à 150 $ par convive. Il faut donc faire des choix en ce qui concerne le menu, le décor, l'animation et le type de récompenses offertes pour les galas concours, en fonction de l'auditoire.
Jason Turcotte, de Sens Concept, une entreprise montréalaise qui compte plus de 15 ans d'expérience dans l'organisation de galas, cite en exemple un client qui a fait preuve d'originalité et d'humour. «À défaut d'avoir le budget pour réaliser des plaques commémoratives pour ses employés de l'année, l'entreprise a remis des balais recouverts de peinture dorée. Ce clin d'oeil a fait rire les gens, et tous les employés ont gardé un bon souvenir de cette soirée reconnaissance», raconte M. Turcotte.
Sachant que la tendance est à l'expérience culinaire, mieux vaut accorder de l'importance à ce qu'il y aura dans l'assiette, suggère Nicolas Joël, directeur adjoint de la production au Palais des congrès de Montréal. «Peu de gens remarqueront le nombre de ponts de lumière au plafond ou le type d'écran utilisé. Mais tous auront noté qu'ont leur a servi du boeuf ou de la volaille», souligne M. Joël.
3. Misez sur la qualité avant la quantité
Bien manger ne veut pas dire multiplier les services aux tables. Plus il y a de services, plus la soirée risque de s'éterniser, rappelle Mme Cossette. La plupart du temps, surtout si le gala a lieu en semaine, tout le monde veut être parti avant 22 heures, ajoute-t-elle. Mieux vaut se limiter à trois ou quatre services et sélectionner deux très bons vins, un rouge et un blanc.
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