La réalité des chefs d’entreprise a bien évoluée au cours des 5 dernières années. Pénurie de main-d’œuvre entrainant une hausse des conditions de travail, population active pour qui la conciliation travail-famille est devenue une priorité, et plus récemment, le télétravail devenu norme plutôt qu’exception.
Dans cet environnement de plus en plus changeant, les dirigeants doivent faire preuve d’agilité et prendre des décisions à la fois rapides et éclairées. S’appuyer sur des données en temps réel devient alors un atout certain et peut même représenter un avantage concurrentiel pour les entreprises de toutes tailles. De plus en plus on parle de Data-Driven Business (entreprise axée sur les données), mais comment passer du mode de gestion traditionnellement réactif au mode prédictif que permet l'intelligence d’affaires ?
Qu’est-ce qu’une Data-Driven Business
D’abord, clarifions : une entreprise axée sur les données ne se contente pas de récolter et d’analyser la data. Une véritable Data-Driven Business se servira de ces analyses factuelles pour faire progresser quart après quart, même jour après jour, l’ensemble de ses départements. Une sorte de processus d’amélioration continu, basé sur des indicateurs de performances clés, eux-mêmes déterminés de façon réfléchie selon des objectifs de l’entreprise. Il s’agit donc de poser des actions correctives, justifiées par des résultats fiables et continuellement à jour. C’est un peu comme bénéficier d’une boule de cristal permettant d’agir en fonction des prédictions du jour.
Imaginons par exemple, une entreprise offrant un service de livraison de repas préparés. Un secteur où la compétition est forte et l’offre assez similaire. Nous savons qu’une famille qui utilise ce type de service cherche une solution pour se simplifier la vie. Mais sur quels critères base-t-elle son choix de fournisseur de service et surtout, comment s’assurer qu’elle lui reste fidèle alors que c’est si facile de changer ? L’intelligence d’affaires peut aider cette entreprise à analyser et même prédire les tendances du marché pour ainsi s’adapter au fur et à mesure que sa clientèle change. Comment ? En recueillant les données internes bien entendu (ERP, CRM, Plateforme de cybercommerce), mais également les données publiques disponibles (études de marché publiques, statistiques de recherches sur internet, médias sociaux, etc.). En étudiant ce que son public cible recherche et partage, en restant informé des courants populaires au moment même où ils se produisent, cela lui donnera la possibilité d’ajuster son offre et de mettre en place des actions marketing adéquates pour prendre la tête de la course. Bien entendu, son compétiteur pourra reproduire ses actions, mais il aura perdu une bonne longueur d’avance…
De gestionnaires intuitifs à décideurs clairvoyants
Les indicateurs de performances, c’est bien, mais est-ce suffisant pour progresser et se démarquer ? Prendre des décisions factuelles ça semble à la fois logique et nébuleux n’est-ce pas ? Comme dans tout processus de modernisation, le succès ne dépend pas que des outils mis en place, mais principalement des personnes. Jusqu’à tout récemment, les gestionnaires devaient extraire et traiter des données manuellement pour avoir un portrait - fixé dans le temps – afin de déterminer les actions à prendre. Un processus souvent long et fastidieux, souvent fait à chaque fin de trimestre. Un moyen relativement efficace, mais qui pouvait retarder de quelques précieuses semaines les actions correctives qui auraient eu avantage à être posées bien avant. Résultat ? Des chefs d’équipe qui s’essoufflent à éteindre des feux et des directeurs qui sont débordés à force de rattraper les retards. Par conséquent, beaucoup moins de temps est consacré à l’élaboration et la mise en place de plan d’action stratégique. Puis, graduellement, on s’habitue à gérer d’instinct, dans l’urgence, en espérant un bilan annuel pas trop éloigné des objectifs visés.
C’est là que le l’intelligence d’affaires peut faire une grande différence, mais attention, implanter le BI n’est pas une recette magique. Il implique souvent une redéfinition des rôles et responsabilités et de la formation afin que les gestionnaires passent du mode de gestion réactif qu’ils connaissent, au mode proactif, puis prédictif. Défaire les habitudes n’est pas naturel pour tous et peut être intimidant, voire même inquiétant pour certains. Mettre en évidence le gain de temps occasionné par la synchronisation, le traitement et la visualisation de l’information en temps réel ; encourageront les plus soucieux. Faites-leur comprendre qu’ils pourront enfin trouver le temps de mettre les bonnes procédures en place et prendre des décisions en amont afin d’éviter les fausses urgences, ils seront encouragés. Plus encore, cette nouvelle façon de gérer leur permettra de mieux réagir en cas d’imprévus tels que le départ d’un employé, un fournisseur en rupture de stock ou un bris de machine. Le BI n’est pas une menace qui cherche à faire mal paraître, mais plutôt un apport constructif et viable pour améliorer le rendement des équipes.
Quelle stratégie pour implanter une culture du Data en entreprise
Il faut avant tout se demander : quels sont les objectifs à court, moyen et long terme et quelles réponses sont nécessaires pour y arriver. Cela indiquera clairement les meilleures métriques à utiliser pour la création des rapports et des tableaux de bord. Il est essentiel de considérer les métriques de chaque département, car elles ont un impact sur la performance globale de l’entreprise. Implanter une culture Data-Driven business se doit donc d’être un processus inclusif, intégrant autant les objectifs découlant de la stratégie globale que les objectifs spécifiques aux départements. Une firme externe d’experts en intelligence d’affaires saura vous épauler dans cette analyse des besoins d’affaires. Bénéficiant d’une expertise et d’une objectivité, elle pourra vous guider dans le choix des métriques à prioriser pour l’heure, car il faut garder en tête que les situations problématiques d’aujourd’hui ne seront peut-être plus d’actualité demain. D’ailleurs, c’est pourquoi chez Kezber nous croyons fortement au bénéfice de créer un comité BI qui peut valider la qualité et la pertinence des indicateurs de performances à chaque étape du projet d’implantation. Suite au déploiement, ce même comité devient le mieux placé pour former les équipes, faire des recommandations adéquates pour assurer la pertinence et la pleine adoption des outils ; et évaluer l’impact positif du projet en soi. Grâce au BI la performance de votre équipe s’accroîtra au même rythme que le rendement de votre entreprise.
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Expert en intelligence d’affaires et Change Management
