6 conseils pour gérer vos risques organisationnels

Publié le 22/11/2021 à 00:01

Un scandale pour fraude. Des allégations de discrimination à l’égard de clients ou d’employés. Des accusations de pratiques contrevenant aux normes environnementales. Qu’elle soit petite ou grande, en démarrage ou bien établie, à vocation commerciale ou à but non lucratif, toute organisation s’expose à des risques comme ceux-ci. Voici quelques conseils pour les identifier et les gérer.

1. Offrez une formation sur la responsabilité aux administrateurs et aux dirigeants.

Avant même de lui confier un mandat, assurez-vous que tout nouvel administrateur, gestionnaire ou actionnaire est bien au courant de ses devoirs et de ses responsabilités juridiques et civiles, des attentes de l’organisation à son égard, des risques auxquels il s’expose en tant que dirigeant et des règles associées aux activités de l’organisation.

Cette information peut être transmise par le biais d’une formation ou d’une consultation auprès d’un professionnel du droit. Si vos administrateurs et vos dirigeants en poste ont besoin de se rafraîchir la mémoire, offrez-leur également d’y assister.

2. Évitez les conflits d’intérêts.

Pour bien remplir leur rôle, les administrateurs et les dirigeants ont accès à des informations confidentielles et sont en mesure de prendre ou d’influencer des décisions stratégiques pour l’organisation. Ce sont des privilèges dont ils ne doivent pas tirer avantage à titre personnel.

Si un administrateur est dans une position qui le place en situation de conflits d’intérêts, il est dans l’obligation de le divulguer, puis de s’abstenir de participer aux délibérations ou de voter sur une résolution dont il pourrait bénéficier.

3. Renseignez les administrateurs sur vos activités.

Pour prendre des décisions éclairées au nom de l’organisation, les administrateurs et les dirigeants doivent être bien informés sur sa situation. Documentez les politiques et les procédures de vos différentes activités. Établissez un protocole de production de rapports d’informations qui définissent les renseignements que les directeurs, les employés ou les bénévoles de l’organisation doivent fournir aux administrateurs.

4. Documentez les décisions prises et la façon dont elles le sont.

Les administrateurs et les dirigeants sont tenus d’agir dans l’intérêt supérieur de l’organisation. Dans l’éventualité où une décision aurait des conséquences négatives ou serait contestée, il importe de démontrer la démarche et le raisonnement ayant conduit à cette conclusion. Par exemple, un employé pourrait alléguer avoir été mis à pied de façon abusive. Par le biais de procès-verbaux ou de rapports d’activités et en communiquant clairement leurs décisions, les dirigeants doivent être en mesure de prouver qu’ils ont agi de bonne foi et avec diligence.

5. Mettez en œuvre une politique de dénonciation.

Qu’il s’agisse de comportements inappropriés en milieu de travail, de pratiques illégales ou de tout autre manquement observé au sein d’une organisation, ces situations doivent pouvoir être rapportées et les dénonciateurs doivent savoir vers qui se tourner. Une politique de dénonciation devrait inclure les personnes responsables de recevoir une plainte, la procédure de divulgation et de traitement de la plainte et la nécessité d’en informer le conseil d’administration ou la direction.

6. Souscrivez une assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants.

Le risque zéro n’existe pas, et il en va de même pour les risques organisationnels. Même après avoir démissionné ou si son mandat est échu, un administrateur peut être tenu personnellement responsable des conséquences de ses agissements ou des décisions prises alors qu’il était en poste. Une assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants agit ainsi comme filet de sécurité, protégeant ces derniers à titre personnel, de même que les actifs de l’organisation contre certains événements imprévisibles.

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