Vous savez désormais que le 31 décembre 2017 est la date fatidique pour implanter le régime volontaire d’épargne-retraite (RVER) au sein de votre PME, qui compte entre 10 et 19 travailleurs visés. Par où commencer? Suivez le guide!
Mieux vaut mettre cartes sur table: plusieurs obligations incombent à l’employeur qui implante le RVER en entreprise. «Cette situation peut parfois constituer une épine dans le pied du propriétaire d’une PME, dont l’agenda est déjà bien rempli», affirme Denis Leclerc, premier vice-président, développement du marché de l’épargne, au Fonds de solidarité FTQ. D’autant plus que l’échéance approche. Petite démarche en cinq étapes pour expliquer le propos.
1. Choisir un RVER enregistré auprès de Retraite Québec
Vous devez offrir aux employés visés la possibilité de cotiser au RVER ou, à défaut, offrir une solution de rechange. Dans le premier cas, l’entreprise a la responsabilité de choisir un administrateur autorisé. Évidemment, une réflexion s’impose: cotiserez-vous, ou non, en tant qu’employeur? Selon la loi, aucune PME n’est obligée d’y contribuer.
2. Aviser par écrit vos employés de l’entrée en vigueur du régime
Une fois que le choix est établi, avisez ensuite chaque employé du déploiement du RVER dans un délai de 30 jours avant l’entrée en vigueur du contrat. Si vous avez opté directement pour un régime auprès d’un administrateur (sans passer par votre conseiller de confiance, donc), il est probable qu’aucun représentant de celui-ci ne se déplacera en entreprise pour tenir une séance d’information à l’intention de vos employés. Prévoyez une ressource à l’interne pour distribuer la trousse d’information fournie et agir à titre d’intermédiaire entre les deux parties concernées.
3. Préparer vos systèmes informatiques
Un peu d’organisation s’impose: avez-vous les ressources humaines et matérielles requises pour gérer ce projet? Votre système comptable et de traitement de la paie est-il adapté pour effectuer les retenues salariales obligatoires?
4. Inscrire tous les employés visés
Tel qu’il a été expliqué précédemment (insérer un lien vers le contenu 1), l’adhésion du travailleur au RVER est automatique. Celui-ci doit faire l’effort de s’y retirer dans les 60 jours à défaut de vouloir y contribuer. L’employeur doit donc inscrire tous les employés admissibles au régime nouvellement implanté, pour ensuite aviser le fournisseur de retirer du plan ceux qui ont choisi de ne pas contribuer.
Finalement, l’employeur a 30 jours pour s’assurer d’inscrire tout employé qui devient admissible. Il doit aussi relancer tous les deux ans les travailleurs qui ont renoncé au préalable, et ce, sans oublier de suivre les mouvements de personnel fréquents propres à toute entreprise: un départ à la retraite, un décès ou une cessation d’emploi. Un conseil: conservez toute trace écrite de ces démarches.
5. Effectuer les retenues à la source
Vous devez évidemment percevoir les cotisations versées par les employés et les remettre à l’administrateur du régime par voie de retenues salariales. Et voilà le travail!
Du pain sur la planche
Plusieurs étapes administratives sont donc nécessaires pour implanter le RVER en entreprise. Par conséquent, une implantation classique peut prendre jusqu’à trois mois. Or, le 31 décembre 2017 est la date fatidique pour implanter le régime volontaire d’épargne-retraite (RVER) au sein d’une PME qui compte entre 10 et 19 travailleurs visés. Il se fait tard!
N’oubliez pas que vous devez proposer le RVER si aucun régime collectif n’est offert dans l’entreprise. Pour vous conformer dans les délais requis à la Loi sur les régimes volontaires d’épargne-retraite, votre salut réside peut-être justement dans le choix d’une autre solution financière. «Le RVER n’est pas la seule option possible pour vous conformer à la loi. Le Fonds de solidarité FTQ est disponible d’ici la fin de l’année pour vous accompagner dans cette démarche », conclut notre invité.
