À la hauteur de l’étape qu’elle représente dans la vie d’une entreprise, la refonte d’un site web est un investissement assez conséquent à entreprendre tous les 5 à 10 ans, dépendamment de la maintenance du site et de l’évolution de la compagnie. Il est donc essentiel de s’entourer des bonnes ressources pour atteindre le résultat escompté, mais l’entreprise elle-même détient une grande part de responsabilité dans le succès de ce projet. Sophie Girouard, co-fondatrice de Hamak, agence de marketing numérique et de conception de site web , nous délivre son analyse pour outiller les entreprises qui considèrent la refonte prochaine de leur site web.

Lorsqu’ils nous contactent pour la refonte de leur site, on remarque assez souvent les mêmes questionnements de la part de nos clients sur le degré d’implication que demandera le projet et sur les aspects qu’ils ont à penser pour le mener à bien. Et justement, c’est très important de s’y préparer pour assurer son bon déroulé. On fait le point sur ce qu’il faut prévoir pour amorcer la refonte de son site web dans les meilleures conditions!

1. Préparer le terrain et comprendre ses besoins

Avant même de chercher votre agence partenaire et vos fournisseurs, prenez le temps de réaliser vos propres recherches pour avoir une idée plus précise des changements que vous aimeriez apporter. Vous pouvez par exemple regarder de plus près les sites web de vos concurrents, mais aussi naviguer sur des sites web, de tous secteurs d’activités confondus, pour identifier des éléments qui pourront servir de sources d’inspiration, que ce soit dans l’univers graphique, l'expérience utilisateur, la rédaction ou les fonctionnalités.

C’est important également de réaliser un audit de votre site actuel pour avoir une vision claire de vos besoins et pouvoir la transmettre à l’agence responsable du projet, pour lui permettre de livrer le meilleur site possible. Prenez soin d’impliquer différents départements de votre organisation pour ne négliger aucun aspect et vous assurer que votre site supporte bien toutes vos opérations, comme le département TI qui pourrait communiquer sur des aspects techniques à conserver ou améliorer, ou l’équipe dédiée aux ventes qui doit détenir de précieuses informations sur le comportement d’achat de votre clientèle.

Vous pouvez par exemple vous demander si les contenus représentent toujours bien votre entreprise ou s’il faudrait les retravailler, s’il manque des fonctionnalités, si vous observez vous-même des lacunes au niveau de la navigation ou de l’architecture du site. Vous pouvez lister rapidement toutes les fonctions que devra assurer le prochain site, comme prévoir un espace de connexion sécurisé pour les membres, ou rendre possibles des transactions en ligne. Pensez aussi à analyser le processus d’achat d’un utilisateur type pour le partager à vos fournisseurs.

Globalement, toutes les informations que vous pourrez transmettre aux spécialistes impliqués sur la refonte de votre site leur seront utiles pour d’une part, faire une évaluation du coût du projet la plus juste possible et d’autre part, vous fournir les recommandations les plus adaptées. Vous gagnerez aussi du temps en évitant les surprises ou les ajustements conséquents en cours de projet. Notez que vous pouvez tout à fait confier la mise en œuvre de cet audit à des experts, notamment si votre entreprise présente des processus et besoins plus complexes.

2. Dresser le portrait de ses clients réguliers

Pour fidéliser vos visiteurs et générer des conversions, votre site doit s’adresser efficacement à votre audience cible, tant par les contenus que par les visuels et la structure. Et pour aider l’agence web à orienter la conception du site en ce sens, il sera très utile de définir vos personas. C’est une étape clé de toute stratégie de marketing en général, et la refonte d’un site web n’y fait pas exception.

Il s’agit donc de dresser les portraits fictifs des utilisateurs qui composent votre audience, d'identifier les objectifs et besoins de ces personnes, de comprendre ce qui les amène à interagir avec votre site web ou ce qui peut au contraire les freiner. Vous pouvez vous servir des données collectées sur vos clients et utilisateurs pour créer des segments en fonction de caractéristiques similaires (comme l’âge, le sexe, la fonction ou encore, les habitudes d’achat). Vous pouvez ensuite représenter chaque segment par un utilisateur type, un persona.

On recommande de se concentrer sur un maximum de 3 segments pour ne pas s’éparpiller. Vous pourrez dans un second temps pousser l’exercice encore plus loin en détaillant des scénarios par persona et les valider avec des tests utilisateurs, mais votre agence web pourra déjà amorcer le travail de refonte avec une première base d’informations. Vous avez par ailleurs la possibilité de faire appel à des experts UX pour l’élaboration de vos personas.

3. Choisir ses fournisseurs et partenaires

Le choix de l’agence qui aura la responsabilité de concevoir et de développer votre site web va forcément avoir un impact conséquent, à la fois sur le résultat final et sur le déroulement du projet.

On recommande de prioriser des fournisseurs qui seront en mesure de vous accompagner sur les 4 grands pôles de la conception web que sont le design UX, le référencement naturel (SEO), la cybermétrie et le développement pour profiter de leur expérience et faciliter considérablement toute la communication inhérente au projet. C’est quelque part une garantie qu’aucun aspect ne sera négligé et que le site sera optimisé pour chacun des piliers.

C’est aussi très important de choisir une agence qui sera capable de comprendre votre vision d’affaires et de la traduire à travers le site. Assurez-vous de parcourir les portfolios de chacune des agences qui vous intéressent et de prêter attention à la diversité des secteurs d’activités qui y sont représentés. Certaines agences sont plus spécialisées dans certains domaines. Penchez-vous sur différents profils d’agences pour avoir une vision variée des fournisseurs potentiels!

Enfin, ce peut aussi être intéressant de rencontrer vos futurs collaborateurs en personne pour vous faire une meilleure idée de la relation d’affaires qui peut s’installer, de même que rencontrer le chargé de projet qui sera appelé à travailler sur le mandat.

4. Anticiper la création de contenu

Bien souvent, nos clients souhaitent retravailler leur contenu lors de la refonte de leur site web pour le rendre plus actuel et plus en adéquation avec l’image de leur entreprise qui évolue forcément. C’est une étape qui peut demander beaucoup de temps, puisqu’il faut d’abord analyser et comprendre la direction recherchée, identifier les textes à changer et cibler ce qui doit être modifié, avant de passer à la rédaction.

Certains de nos clients commencent à réviser leur contenu parfois 6 mois avant de lancer la refonte de leur site web, c’est un gros enjeu pour eux. C’est alors important de choisir une agence qui va pouvoir les guider à travers cette étape. Comment ça se passe? En début de projet, les spécialistes SEO réalisent une analyse de mots-clés et de la compétition pour vous donner une liste de termes de recherche à utiliser dans votre contenu. Pour les pages qui ont un potentiel SEO, notamment les pages les plus susceptibles de rejoindre vos objectifs d’affaires, on peut vous fournir un plan de contenu plus détaillé pour vous aiguiller.

Il n’est pas nécessaire que tous les contenus du site soient finalisés dès le lancement du projet. Les designers commencent par créer des gabarits pour valider le style de certaines pages clés, qui serviront d’exemples, avant que ce ne soit décliné sur tout le site. Seul le contenu de ces gabarits est requis à cette étape, pour permettre aux designers de bâtir une ergonomie prenant en compte la quantité et le type de contenus à présenter. Vous ne risquez donc pas d’entraver la bonne marche du projet et de perdre du temps si tout n’est pas prêt. C’est seulement au mi-mandat qu’on vous demandera de fournir la totalité des contenus. Certaines agences proposent aussi de prendre en charge la rédaction web si elles possèdent les ressources nécessaires à l’interne.

Gardez en tête que, même après la mise en ligne du site, vous aurez la possibilité de modifier facilement votre contenu si votre agence travaille avec un système de gestion de contenus (CMS) simple d’utilisation, comme Wordpress par exemple.

5. Contribuer à la fluidité du projet

Une belle dynamique autour du projet aura forcément un impact sur le résultat final. C’est un travail d’équipe; l’agence web est dévouée à votre projet, mais elle a aussi besoin que vous contribuiez à instaurer une bonne collaboration pour faciliter la synergie entre les personnes impliquées, ce qui participe fortement à optimiser l’efficacité et la fluidité du projet.

Par exemple, on recommande vivement de nommer une personne qui sera en charge de vous représenter et de coordonner les communications liées au projet au sein de votre entreprise. De même que du côté de l’agence, un gestionnaire de projet centralise tous les échanges. De préférence, il s’agirait de choisir une personne à qui vous pouvez confier un certain pouvoir décisionnel pour simplifier et accélérer le processus de refonte. Bien entendu, si elle possède des connaissances en web, c’est un atout! Elle peut être mise à contribution dès les premiers entretiens avec les potentiels fournisseurs que vous rencontrerez pour vous assurer de la facilité de communication entre les chargés de projets.

Les grands décisionnaires peuvent quant à eux être impliqués dans les étapes clés du projet, comme pour valider le cahier des charges ou lors de la présentation des maquettes pour être certains que tout le monde soit bien aligné et que la direction générale leur convient.

6. Aménager son emploi du temps

Vous pouvez vous attendre à être convié par votre agence à un certain nombre de rencontres tout au long du projet, notamment lors du brief, de la présentation du cahier des charges, de la charte graphique ou des maquettes. Un calendrier est défini dès le début du projet pour organiser par avance ces grands rendez-vous en fonction de vos disponibilités.

Il faut aussi prendre en compte le temps inhérent aux communications et échanges entre les deux équipes, pour transmettre vos contenus, partager les résultats de votre audit, répondre aux sollicitations de l’agence pour obtenir plus d’informations sur certains aspects de votre activité ou encore, analyser et formuler vos retours sur chacun des livrables. Certains clients prévoient en plus de présenter les maquettes élaborées à un échantillon d’utilisateurs pour recueillir leurs impressions sur la navigation et l’expérience proposée, ce qui requiert un certain nombre d’heures de travail.

Grosso modo, et dépendamment de l’ampleur de votre projet, comptez en moyenne une cinquantaine d’heures à dédier à la refonte de votre site web sur 4 mois environ, sans la rédaction des contenus qui peut aussi vous demander beaucoup de temps, de même que toute la recherche préliminaire à réaliser. Il faut être prêt à aménager un peu votre agenda et celui de votre équipe et à vous rendre disponible pour permettre au projet de suivre son rythme.

Conclusion

Vous l’aurez compris, vous avez un rôle important à jouer dans la réussite de la refonte de votre site web alors qu’il s’agit d’un projet qui nécessite un certain investissement de la part de votre organisation et qu’il a un impact direct sur votre image et les ventes que vous générez.

Qu’est-ce qu’on entend par le succès de la refonte de votre site? S’il répond à vos objectifs d’affaires et qu’il représente bien le positionnement de votre entreprise, qu’il génère des résultats et qu'il facilite vos opérations ou encore, qu’il est suffisamment solide et flexible pour s’adapter et évoluer dans le temps.