Les stages sont devenus incontournables même dans les filières où ils ne sont pas obligatoires. Leur nombre est en constante progression, si bien que les universités sont devenues par la force des choses des professionnels du placement en stage. Leurs services sont de grosses machines hi-tech très bien huilées.
C’est jour d’entrevues à l’Université de Sherbrooke. Les étudiants s’engouffrent, un brin angoissés, dans les 67 cubicules du campus : ils ont rendez-vous avec des entreprises à la recherche de stagiaires. Ils ont été présélectionnés par des employeurs et ont quelques minutes pour les convaincre de les choisir. La tension dans l’air est palpable. Et pour cause : « 75 % des étudiants sont placés lors de ces entrevues», explique Denis-Robert Élias, le directeur général des services des stages et du placement.
Pour organiser ces «match making», les services des stages et du placement de l’Université de Sherbrooke, qui comptent une cinquantaine d’employés, assurent la logistique. Le travail en amont a été colossal. L’Université, qui a été la première à offrir le cursus coopératif (alternance études-travail), organise 4000 stages par an dans une vingtaine de pays.
Des tâches complexes
Transcrire les besoins des entreprises en offre de stage pertinente, les adresser aux étudiants susceptibles de remplir les exigences, préparer les futurs stagiaires à partir dans le monde du travail, les encadrer et les suivre pendant et après le stage, trouver toujours de nouveaux employeurs pour faire face à l’accroissement des demandes de stage et le renouvellement continuel des terrains de stage. Les tâches des services de stage des universités sont nombreuses et complexes.
À l’École de technologie supérieure (ÉTS), le service de l'enseignement coopératif est en contact avec 900 entreprises et placera 3000 étudiants en stage en 2013 contre 2706 en 2012. Une trentaine de coordonnateurs régionaux, conseillers en planification de stage, techniciens en ressources humaines et commis au service à la clientèle font tourner le service.
«On sollicite 15 000 personnes trois fois par an », indique Pierre Rivet, directeur du service de l'enseignement coopératif et adjoint au directeur des relations avec l’industrie de l’ÉTS. Même à l’Université Mc Gill où les stages obligatoires sont peu nombreux, les centres de carrière, qui gèrent les placements en stage et en emploi à la fin des études, emploient une quarantaine de personnes.
Les services de placement des universités ne se limitent pas à trouver un terrain de stage, tâche déjà complexe. «Notre objectif n’est pas seulement de donner aux étudiants une formation technique mais aussi un savoir-être, souligne Pierre Rivet. Quand un employeur recrute, le savoir-faire compte pour 30 % dans sa décision de recrutement. Le reste, c’est le savoir-être. Ce n’est pas le tout de savoir calculer l’inclinaison d’une poutre, il faut savoir le faire dans une situation de conflit par exemple. »
Un encadrement serré
Afin de rendre le stage le plus utile possible, les étudiants sont très encadrés avant, pendant et après leur expérience en entreprise. Pour les préparer au milieu du travail, la plupart des universités accompagnent les jeunes et leur donnent les clés. Par exemple, l’ÉTS organise des séances de simulation d’entrevue, de bilan des forces et faiblesses individuelles, des tests de personnalité et psychométriques pour mieux se connaître, d’élaboration d’un portfolio numérique. À l’Université de Sherbrooke aussi, les semaines précédant le départ en stage sont occupées : visionnement de capsules vidéo sur le marché de l’emploi, sur les comportements à adopter en milieu de travail, élaboration des CV, etc. à. Le personnel rend également visite aux étudiants pendant leur stage durant lesquels ils ont des objectifs pédagogiques à remplir.
Pour les aider dans ces tâches qui requièrent une organisation hors pair, de nombreux services de placement se sont équipés de logiciels performants. Ainsi, à l’Université de Sherbrooke, « quelques semaines après le début du stage, les stagiaires doivent s’évaluer en ligne sur 16 compétences et pour celles où ils se sentent le moins à l’aise, le logiciel leur donne des exercices à faire afin qu’ils s’améliorent, précise Denis-Robert Élias. L’employeur tout comme l’université ont accès au travail de l’étudiant en ligne.»
À l’ÉTS, les étudiants en génie ont mis au point un logiciel sur mesure pour le service de placement. Un logiciel qui représente un investissement de 300 000$. Il permet l’affichage en ligne des offres de stage, il comprend une zone accessible aux employeurs pour lire les CV des candidats, faire une sélection et retenir un candidat en ligne, fixer une entrevue, consulter les portfolios des étudiants, connaître les disponibilités des stagiaires des années précédentes, etc.
La complexité des défis n’a pas laissé le choix au services de placement des universités d’être à la pointe de la technologie.
