Comment éviter que la surinformation ne nuise aux organisations

Publié le 19/12/2009 à 00:00

Comment éviter que la surinformation ne nuise aux organisations

Publié le 19/12/2009 à 00:00

Par Alain McKenna

Ces gestionnaires jouent un rôle essentiel, mais pas toujours apparent, dans les fonctions de l'entreprise. Nous vous proposons un coup d'oeil sur les enjeux auxquels ils font face. 3 de 8

L'essayiste américain Alvin Toffler en parlait déjà en 1970 : nous produisons collectivement plus d'information chaque année. À tel point qu'en 2007, le monde a généré plus d'information qu'il ne peut en stocker.

Un des rôles clé des dirigeants des technologies de l'information (TI) est de s'assurer que leur entreprise ne sombre pas dans cette infobésité. Car les technologies informatiques contribuent pour beaucoup à ce phénomène.

Les statistiques sur le sujet concordent toutes : si les TI améliorent la productivité des entreprises, elles peuvent parfois avoir l'effet contraire.

Récemment, la firme d'analyse américaine Basex a étudié le comportement d'employés de bureau de plusieurs entreprises et a constaté que ceux-ci passaient en moyenne 28 % de leur temps à ouvrir des courriels, à surveiller leur messagerie instantanée et à consulter leur téléphone cellulaire.

Basex chiffre cette perte de productivité à 588 milliards de dollars américains.

Ce n'est pas tout. Selon une autre étude, le temps que les employés passent à éliminer l'information inutile qu'ils reçoivent chaque jour peut occuper jusqu'à 20 % de leurs heures de travail.

Consolider les systèmes informatiques

Pour éviter l'infobésité, les entreprises doivent trouver un moyen de structurer l'information, estime-t-on chez Covéo. La PME québécoise développe depuis 2005 un moteur de recherche sécurisé destiné aux entreprises désireuses de mieux gérer l'information qu'elles produisent dans plusieurs systèmes et plateformes : courriels, blogues, bases de données, etc.

Covéo offre des solutions aux problèmes d'infobésité les plus graves, fait valoir Louis Têtu, président exécutif du conseil de la PME. " Depuis environ dix ans, les entreprises ont doublé ou triplé le nombre de systèmes informatiques qu'elles utilisent. Ceux-ci collectent une importante quantité d'information. Or, ces systèmes sont souvent décentralisés, et l'information qui s'y trouve n'est pas toujours structurée. "

M. Têtu voit deux solutions pour les entreprises qui veulent venir à bout de leurs problèmes de gestion de l'information. La première est de consolider les systèmes informatiques afin de regrouper leurs données dans une base de données unique où il sera plus facile de les retracer. La deuxième est d'indexer le contenu de telle manière à ce qu'une requête unique puisse être traitée dans tous les systèmes.

" Sinon, c'est une perte de temps qui peut coûter cher, explique-t-il. Pensez au service à la clientèle, qui fait patienter les gens pendant qu'il recueille l'information. Non seulement cela prend du temps, mais on risque aussi d'impatienter les clients. "

Applications analytiques

On peut se prémunir contre l'infobésité en effectuant un meilleur tri de l'information utilisée au bureau. On peut aussi la traiter en y appliquant une analyse systématique, explique Daniel Mercier, le nouveau directeur général de SAS Canada, une entreprise qui développe des logiciels d'applications analytiques.

Une des plus importantes sociétés de logiciels entièrement privée au monde, SAS a mis au point des outils qui analysent l'imposante quantité d'information trouvée dans Internet, qu'il s'agisse de blogues ou de forums en ligne, afin d'en tirer des tendances, passées ou à venir, qui pourraient servir à ses clients.

Selon SAS Canada, grâce à ce genre d'analyse, une entreprise peut ajuster sa façon de faire des affaires en fonction de tendances à peine émergentes.

M. Mercier cite les grandes banques canadiennes, un secteur qui représente 40 % des revenus annuels de sa société, qui s'élèvent à 2,2 milliards de dollars. " En appliquant une approche analytique à l'information trouvée sur Internet, dans les forums et les blogues, les banques peuvent prévenir certains types de fraude ou de défaillances techniques, dit-il, ajoutant qu'une telle approche a pu réduire de moitié les coûts associés à la fraude, dans certains cas. C'est un investissement qui se justifie assez rapidement dans ces cas-là. "


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