Teknion Roy & Breton a conçu un cocon semi-fermé d’environ 1,5 m de haut.
Les petites entreprises n'ont pas forcément les moyens de réaménager totalement leurs locaux pour s'offrir des bureaux ultra-novateurs. Cependant, des solutions existent afin de rendre les espaces de travail plus collaboratifs malgré un budget restreint.
Il est possible d'instaurer de petites zones se prêtant à la collaboration sans avoir à enlever ou à installer des cloisons. Les spécialistes du mobilier de bureau ont imaginé des banquettes à très haut dossier qui permettent de créer une bulle propice aux face-à-face.
Le manufacturier québécois Teknion Roy & Breton est allé plus loin en concevant un cocon semi-fermé d'environ 1,5 m de haut. Il est composé de deux sofas se faisant face ainsi que de parois en bois partiellement ajourées et recouvertes de tissu pour une meilleure isolation phonique. «Il s'agit de proposer un intermédiaire entre les postes de travail individuels et les salles de réunion, qui sont souvent constamment occupées, tout en offrant une intimité visuelle et acoustique», explique Martin Chenette, directeur du design industriel chez Teknion.
Au-delà du mobilier, l'essentiel est de proposer des espaces faciles à utiliser et placés à des points stratégiques de croisement entre les personnes. La culture de l'entreprise doit elle aussi évoluer pour encourager la collaboration. «Souvent, les employés sont gênés de se rendre dans ces lounges, car domine encore l'idée qu'il faut rester à son poste de travail», remarque Guylaine Breault, associée et stratège en environnement de travail de la firme A2design.
Autre solution pour éviter que chacun reste de son côté : employer des tables ou des poufs mobiles. Ces accessoires optimisent les postes individuels en les transformant en lieu de travail collectif. Ainsi, les visites impromptues au cubicule d'un collègue peuvent devenir des moments productifs.
La cuisine, un potentiel inexploité
Les entreprises qui ne souhaitent pas se lancer dans une métamorphose complète de leurs locaux peuvent aussi concentrer leurs efforts sur une pièce souvent sous-utilisée : la cuisine. «C'est du gâchis si elle ne sert que pour les lunchs, dit Martin Chenette. Les petites entreprises sous-estiment souvent cet espace.» En la rendant plus chaleureuse et plus invitante, on peut aménager cette pièce pour accueillir des séances de travail, des réunions, des formations ou encore des 5 à 7.
TechnoCompétences, un OBNL, l'a bien compris : lorsqu'il a regroupé sa dizaine d'employés au sein d'une aire ouverte il y a environ un an, la cuisine n'a pas été négligée. Le comité sectoriel de la main-d'oeuvre des TIC au Québec y a ajouté un îlot de 6 m de long. «En plus des dîners, cela sert à organiser des réunions informelles, et donc, à créer des occasions d'échange, observe Vincent Corbeil, directeur général par intérim. La cuisine est aujourd'hui un espace-clé de nos locaux.» Un constat qui ne surprend pas Guylaine Breault. «Si on se rassemble et qu'on socialise, on développe la confiance et, en fin de compte, la collaboration.»
Les tableaux blancs sont également un moyen peu coûteux de favoriser l'échange et la participation au sein des équipes. «Chacun peut y écrire ses idées, précise-t-elle. C'est simple, mais cela fait une grande différence.» D'ailleurs, Teknion fabrique un panneau diviseur sur roulettes : l'un des côtés est revêtu de tissu pour une meilleure acoustique et l'autre accueille un tableau blanc. Ce produit s'est vendu 10 fois plus que prévu.
TechnoCompétences a lui aussi fait installer un grand tableau blanc dont il se sert pour appliquer la méthode agile, très populaire dans l'industrie des TI. «Cela a vraiment amélioré la compréhension de ce que chacun fait et du travail qui reste à accomplir», déclare Vincent Corbeil.
Si l'aménagement d'un espace de travail contribue à modifier les comportements, c'est surtout l'état d'esprit de l'entreprise et sa culture organisationnelle qui doivent changer pour faire émerger la collaboration. Heureusement pour les petites structures, décloisonner sa manière de penser ne coûte rien !
