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Voici 10 conseils de Mark Yerbury, directeur général de la firme Dale Carnegie, section Québec/Ontario, pour organiser des rencontres stimulantes, efficaces et qui respectent le temps imparti.
1 Établissez un ordre du jour
L'organisateur se doit d'établir un ordre du jour et le faire parvenir aux participants au moins 24 heures à l'avance. «De cette façon, tous les participants peuvent mieux se préparer pour discuter et débattre, au besoin, des sujets prévus à l'horaire», précise M. Yerbury.
2 Convoquez les bonnes personnes
L'organisateur doit convoquer seulement les personnes concernées par la rencontre. Inutile que tout le personnel d'un service y soit, si les sujets n'en concernent que quelques-unes.
3 Pensez logistique
La clé ? Le bon endroit, la bonne date et la bonne heure. Pour les réunions de moins de 16 personnes, on privilégie une salle de conférence équipée d'une table ovale ou rectangulaire, qui favorise l'interaction des participants. Une salle mal éclairée et mal tempérée, au contraire, nuit à la productivité de la rencontre.
4 Respectez l'horaire
«Un horaire bien établi démontre le sérieux de la réunion. Commencer et terminer à l'heure prévue démontre également le respect de l'organisation envers les participants», dit M. Yerbury. Cela dit, une rencontre planifiée trop tôt le matin risque d'entraîner des retards chez certains participants. Une réunion qui se prolonge en fin d'après-midi risque, quant à elle, de provoquer de l'impatience et de la frustration. Particulièrement chez les parents qui doivent se rendre à la garderie...
5 Répartissez les rôles
Peu importe la nature de la réunion, il faut désigner un facilitateur avant le début de la rencontre. Cette personne anime la discussion sans toutefois y participer. Il faut aussi assigner à une personne le calcul du temps et à une autre la prise de notes. Une même personne peut camper plusieurs rôles. «Mais pas tous à la fois», avertit M. Yerbury.
6 Minimisez les protocoles
Laissez tomber les protocoles pour accorder les droits de parole. Faites preuve d'ouverture. Évidemment, dit M. Yerbury, si vous êtes plus d'une douzaine de personnes dans la salle, la personne voulant s'exprimer devra lever la main.
7 Tenez-vous-en aux sujets prévus
Il ne faut pas hésiter à interrompre les personnes qui essaient de parler trop souvent ou trop longtemps... «ainsi que celles qui s'éloignent du sujet», signale M. Yerbury.
8 Optimisez la participation
Sans devoir faire systématiquement un tour de table obligeant chaque participant à se prononcer, un bon facilitateur doit être en mesure d'encourager chacun à partager ses idées.
9 Attention au ton de voix
Les «ça ne marchera pas», «vous avez tort», «non, j'ai raison» qui nuisent à la proposition de nouvelles idées. L'organisateur doit d'utiliser le bon ton de voix et écouter les suggestions. «Il doit poser des questions et non pas contredire systématiquement les idées qui ne lui plaisent pas», dit l'expert.
10 Introduisez des pauses
Si la rencontre doit durer plus d'une heure, prévoyez des pauses de 10 minutes après chaque période de 60 minutes. Ces temps d'arrêt vont permettre aux participants de s'oxygéner, de bouger et de prendre leurs messages. De cette façon, ils resteront alertes et productifs lors de leur retour en réunion.
