Si un coût est demandé aux participants, Noémie Lachapelle, de l’agence Bicom, conseille d’inviter de 25 % à 35 % de plus que le nombre de convives souhaités. Dans le cas d’une activité gratuite, cette proportion nombre grimpe à 50 %. [Photo : OPC Événements inc.] 

S'il y a un cauchemar qui hante tout organisateur d'événement, c'est bien le taux d'absentéisme. Dans le jargon de l'industrie de l'événement, c'est ce que tout le monde appelle les « no-shows ».

À moins d'être un organisateur exceptionnel, la moyenne d'absence au bâton est de 5 % à 10 % par événement, maintiennent la plupart des experts contactés pour ce dossier. Ce taux varie généralement selon l'actualité et la météo. « Mais attention! Cette moyenne peut aisément grimper à 30 %, voire 40 % si l'événement est gratuit », souligne Béatrice Javaudin, fondatrice de Clientis, une agence qui fait notamment de la commercialisation et du support événementiel.

Risquée, la gratuité ?

« C'est un risque avec lequel il faut composer », admet Diane Touchette, conseillère, Événements et développement des affaires pour la firme d'avocats Lavery. Le cabinet organise régulièrement des événements pour informer ses clients sur des sujets concernant le monde des affaires et le milieu juridique. Ces présentations, offertes gratuitement, obtiennent fréquemment plus de 90 % de taux de présence. Cependant, il y a certaines rencontres où le pourcentage d'absences peut monter à près de 30 %. « Lorsque nous organisons des événements où nous invitons des membres de la haute direction en entreprise, il est normal de voir augmenter le pourcentage de no-shows. Il y a un plus grand risque que ces gens soient retenus pour régler d'autres dossiers prioritaires survenus ce jour-là. C'est malheureux, mais on s'y attend », ajoute Mme Touchette qui fait ce métier depuis plus de 25 ans.

À l'agence Bicom, l'équipe a justement établi des stratégies selon que l'événement est payant ou non. « Si un coût est demandé aux participants, nous conseillons d'inviter de 25 % à 35 % de plus que le nombre de convives souhaités, dit Noémie Lachapelle. Dans le cas d'une activité gratuite, cette proportion grimpe à 50 %. »

L'envers de la médaille de la gratuité

La gratuité d'un événement peut avoir également des conséquences positives, selon le type d'événement, constate Amélie Dionne, présidente d'Événements VIP. Il y a deux ans, cette planificatrice a recommandé aux organisateurs du Salon de l'habitation, présenté à Rivière-du-Loup, d'exiger des frais d'entrée. « Cette foire qui avait toujours été gratuite a vu son nombre de visiteurs chuter de 15 %. D'un autre côté, les exposants ont noté que les visiteurs présents étaient beaucoup plus motivés. Cette stratégie a eu pour effet d'éliminer des visiteurs qui ne parcouraient les allées du salon qu'en quête de coupons et de tirages. Du coup, l'organisateur a vu le taux de rétention des exposants augmenter à plus de 80 % », raconte Mme Dionne.

À l'opposé, d'autres événements vont percevoir la gratuité comme un levier. Mme Dionne cite le Festival country Saint-Antonin, dans le Bas-Saint-Laurent. Depuis deux ans, l'entrée est gratuite. Le nombre de visiteurs est passé de 29 000 à plus de 35 000, soulève cette planificatrice. « Cela est pas mal pour une municipalité qui compte une population de moins de 5 000 habitants. »

La clé, c'est le suivi

Le suivi auprès des convives fait généralement toute la différence, enchaîne Mélissa Lapierre-Grano, directrice des communications et du marketing numérique à l'agence montréalaise Massey-Forget. Cette entreprise compte plus de 350 événements de petite et grande envergure à son actif depuis sa fondation, il y a 35 ans. « Nous nous assurerons d'effectuer des relances courriel et téléphoniques avant l'événement. Cet exercice nous permet d'être bien à jour dans nos suivis et de discuter directement avec les invités. La personnalisation des méthodes demeure toutefois la clé », insiste-t-elle. Elle précise que les invités conviés par l'agence ont généralement l'habitude d'aviser s'ils ont un empêchement de dernière minute.

« Tout repose, en effet, sur la relation de confiance qui s'est établie au fil des années entre la personne qui invite et les invités. Les participants savent ainsi qu'ils vivront une expérience unique », indique pour sa part Marie Morneau, de Marie Morneau Communications. En plus de 30 ans de carrière, cette experte en relations publiques a rarement eu à faire face à des « no-shows » lors des événements qu'elle a gérés.

Il arrive que les « no-shows » relèvent d’un détail purement administratif aux frontières du pays. Plusieurs délégués et conférenciers peuvent provenir de pays pour lesquels le Canada exige un visa temporaire de visiteur. [Photo : 123RF (conférencier)]

Notez, tient à préciser Katia Dahan de Concept Duo, que ce n'est pas parce que tous les billets d'un banquet philanthropique sont vendus que l'affaire est dans le sac. Pour éviter toute mauvaise surprise, cette planificatrice a pris l'habitude de communiquer systématiquement avec tous les donateurs pour obtenir les noms de leurs convives autour d'une même table. « On a déjà vu des tables payées 10 000 $ pour de grands galas, dont plus de la moitié des chaises étaient vides. C'est moche pour l'ambiance », souligne Mme Dahan. Généralement, ajoute-t-elle, les gens qui ont été contactés seront présents à 99 %.

Katia Dahan suggère également aux organisateurs de congrès, de formation, de colloques et d'autres événements qui nécessitent des réservations de chambres d'hôtel d'inclure une date butoir d'inscription avec une demande de numéro de carte de crédit. « J'ai un client qui, avant de faire appel à nos services, subissait au moins 20 000 $ US de frais pour couvrir des inscriptions de participants qui ne s'étaient finalement pas présentés. En exigeant un numéro de carte de crédit, cela aide à responsabiliser les délégués », dit-elle.

International : n'oubliez pas les visas

Il arrive que les « no-shows » relèvent d'un détail purement administratif aux frontières du pays. Pierre Bolduc, directeur du développement des affaires chez Conférium, peut en témoigner. Cette agence aide à la planification d'une quinzaine de congrès scientifiques internationaux par année. Par conséquent, plusieurs délégués et conférenciers peuvent provenir de pays pour lesquels le Canada exige un visa temporaire de visiteur. C'est le cas notamment pour la Chine et la Russie.

« Pour chaque congrès que nous gérons, nous envoyons une lettre à l'attention d'Immigration Canada au moins un an avant la tenue de l'événement pour les informer de l'événement à venir. Il faut leur demander un code d'événement et leur faire approuver la lettre type qui sera ensuite envoyée aux délégués qui feront leur demande. Une copie de la lettre d'invitation modèle adressée aux délégués et aux conférenciers est également envoyée aux ambassades canadiennes des pays concernés afin de faciliter les demandes de visas », indique M. Bolduc. S'ajoute également un suivi d'accompagnement pour s'assurer que les invités entament les démarches en temps. On recommande d'entamer les démarches de trois à six mois avant l'événement.

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