Quatre astuces pour automatiser sans se ruiner


Édition du 10 Avril 2024

Quatre astuces pour automatiser sans se ruiner


Édition du 10 Avril 2024

Par Philippe Jean Poirier

Il faut notamment y aller une bouchée à la fois. (Photo: 123RF)

PME. Pour une PME sur deux (47 %), les coûts sont la principale entrave pour emprunter la voie de l’automatisation, selon un sondage de la Fédération canadienne des entreprises indépendantes (FCEI). Pourtant, sept PME sur dix (66 %) estiment que cela résulterait en un gain de productivité… Voici quatre conseils pour automatiser ses processus sans se ruiner.

 

1. Aller chercher une subvention 

Depuis le début de la pandémie, les gouvernements fédéraux et provinciaux ont multiplié les programmes et les subventions pour aider les entreprises à prendre le virage numérique, incluant celui de l’automatisation. Si certains sont arrivés à terme (le Programme canadien d’adoption du numérique [PCAN] n’est plus en vigueur au Québec), d’autres ont pris le relais. Du programme Mon succès numérique (offert aux PME par le Réseau des CCTT) assorti d’une subvention allant jusqu’à 22 500 $ à la panoplie de programmes sectoriels existants, l’aide ne manque pas.

C’est d’ailleurs en allant chercher une subvention à la numérisation que Bernard Gagnon, président de la firme de consultation Groupe Bernard Gagnon et de la plateforme de formation Campus Lean, a pu rapidement faire migrer ses activités vers un environnement virtuel, en début de pandémie. Il a retenu les services de la firme Chuck & Co pour automatiser une partie de ses activités en gestion agile.

« Si je reviens à mon intention de départ, je voulais fonder une entreprise qui reste à l’échelle humaine, sans départements et processus administratifs lourds à gérer », explique-t-il. L’entrepreneur s’est entouré d’une petite équipe de pigistes pour faire de la consultation et donner des formations dans l’environnement Microsoft, en créant un canal Teams pour chaque consultant et formateur.

Bernard Gagnon a ensuite implémenté une boutique en ligne ainsi que le gestionnaire de relation client (CRM) Dynamics de Microsoft pour gérer la facturation de ses clients commerciaux (volet consultation) et de ses participants aux formations. « J’ai pu développer ma clientèle sans avoir à embaucher de personnel administratif. Quand un client me contacte, j’ai accès à toutes les informations le concernant sur mon ordinateur, mon téléphone ou ma tablette. »

 

2. Cartographier

En arrivant dans l’environnement du Groupe Bernard Gagnon et de Campus Lean, la première chose qu’a fait Chuck & Co a été de cartographier la manière de recueillir et de partager l’information dans l’entreprise. « Selon qu’on se trouve dans le volet consultation ou formation, il y avait deux parcours utilisateur différents, explique le consultant. Avant de se lancer trop vite dans la conception de la solution, nous avons regardé ce qui les distinguait. D’un côté, il y a des honoraires à gérer et des ressources à assigner, alors que, de l’autre, il s’agit de partager de l’information à des participants. » 

La cartographie est une étape importante, car elle permet d’évaluer si une tâche ou un processus vaut vraiment la peine d’être automatisé. « On veut éviter d’automatiser une activité qui engendre des coûts, mais qui, en fin de compte, ne permet pas de mieux servir nos clients », rappelle Éric Trudeau, conseiller d’affaires principal à la Banque de développement du Canada (BDC).

 

3. Lier opérationnel et financier 

Pour mener un projet d’automatisation qui respecte la capacité de payer de l’entreprise, le conseiller à la BDC propose une démarche axée sur les indicateurs de performance. « Les PME sont très bonnes pour se doter d’indicateurs financiers, dit-il. Ce qu’elles doivent aussi faire, c’est d’associer ces indicateurs-là à des indicateurs opérationnels. De cette façon, l’entreprise n’aura pas de mauvaise surprise lors de la sortie de ses états financiers. » 

Une PME doit comprendre ce qu’elle fait, pour ensuite le replacer dans un cadre financier. Quand l’entreprise sait combien elle a « budgété » pour un projet ; elle peut se demander si elle a atteint ses objectifs et comment elle peut faire mieux la fois suivante. « L’exercice devient à la fois opérationnel, budgétaire et comptable », résume le conseiller.

 

4. Y aller un pas à la fois

La sagesse veut qu’on mange un éléphant… une bouchée à la fois. Il en va de même pour un projet d’automatisation. Bernard Gagnon l’a bien compris ; il n’a pas cherché à multiplier les chantiers de numérisation. Il a commencé par déployer l’environnement virtuel de Microsoft Teams auprès de son équipe de consultants pigistes, en prenant soin de mettre en place une structure de gouvernance des données pour déterminer qui pouvait accéder à quels documents et dans quel contexte. Par la suite, il a déployé un site transactionnel et un CMR. « Avant de donner accès au CRM à mes collaborateurs, j’attendais d’avoir une meilleure maîtrise des données sur la plateforme. Maintenant, nous y sommes. Intégrer l’équipe au CRM sera la prochaine étape. »

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