La meilleure façon de se réunir est de désigner un leader de la réunion (le boss, ou tout autre membre de l’équipe) et de lui donner carte blanche pour tout organiser à sa guise. (Photo: Christina @ wocintechchat.com pour Unsplash)

MAUDITE JOB! est une rubrique où Olivier Schmouker répond à vos interrogations les plus croustillantes [et les plus pertinentes] sur le monde de l’entreprise moderne… et, bien sûr, de ses travers. Un rendez-vous à lire les mardis et les jeudis. Vous avez envie de participer? Envoyez-nous votre question à mauditejob@groupecontex.ca

Q. – «Je n’en peux plus, j’ai l’impression de passer ma vie en réunion ! Et la plupart du temps, je n’en retire rien d’utile pour mon travail. Comment me sortir de cet enfer, qui, je le sens bien, nuit à ma performance?» – Anthony

R. – ­Cher Anthony, il est vrai que nous passons un temps fou en réunion. Une récente enquête menée à l’échelle mondiale par Barco, un fabricant belge de systèmes d’imagerie, et Circle Research, une firme britannique de sondages et d’analyses, montre qu’en général les salariés se réunissent durant un total de huit heures par semaine. Et une fois sur deux (56 %), la réunion est considérée par les participants comme une «perte de temps»… 

La bonne nouvelle, c’est que deux chercheurs viennent de se pencher sur le problème et ont découvert un bon moyen de rendre nos réunions de travail plus efficaces que jamais.

Guillaume Roels et Charles Corbett sont tous deux professeurs de gestion des opérations, le premier à l’école de commerce Insead de Fontainebleau (France), le second à l’école de management Anderson de l’Université de Californie à Los Angeles (États-Unis). Ensemble, ils ont utilisé des modèles de calcul issus de la théorie des jeux — un domaine des mathématiques qui s’intéresse aux interactions entre les individus ou entre les organisations — pour évaluer la pertinence de se réunir dans différents cas de figure.

Par exemple, ils ont regardé s’il était efficient, ou pas, de débouler dans le bureau de son boss chaque fois qu’on rencontre une difficulté. Ou encore, de réunir toute l’équipe de six employés lorsqu’un seul d’entre eux se trouve bloqué dans son travail. 

Résultat ? Il existe toujours un type de réunion idéal, en fonction de la taille de l’équipe :

• Petite équipe (2 personnes). Toutes les façons de se réunir à deux « fonctionnent bien », en général. Il est bon de débouler dans le bureau de son boss quand le besoin s’en fait sentir (politique de la porte ouverte), de se faire convoquer par le boss dans son bureau, ou encore de jaser de manière impromptue auprès de la machine à café. 

Une condition s’impose, toutefois. Il faut que les deux «s’entendent bien», en ce sens qu’ils peuvent aborder un sujet sensible sans crainte de représailles. (Par conséquent, si jamais l’employé ne peut pas sentir son boss, mieux vaut éviter les réunions à deux, car elles ne donneront rien de probant.)

• Équipe intermédiaire (3 ou 4 personnes). La meilleure façon de se réunir est de désigner un leader de la réunion (le boss, ou tout autre membre de l’équipe) et de lui donner carte blanche pour tout organiser à sa guise. Le point vraiment important est d’exiger de sa part une gestion parfaite du temps (fixer une durée prédéterminée, et s’y tenir ; donner un temps de parole équitable entre tous les participants ; etc.)

Bien entendu, se réunir autrement peut, à l’occasion, donner de bons résultats. Mais l’étude montre que la plupart du temps les meilleures réunions à 3 ou 4 découlent du leadership pleinement assumé d’un unique organisateur.

• Grande équipe (5 à 10 personnes). Le mieux est de se rencontrer à des dates fixes. Par exemple, une fois par semaine, toujours le même jour, à la même heure. Ou bien, une fois par jour, disons le matin, une fois tout le monde arrivé. 

Bref, mon cher Anthony, arrangez-vous avec votre équipe pour varier les types de réunions en fonction du nombre de personnes vraiment impliquées par le sujet abordé. Vous verrez que le nombre de celles où vous êtes convié va diminuer. Et mieux, que celles-ci vous paraîtront enfin intéressantes.