Si vous êtes à la recherche d’un logiciel de gestion de projet, vous constaterez rapidement que le choix est vaste.
Comment choisir celui qui répondra à nos besoins ?
Pour sélectionner un logiciel qui vous donnera le contrôle sur ce qui est important pour vous, en s’adaptant à vos processus, il est recommandé d’utiliser une méthode claire. Les huit étapes suivantes vous aideront à éviter les erreurs et à faire le bon choix :
1. Définissez vos besoins
Cette étape est essentielle. Il faut prendre le temps de discuter avec tous ceux qui participent à la gestion de projet au sein de votre organisation, afin de connaître et comprendre les façons de faire et les processus. Cette réflexion vous permettra de vérifier que la méthodologie est uniforme au sein de l’organisation. Avant d’aller plus loin, il est aussi utile de comparer nos méthodes aux normes du Project Management Institute (PMI).
2. Créez un cahier de charge
Quels outils et quelles fonctionnalités un logiciel de gestion de projet doit-il offrir pour répondre à vos besoins ? Établir un cahier de charge vous aidera à choisir parmi les solutions offertes, en sachant qu’aucune solution n’est parfaite. Prenez le temps de catégoriser vos besoins selon l’échelle suivante : essentiel (E), important (I) et souhaitable (S). Ainsi, vous serez plus en mesure de choisir entre plusieurs solutions aux fonctionnalités inégales.
3. Sélectionnez un petit nombre de fournisseurs
À partir de vos recherches, sélectionnez trois ou quatre fournisseurs de logiciel de gestion. Donnez l’avantage à ceux dont les bureaux sont situés à proximité ou dans votre fuseau horaire, afin d’avoir accès plus facilement au soutien technique.
4. Demandez aux fournisseurs de répondre à votre cahier de charge
Communiquez avec les fournisseurs sélectionnés et demandez-leur de remplir votre cahier de charge, afin de pouvoir évaluer leur solution en fonction de vos besoins et la comparer aux autres. Fixez un délai court pour le retour des réponses, idéalement un mois plus tard.
5. Demandez une démonstration
Après une première sélection, demandez une démonstration aux deux ou trois fournisseurs choisis.
6. Exigez un essai gratuit
Pour vous assurer que vous aimez travailler avec l’interface et qu’elle convient à votre façon de travailler, demandez de pouvoir évaluer le logiciel pendant 30 jours.
7. Demandez des références
Comme lorsqu’on embauche un employé, il est important de vérifier les références du logiciel et du fournisseur. Demandez au moins trois références d’entreprises qui utilisent le logiciel. Vérifiez leur satisfaction à l’égard du logiciel et du service après-vente, y compris le soutien technique.
8. Faites votre choix
Une fois que vous avez choisi un fournisseur, prenez le temps de négocier le tarif et les conditions du contrat. Informez-vous sur le plan d’implantation, afin de pouvoir évaluer le temps et les ressources que vous devrez y consacrer.
Le logiciel vous permettra-t-il d’évoluer ?
Tout au long de l’évaluation, rappelez-vous que vos besoins peuvent évoluer avec le temps. Il est donc utile de tenter d’évaluer la capacité d’évolution du logiciel et de son fournisseur. Une solution trop rigide ou qui semble ne pas avoir évolué depuis longtemps risque de ne pas être en mesure de s’adapter à vos besoins changeants.
Abak 360, une solution logicielle québécoise intégrée
La société québécoise Les Logiciels Abak Inc. propose une solution logicielle pour la gestion de projet. Celle-ci intègre des outils de planification, des outils de suivi des efforts et des coûts, assortis d’un module de facturation multimode et d’un puissant générateur de rapports et d’indicateurs de gestion.
Cette solution a été conçue spécifiquement pour répondre aux besoins des entreprises de services professionnels, comme ceux des cabinets comptables et des firmes d’ingénierie. Les Logiciels Abak Inc est une filiale du Groupe Sirius, spécialisé en gestion de projet, et qui au sein de sa division Logiciels propose en outre d’autres logiciels de gestion de projet, un logiciel de gestion des compétences, ainsi qu’un logiciel de gestion de conformité ISO.
Pour en savoir plus, soumettre un cahier de charge ou obtenir une démonstration, visitez le site d’Abak Software.
