Réussir un déménagement demande de l’organisation et une planification à toute épreuve. Voici quelques faux pas à éviter.
1- Tenir les employés à l’écart
L’impact du déménagement sur les employés est la première question à se poser lorsque l’entrepreneur établit ses besoins, selon Stéphanie Lincourt, première directrice en audit dans le groupe conseil immobilier du cabinet Richter. «Il faut se demander où ils habitent, comment ils viennent travailler, s’il des stationnements en nombre suffisant. Souvent, on oublie cet aspect. Or, les employés peuvent être de bon conseil pour concevoir l’aménagement des nouveaux locaux », explique Stéphanie Lincourt.
Le déménagement est souvent l’occasion de prévoir l’aménagement d’une plus grande cafétéria, d’une salle de gym, de douches et vestiaires. L’entreprise peut aussi choisir de s’installer à proximité des transports en commun. Bref, c’est une opportunité pour améliorer les conditions de travail des employés, qui «sont généralement fiers et heureux de rentrer dans de nouveaux locaux même si, comme pour tout changement, cela crée un sentiment d’insécurité les premiers temps », observe Benoit Cochet, directeur de la SADC Antoine-Labelle à Mont-Laurier.
2- Sous-estimer les coûts
« Le déménagement et la réinstallation des machines sont des processus coûteux. Or, ces coûts sont souvent sous-estimés. En s’installant dans de nouveaux locaux, on a souvent tendance à vouloir changer des machines pour des plus modernes ou ajouter des aménagements qui n’étaient pas prévus au départ », met en garde Marc-André Grenier, directeur comptes majeurs à la Banque de développement du Canada (BDC).
« Les entrepreneurs oublient souvent les coûts collatéraux, ajoute Benoit Cochet, comme l’arrêt de la production pendant le déménagement. Si l’entreprise déménage dans un endroit où le bassin de main-d’œuvre est plus limité ou s’il y a plus de concurrence parce que d’autres joueurs emploient les mêmes profils, les salaires seront-ils compétitifs ou faudra-t-il les augmenter pour conserver ses talents ?»
3- Sous-estimer les impacts sur les opérations
Sonia Leblanc, propriétaire de Piscines Rive-Nord, avait une courte fenêtre entre ses deux saisons lorsqu’elle a déménagé ses installations à Terrebonne. Elle a donc tout organisé pour emménager pendant les deux semaines de fermeture habituelle de l’entreprise pendant les Fêtes de façon à ce que tout soit prêt en février quand les clients commencent à magasiner pour l’été suivant. Elle a dû quitter son ancien emplacement avant la fin du bail et assumer la facture pendant plusieurs mois. Ce sont des coûts qui se rajoutent au budget global.
La plupart du temps, les déménagements se font les week-ends ou la nuit pour éviter les arrêts prolongés de production ou des fermetures de commerce. « Mais ce n’est pas toujours possible », prévient Marc-André Grenier. Il cite le cas d’une entreprise qui a dû arrêter sa production pendant un mois, ce qui lui a fait perdre des ventes, alors qu’elle ne l’avait pas prévu. La première année d’exercice après le déménagement a été très difficile.»
4- Faire un choix émotif
L’évaluation des coûts des différentes options (rester dans les locaux, acheter une bâtisse existante ou faire construire) est une étape fondamentale. « Il ne faut pas se laisser aller à un coup de cœur mais baser son choix sur une analyse de rentabilité après avoir identifié les opportunités et les risques de chaque solution », recommande Benoit Cochet.
Même lors des visites de bâtisses, la raison doit l’emporter. « J’en ai vu plusieurs qui me plaisaient mais l’agent immobilier me ramenait toujours à ma liste de besoins pour me montrer que certains n’étaient pas remplis », se souvient Pascal Parent, président-fondateur de PMU Québec, une entreprise de prévention et mesures d’urgence, qui a récemment a quitté Montréal pour s’installer à Delson, en Montérégie, dans des locaux existants.
« Souvent, les entrepreneurs ne sont pas assez détachés, constate Benoit Cochet. Ils peuvent être motivés par l’esthétique par exemple alors que c’est une décision d’affaires qu’ils doivent prendre. Je leur conseille souvent de prendre un deuxième avis d’une personne détachée émotivement. »
5- Se sentir lié par le bâti
Dany Diotte, directeur des Ateliers d’usinage Mont-Laurier, a conservé un bâtiment existant sur le terrain où il a construit de nouveaux locaux pour l’entreprise familiale. Aujourd’hui, il le regrette.
« On ne savait pas trop quoi en faire et comme il abritait plusieurs grosses machines difficiles à bouger, on a décidé de l’annexer à la nouvelle bâtisse et d’en faire un entrepôt. Mais on aurait dû le détruire car maintenant, c’est une contrainte car il n’est pas placé stratégiquement dans l’ensemble des locaux », explique Dany Diotte.
Les bâtiments existants peuvent aussi représenter un attachement affectif : si une entreprise familiale, par exemple, a été créée dans ces lieux, certains entrepreneurs pourraient hésiter à changer d’endroit. D’autant plus si des travaux plus ou moins récents ont été réalisés.
Mais, même dans ce cas, « il ne faut pas se sentir lié au bâti ni aux investissements qui y ont été faits, martèle Benoit Cochet. Si les locaux ne sont plus adaptés à l’activité de l’entreprise, il ne faut pas s’accrocher, même si on a fait des rénovations récemment pour une grosse somme.»
