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Les employés sont les plus touchés par la réorganisation des espaces de travail. C’est souvent par eux que passera le succès ou l’échec de cette opération. Les consulter permet de prendre de meilleures décisions tout en les associant au processus.
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La spécialiste du volet humain des relocalisations de lieux d’affaires à eZ-change, Ève Zeville, a souvent accompagné des entreprises dans cette opération délicate : la réorganisation des espaces de travail. Elle a été témoin de la force d’attraction de certaines « modes » comme les espaces ouverts ou le benching, tout autant que de la force de l’argument financier. Il est tentant, pour une entreprise, de réduire le nombre de pieds carrés par poste de travail afin de réaliser des économies. Bien d’autres considérations entrent en ligne de compte, comme la productivité, l’image de marque de l’entreprise ou encore la rétention des employés.«
Avant de se lancer dans les espaces ouverts, le benching ou autre tendance d’aménagement à la mode, il faut faire une étude approfondie des besoins des utilisateurs et de la nature du travail, prévient Eve Zeville. Quel est, par exemple, le niveau de collaboration, de concentration ou de confidentialité que nécessitent les tâches de chaque employé ? Si vous éludez ces questions, vous n’aurez pas les retombées souhaitées, car les espaces de travail des employés ne correspondront pas à leurs besoins et ils n’y adhéreront pas. Or, c’est cela la clé du succès. »
D’autant plus que les employés n’ont pas tous les mêmes attentes face à leur milieu de travail. « Les travailleurs ont différents tempéraments et donneront plus facilement leur pleine mesure dans un type d’environnement de travail plutôt qu’un autre, souligne Céline Gaudreault, designer et associée à Spatium. Certains ont besoin d’être isolés et éprouveront d’immenses problèmes de concentration dans une aire ouverte, alors que d’autre y seront très à l’aise. Ça aussi, ça compte. »
Savoir consulter
Qui de mieux placé pour décrire la nature d’une tâche et les besoins des travailleurs que les employés eux-mêmes ? Un changement aussi majeur que la réorganisation des espaces de travail bénéficiera donc grandement d’une consultation. Cela évite aussi les erreurs bêtes. « Je me souviens d’une entreprise qui avait totalement adopté l’aire ouverte pour favoriser la collaboration dans son équipe de 15 travailleurs, raconte Julie Carignan, psychologue organisationnelle et associée de SPB Psychologie organisationnelle. Cela fonctionnait très bien. Sauf pour deux employés, légalement obligés de tenir certains échanges avec des clients dans la plus grande confidentialité. Soudainement, ils n’avaient plus de lieu pour le faire. L’entreprise a dû revoir son design et leur créer un espace. Une simple consultation aurait évité cet écueil. »
Consulter, c’est aussi ouvrir le dialogue. C’est une occasion de valider le projet auprès des employés et de leur expliquer les objectifs. Plusieurs approches peuvent convenir, tout dépendant de la taille de l’entreprise. Lorsque le nombre d’employés est important, le groupe de discussion est un outil fort utile, à condition de choisir un échantillon représentatif en termes de groupes d’âge, types de tâche, niveaux de responsabilité, etc. Au besoin, l’information peut être être complétée par un sondage administré à l’ensemble des travailleurs.
Consulter ne veut pas dire abandonner sa prérogative de décider. Cet aspect doit être clairement communiqué aux travailleurs, note Julie Carignan. « Il faut gérer les attentes, croit-elle. Les employés doivent comprendre que leur opinion sera prise en compte, mais que ce sont les dirigeants qui décideront, en bout de ligne. À l’inverse, les dirigeants doivent être réellement ouverts à intégrer ces opinions dans leur réflexion, et comprendre que cela ne diminue pas leur autorité. »
