L’entreprise Herman Miller a récemment lancé une gamme d’objets connectées qui enregistrent les préférences de l’utilisateur. Lorsqu’un employé s’installe à un poste de travail non attitré, il retrouve instantanément son mobilier réglé à la bonne hauteur. [Photo : Herman Miller]
Les entreprises utilisent les grands moyens pour transformer les bureaux, car elles ont compris toute l'importance que ceux-ci ont sur le bien-être, la santé et donc de la productivité des employés. Pour les y aider, les nouvelles technologies font leur apparition.
Le vent de changement qui souffle dans les espaces de travail soulève des défis et crée des occasions pour les entreprises. La technologie est là pour répondre aux besoins émergents qui résultent de cette évolution. Entre l'aménagement de bureaux ouverts dotés de petits espaces collaboratifs ou silencieux et le développement du télétravail ainsi que des postes de travail non désignés, les employés sont de moins en moins rivés au même bureau et se promènent de plus en plus leur ordinateur portable sous le bras. « L'expérience de travail devient de plus en plus morcelée, constate Claudine Bonneau, professeure au département de management et de technologie de l'UQAM. La technologie permet alors de jouer un rôle dans la création d'un espace commun. »
Aujourd'hui, les entreprises sont nombreuses à utiliser Slack, Skype ou Workplace by Facebook, qui rendent la culture communicationnelle plus ouverte et transparente que le courriel. « Ces plateformes favorisent le partage des connaissances dont les milléniaux sont friands et le développement de la mémoire transactive des employés, c'est-à-dire qu'ils savent qui travaille sur quoi », ajoute-t-elle.
Partager un bureau virtuel
Certaines entreprises vont encore plus loin pour encourager la cohésion des équipes malgré des configurations de travail non traditionnelles. C'est le cas de la PME Nubik. Cette entreprise technologique emploie 75 personnes, mais son bureau montréalais ne compte que cinq postes de travail. Pour s'assurer d'attirer les meilleurs employés, Nubik a dès le départ fait le choix du télétravail. « Les individus les plus talentueux ne sont pas forcément à Montréal », justifie Alexandre Boyer, vice-président aux opérations.
Son équipe se répartit entre Sherbrooke, Trois-Rivières, Toronto, Ottawa et les Laurentides ou encore les provinces maritimes. Afin que l'entreprise reste unie malgré la distance, Nubik a créé un espace de travail virtuel grâce à Sococo. Conçu pour la gestion des travailleurs à distance, cet outil en ligne propose un bureau virtuel composé de différentes pièces, où chacun est identifié par un avatar et peut modifier son statut selon qu'il est disponible ou occupé. « On peut toquer à la porte de bureau d'une personne et entamer une conversation par l'intermédiaire de la caméra, explique Alexandre Boyer. Les gens trouvent cela fantastique de pouvoir accéder à un collègue en un clic tout en bénéficiant des avantages du télétravail : productivité accrue, meilleure conciliation travail-famille... »
Le pouvoir des capteurs
Autre tendance en émergence : l'apparition des objets connectés. Le fabricant de mobilier de bureau Herman Miller a récemment lancé une chaise et une table connectées qui enregistrent les préférences de l'utilisateur. Lorsqu'un salarié s'installe à un poste de travail non attitré, il retrouve instantanément sa table et son siège réglés à la bonne hauteur. « Bientôt, il sera possible de réserver sa table grâce à ce système baptisé Live OS », précise Jean-François Demers, qui représente l'entreprise au Québec.
En posant des capteurs dans ses locaux, une entreprise peut également recueillir des données sur l'utilisation des bureaux et ainsi savoir par qui et à quel moment sont occupés les différents espaces. Ces informations précieuses vont aider les gestionnaires à prendre des décisions en matière de réorganisation et de rationalisation des aires de travail.
En théorie, cela semble aisé, mais dans les faits, c'est plus compliqué. « Les personnes sont parfois attachées à un espace même si elles l'utilisent très peu », observe Ygal Bendavid, professeur au département de management et de technologie de l'UQAM et spécialiste de l'Internet des objets. Il n'est pas rare de voir des employés modifier leurs comportements d'utilisation d'un bureau afin d'éviter de le perdre. Des capteurs connectés permettent aussi aux entreprises de fluidifier le travail et d'économiser du temps. « Par exemple, on peut suivre le parcours d'un dossier et savoir en temps réel sur le bureau de quel salarié il est posé », explique-t-il.
Au-delà des possibilités techniques offertes par ces technologies, leur intégration aux espaces de travail se heurte à des considérations éthiques. « Cela pose des questions importantes au sujet du respect de la vie privée de l'employé et de la sécurité informatique de l'entreprise », résume M. Bendavid.
L'arrivée des robots conversationnels
À l'avenir, les agents conversationnels, ou assistant virtuel aussi appelés chatbots, devraient également s'imposer de plus en plus dans les espaces de travail. « Les employés devenant de plus en plus mobiles, ils vont se servir encore davantage de leur téléphone intelligent », indique Mme Bonneau.
Ces agents conversationnels contribuent à simplifier la vie des employés et leur font gagner du temps en leur permettant de planifier des réunions, de réserver des salles ou encore de trouver des réponses à des questions récurrentes et d'accomplir plus facilement des tâches administratives comme le remplissage des notes de frais. Les chatbots se font encore timides dans les bureaux québécois pour le moment, mais l'existence de robots pouvant se greffer à des plateformes connues comme Slack devrait en faciliter l'adoption. Par exemple, les chatbots de gestion des réunions MeetingBot et Joanbot peuvent être ajoutés à Slack.
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