Économiser au bureau

Publié le 19/10/2010 à 12:34, mis à jour le 19/10/2010 à 12:51

Économiser au bureau

Publié le 19/10/2010 à 12:34, mis à jour le 19/10/2010 à 12:51

Pour faire face à la crise, voire même y survivre, l’organisation a dû s’alléger parfois de façon assez accélérée. Sa pérennité passe désormais par l’efficacité de ses dépenses. Mais où couper quand on pense avoir déjà fait le tour ? Quelques idées pour alléger la facture sans se priver de l’essentiel.

> Proposer des vacances non payées : certains employés acceptent volontiers d’avoir plus de temps à eux pour réaliser des projets personnels ou s’occuper d’un proche. Étonnamment, les congés sans solde trouvent toujours preneurs.

> Instaurer le télétravail : évaluer quelles tâches peuvent être effectuées à distance. De la traduction au service à la clientèle en passant par le soutien aux TI et la e-facturation, les employés n’ont pas tous à être sur place. Les besoins en espace sont réduits et d’importantes économies sur les coûts de chauffage, climatisation, assurance peuvent être réalisés. Peu d’employés se plaignent de travailler à partir de la maison. De leur côté, ils réduisent leurs dépenses en transport, en essence et perdent moins de temps en déplacements.

> Réduire l’espace de travail : louer un espace de location extérieur pour entreposer des archives coûte moins cher que les mètres carrés occupés dans une tour du centre-ville. Une sonnerie annonçant l’arrivée des visiteurs peut-elle servir de réceptionniste ? A-t-on besoin d’un si grand hall d’entrée ou d’une salle d’attente si imposante ?

> Diminuer sa demande énergétique : climatiser l’été, chauffer l’hiver et éclairer des bureaux vides la nuit et les week-ends… est-ce vraiment utile ? Dans les aires communes, couloirs, toilettes, on peut réaliser des économies appréciables en retirant un néon sur deux ou en utilisant des ampoules moins énergivores. On peut également installer des thermostats programmables et des détecteurs de mouvement sur les appareils d’éclairage. Enfin, quand le dernier employé quitte les lieux, il peut éteindre toutes les lumières.

> Limiter les voyages de formation : les outils technologiques permettent de remplacer les déplacements par des réunions avec des discussions en temps réel et la possibilité de voir les interlocuteurs sur écran. Retenir les services de ressources locales pour dispenser les formations indispensables est également une bonne option. Aussi : opter pour des séminaires offerts sur le Web. Certains sont gratuits.

> Négocier en groupe des contrats de service : vous êtes situé dans un parc industriel ? Créer avec des entreprises voisines un comité d’achat de services pour négocier ensemble les coûts des contrats de tonte de la pelouse, de lavage de vitres, de déneigement des aires de stationnement, des trottoirs et des toits.

> Inventorier ses dépenses en fournitures de bureau : faut-il vraiment fournir des Post-it, des surligneurs, des chemises de classement de toutes les couleurs ? L’imprimante et le photocopieur couleurs sont-ils essentiels ? L’agenda papier peut-il être remplacé par une version électronique ? Poser la question, c’est y répondre !

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