(Photo: 123RF)
BLOGUE INVITÉ. Avec un certain retour à la normale engendré par la vaccination, et alors que les organisations mettent en place leur stratégie de retour au travail pour les employés de bureau, qu’en est-il des administrateurs et des conseils d’administrateurs ? Pour ceux-ci l’automne sera-t-il virtuel ou présentiel ? État des lieux.
Pour certains conseils d’administration, il existe encore trop d’incertitude en ce qui a trait à l’évolution de la pandémie et au comportement du variant Delta pour entrevoir un retour en présentiel. Dans les circonstances, pourquoi précipiter cette décision ou risquer une contamination ?
Pour ces conseils d’administration, la preuve étant faite que les rencontres virtuelles fonctionnent bien et n’entravent pas l’efficacité des travaux, ils poursuivent leurs travaux en mode virtuel jusqu’à nouvel ordre. La situation est réévaluée régulièrement, bien qu’ils reconnaissent que 2022 devrait voir la reprise de leurs travaux en personne.
Le retour dans la salle de conseil privilégié
Pour d’autres, le retour physique dans la salle de conseil s’effectue dès à présent. Selon un sondage de PwC réalisé au début de l’été auprès de 160 administrateurs américains, c’est le cas pour 43 % des organisations sondées. Ces administrateurs considèrent que les discussions sont plus prolifiques en personne et les échangent informels avant et après les rencontres leur manquent. La distance des derniers mois affecte également l’esprit de corps des conseils d’administration.
Une PDG de PME nous confiait : «J’ai apprécié avoir mon CA à portée de main pour des rencontres virtuelles au cours des 18 derniers mois. Par contre, le fait d’être tous dans la même pièce change le ton des échanges. C’est plus dynamique. Je peux lire le langage non verbal plus facilement. Les distractions sont également moins nombreuses. Je suis vraiment heureuse de les retrouver».
Les organisations qui ont fait le choix du retour en présentiel offrent à leurs administrateurs un environnement qui permet la distanciation sociale. Plusieurs administrateurs nous ont d’ailleurs informés que la double vaccination était requise pour le retour en personne.
Et la formule mixte...
D’autres conseils optent pour un mode mixte ou un mode alterné. Dans le premier cas, les rencontres de conseil d’administration se tiennent en présentiel, et les rencontres de comités en virtuel. Pour les seconds, une rencontre est tenue en personne et la suivante en mode virtuel.
Plus rares, des organisations choisissent le mode de la rencontre selon les sujets à l’ordre du jour. Lorsque la rencontre revêt un caractère stratégique ou que les sujets à discuter sont délicats ; la rencontre se tient en personne. Pour les rencontres plus routinières, le mode virtuel est privilégié.
Finalement, des conseils d’administration ont retenu un mode hybride, avec des administrateurs présents physiquement et d’autres présents de façon virtuelle au sein de la même rencontre.
Plusieurs administrateurs apprécient cette multiplicité de modes. D’ailleurs, 34% des administrateurs sondés par PwC indiquent que les conseils d’administration au sein desquels ils siègent sont plus flexibles et permettent aux administrateurs de choisir le mode de participation qui leur convient le mieux personnellement. Pour eux, cette possibilité d’alterner en divers modes combine le meilleur des deux mondes. Le virtuel booste leur productivité individuelle en limitant les déplacements et en privilégiant la conciliation vie professionnelle/vie personnelle et le présentiel permet la collégialité et l’esprit de corps.
Certains voient dans la possibilité de tenir des rencontres virtuelles, un encouragement à la diversité géographique au sein des conseils. Avec la virtualité, on dit au revoir à la barrière de la distance. Aujourd’hui, difficile de justifier qu’une organisation de nature provinciale soit uniquement composée d’administrateurs issus d’une même région!
Impacts sur la rémunération
Au lendemain de la pandémie, nombre de conseils d’administration ont ajusté la rémunération pour la participation à des rencontres virtuelles. Autrefois, il était commun que le jeton de présence pour une rencontre à distance représente 50% de la valeur d’une participation en personne. Avec la COVID, plusieurs organisations ont reconnu que l’effort était le même et offrent désormais la parité entre la rémunération pour une rencontre en personne ou à distance. Pour les organisations consultées en préparation de ce billet, rien n’indique que cette situation revienne à son mode prépandémie. L’ajustement du jeton de présence est enraciné!
L’automne de votre conseil d’administration sera-t-il virtuel ou présentiel? C’est à votre discrétion. Toutefois, peu importe le choix de votre organisation, il apparaît essentiel de consulter individuellement les administrateurs sur la question du retour dans la salle du conseil. On peut prendre le pouls en rencontre, mais une conversation avec chacun ou un sondage permet de sonder la position de chacun. Au cours des derniers mois, nous avons pu constater que chacun vit la COVID à sa façon, et tous ne sont pas à l’aise de s’exprimer publiquement sur une situation personnelle ou particulière. D’où l’importance de la conversation individuelle.
