Les 4 (+3) secrets d'une réunion de travail réussie

Publié le 26/01/2017 à 06:06

Les 4 (+3) secrets d'une réunion de travail réussie

Publié le 26/01/2017 à 06:06

Il faut, entre autres, qu'il y ait du positif pour tous... Photo: DR

Pas le choix, les réunions font partie de votre quotidien au travail. Et ce, même si vous avez la furieuse impression d'y perdre votre temps, à tel point que vous vous croisez les doigts à chaque fois pour qu'elle ne dure pas trop longtemps (c'est que vous savez fort bien qu'il vous faudra rester plus tard au bureau la journée même, dans l'espoir de «récupérer le temps perdu»...). Est-ce que je me trompe?

Bon. Maintenant, il convient de voir comment vous pourriez corriger le tir. Gagneriez-vous à aller à moins de réunions que d'habitude? À les écourter? Ou encore, à changer votre propre attitude lors des réunions barbantes, histoire de les rendre enfin intéressantes? Hum... Comment savoir?

Eh bien, j'ai une bonne nouvelle pour vous, aujourd'hui. Une excellente nouvelle, même. C'est que j'ai mis la main sur une véritable pépite, une étude datant de 1992 qui dévoilait les trucs pratiques les plus efficaces pour, d'une part, atteindre le but visé par la réunion en question, et d'autre part, permettre à chacun des participants d'en ressortir satisfait. Cette étude était intitulée Impact of meeting procedures on meeting effectiveness et avait été signée par : Glenn Littlepage, professeur de psychologie à l'Université d'État du Middle Tennessee à Murfreesboro (États-Unis), assisté de l'une de ses étudiantes de l'époque, Carol Nixon. Regardons ça ensemble.

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Les deux chercheurs américains ont interrogé en profondeur 67 salariés oeuvrant dans toutes sortes de secteurs d'activités (manufacture, ingénierie, etc.), en s'intéressant surtout aux procédures en vigueur dès lors qu'il s'agit de tenir une réunion de travail ainsi qu'aux résultats obtenus, en général, à l'issue de chacune d'elles.

Après analyse des réponses données, ils ont mis au jour le fait que l'efficacité d'une réunion tenait, en vérité, à la combinaison de quatre facteurs :

> Une préparation soignée. Il faut qu'un leader soit désigné. Que celui-ci concocte l'ordre du jour. Qu'il prenne soin de convoquer les bonnes personnes, tout en veillant à ce qu'il n'y ait pas trop de monde assis en même temps autour de la table (l'idéal est, en général, qu'il n'y ait pas plus de huit personnes). Et qu'il demande à chacun d'eux d'effectuer les travaux préparatoires nécessaires, puis de partager ceux-ci avec tous les autres avant que la réunion n'ait lieu (l'idée n'est pas de lancer l'éventuel débat avant la réunion-même, mais de permettre à chacun de peaufiner ses arguments à l'avance).

> Une bonne gestion du temps. Le leader désigné doit agir comme le gardien du temps durant toute la réunion. Il se charge de démarrer la réunion pile à l'heure, sans aucune pitié pour les retardataires (renvoyés en étant invités à se montrer ponctuels la prochaine fois). Il veille à ce que, sauf exception, les interventions de chacun ne dépassent pas trois minutes. Il s'assure que la réunion se termine bel et bien à l'heure prévue, en prenant soin de consacrer les cinq dernières minutes à la récapitulation de ce qui a été dit et décidé durant la réunion.

> Un focus constant sur l'objectif visé. Le leader doit, de surcroît, rester vigilant quant à tout ce qui est dit durant la réunion : si jamais quelqu'un s'aventure en-dehors de l'ordre du jour, il lui faut immédiatement intervenir pour remettre la discussion sur les bons rails. Il lui faut considérer que le temps de chacun est précieux, à tel point que toute diversion ou digression est une véritable nuisance. C'est que la réunion entendre atteindre un but précis et il est vital de l'atteindre dans le temps imparti. D'ailleurs, un bon moyen d'éviter tout dérapage consiste à répéter, dès le tout début de la réunion, l'objectif visé et de demander la confirmation orale de chaque participant que cela lui convient bel et bien.

> Une communication franche et ouverte. Intègre et impartial, le leader doit considérer qu'il est bon que toute idée constructive soit émise, et non pas jugée d'emblée, voire censurée d'office. Chacun doit, donc, se sentir bien à l'aise de partager avec les autres les idées qui lui viennent en tête, à partir du moment où il est convaincu qu'elles le méritent – sans craindre, par exemple, de représailles de la part du boss dont il vient de tacler l'idée phare. La règle est dès lors que les autres devront rebondir sur l'idée émise non pas – comme nous le faisons presque toujours – par un «oui, mais...» (qui vise à casser l'idée en question), mais par un «oui, et...» (qui force à aller plus loin dans la réflexion commune).

Ce n'est pas tout! Les deux chercheurs américains ont aussi découvert que d'autres facteurs entraient en ligne de compte dans le succès d'une réunion de travail, même s'ils sont, c'est vrai, d'une importance moindre. Voici les trois principaux :

> Une participation active de chacun des participants. Il est crucial que personne ne se tourne les pouces (ou plutôt, consulte en douce ses courriels sur son cellulaire) pendant que les autres débattent.

> Du positif pour tous. Il importe que chaque participant ressorte de la réunion avec du positif en lui. Par exemple, le leader doit absolument éviter que l'un d'eux ait la sensation que son idée «géniale» vient d'être démolie par «une bande d'imbéciles», ou pis, par «sa propre bêtise ou incompétence». Pourquoi? Parce qu'une réunion réussie n'a jamais des gagnants et des perdants, mais que des gagnants : gagnant parce que son idée a été améliorée par les autres; gagnant parce que les autres ont montré de l'intérêt à chacune de ses suggestions; etc.

> Une projection commune dans le futur. Le leader doit s'attacher à ce que chaque participant ressente l'envie de contribuer au plan de match établi ensemble. L'idée, c'est que les uns et les autres aient à coeur d'exprimer leurs talents naturels dans la cadre de la concrétisation de la solution trouvée en commun. Un besoin viscéral né au fil de la discussion, après avoir discuté en profondeur des différents options identifiées, de la meilleure d'entre elles et des moyens concrets à mettre en oeuvre pour la transformer en solution.

Voilà. Vous savez tout, à présent. Vous connaissez les 4 secrets d'une réunion réussie – qui ne sont pas forcément une grande surprise, mais dont on néglige trop souvent de réellement tenir compte dans notre quotidien au travail. Et surtout, je pense, trois autres petits secrets qui devraient vous permettre de faire une vraie différence par rapport à d'habitude : par exemple, aviez-vous jamais songé à l'impact potentiellement catastrophique du fait qu'il y ait un perdant à une réunion (soyons francs, une hypothèse que nous écartons du revers de la main, en nous disant que tout ce qui compte, c'est d'avoir identifié la meilleure solution qui soit, et non pas l'orgueil flêtri de l'un des participants)? c'est que la réunion se solde dès lors non pas par une union, mais une désunion, avec tous les problèmes que cela peut créer par la suite. Vous voyez...

Bref, il ne vous reste plus qu'à passer à l'action. Et ce, sans tarder, dès votre prochaine réunion.

En passant, l'écrivain français Alphonse Karr aimait à dire : «Le bon sens réunit tout d'abord la majorité... mais contre lui».

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À propos de ce blogue

EN TÊTE est le blogue management d'Olivier Schmouker. Sa mission : aider chacun à s'épanouir dans son travail. Olivier Schmouker est chroniqueur pour le journal Les affaires, conférencier et auteur du bestseller «Le Cheval et l'Äne au bureau» (Éd. Transcontinental), qui montre comment combiner plaisir et performance au travail. Il a été le rédacteur en chef du magazine Premium, la référence au management au Québec.

Olivier Schmouker

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