Les 10 principes d'une parfaite organisation du travail

Publié le 09/11/2015 à 06:05

Les 10 principes d'une parfaite organisation du travail

Publié le 09/11/2015 à 06:05

«Il nous arrive d'entreprendre une tâche et de réaliser que la sous-tâche amorcée n'est pas celle que nous aurions dû amorcer, mais une autre. Du coup, nous passons de l'une à l'autre. Et il se trouve que la sous-tâche ainsi mis en attente n'entame pas vraiment nos capacités cognitives puisque notre cerveau que ce n'est qu'une question d'instants avant qu'on s'y remette.

«À la maison, lorsqu'on prépare un repas par exemple, on peut surveiller la cuisson du rôti (première tâche), en s'interrompant pour préparer la sauce de la salade (seconde tâche). dans ce cas, le cortex fronto-polaire ne les considère pas comme deux tâches distinctes, mais comme une séquence d'actions dans une même activité - la préparation du repas. C'est une région de l'hémisphère frontal gauche, précisément l'aire de Broca, qui va permettre de gérer les différentes tâches. Et le tour est joué, sans même y prêter garde!»

Qu'est-ce que tout cela signifie pour votre quotidien au travail? Qu'il existe des moyens de mieux s'organiser, et donc d'être plus efficace lorsqu'il nous faut accomplir plusieurs choses à la fois. C'est ainsi que le psychiatre américain Edward Hallowell préconise dix recommandations pour gagner en décontraction et en performance au bureau. Ce sont, si l'on veut, les 10 commandements d'une bonne organisation de travail :

1. Débutez chaque semaine par une phase de planification. Notez sur un agenda les deadlines et rendez-vous importants, reportez les pense-bêtes des jours précédents.

2. Êtes-vous du matin ou de l'après-midi? Organisez votre journée en fonction de vos moments les plus productifs.

3. Fixez-vous des limites. Les limites de temps rendent plus supportables les activités désagréables, donc lancez-vous en vous imposant des contraintes horaires.

4. Débarrassez-vous de la liste 'Peut-être plus tard'. Décidez maintenant ce qui vaut vraiment la peine d'y consacrer temps et efforts. Et jetez aux oubliettes tout le reste.

5. Faites au moins une tâche déplaisante en matinée. Pourquoi? Parce que cela permet d'éviter de la remettre heure après jour, indéfiniment.

6. Équilibrez votre journée. En programmant des activités appréciables entre celles qui plaisent moins.

7. Séquencez les tâches complexes. Découpez les activités longues et fastidieuses en séquences de 30 minutes maximum.

8. Prévenez les interruptions. Éteignez votre cellulaire, fermez votre boîte de courriels,... Sans distractions, vous pouvez accomplir bien plus dans un délai plus court.

9. Évitez de surplanifier. Une fois qu'un plan est ébauché, lancez-vous. Il n'a pas besoin d'être parfait.

10. Récompensez-vous. Pour vos réalisations et vos réussites. Ou même, juste pour vos efforts!

Voilà. Vous êtes à présent en mesure de délester votre cerveau de tout le superflu, pour qu'il puisse fonctionner à la perfection sur ce qui le mérite vraiment. Testez ces 10 commandements, vérifiez par vous-même leur pertinence, et n'hésitez pas à m'en donner des nouvelles.

En passant, le prix Nobel de médecine François Jacob a dit dans Le Jeu des possibles : «L'esprit est un produit de l'organisation du cerveau, tout comme la vie est un produit de l'organisation des molécules».

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À propos de ce blogue

EN TÊTE est le blogue management d'Olivier Schmouker. Sa mission : aider chacun à s'épanouir dans son travail. Olivier Schmouker est chroniqueur pour le journal Les affaires, conférencier et auteur du bestseller «Le Cheval et l'Äne au bureau» (Éd. Transcontinental), qui montre comment combiner plaisir et performance au travail. Il a été le rédacteur en chef du magazine Premium, la référence au management au Québec.

Olivier Schmouker

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