Comment rendre vos réunions mémorables?

Publié le 25/05/2016 à 07:15, mis à jour le 25/05/2016 à 16:48

Comment rendre vos réunions mémorables?

Publié le 25/05/2016 à 07:15, mis à jour le 25/05/2016 à 16:48

Une idée, c'est de plonger sans hésiter dans une piscine à balles! (Photo: Olivier Schmouker)

Un homme et une femme déambulaient hier après-midi au bord d’une fausse piscine rose, collés l’un à l’autre sous un petit parapluie rose afin de se protéger de la petite neige artificielle qui tombait délicatement sur eux. Tout sourires, ils papotaient et ricanaient, comme s’ils étaient seuls au monde alors qu’ils se trouvaient dans un coin de l’immense hangar de l’Arsenal, au beau milieu des quelque 5.000 participants à l’événement C2 Montréal 2016.

Que se sont-ils ainsi dit? Eux seuls le savent et le sauront jamais : avant d’embarquer tous les deux sous ce petit parapluie rose durant une poignée de minutes, ils ne se connaissaient ni d’Ève ni d’Adam. C’est d’ailleurs là tout l’intérêt de cette expérience intitulée Parapluie : deux inconnus ont l’occasion de se rapprocher et d’échanger sans filtre des idées sur des sujets qui les intéressent. En toute intimité, juste eux deux, tandis que les milliers d’autres participants se bousculent ici et là, qui pour assister à une conférence, qui pour participer à un atelier.

Cet homme et cette femme étaient beaux. Ils rayonnaient de joie de vivre. Ils pétillaient visiblement d’idées. Bref, ils étaient sous le charme de l’expérience qu’ils étaient en train de partager. Et c’est en voyant cette magie se produire sous me yeux que je me suis dit qu’il y avait ici, à C2 Montréal, une mine de sources d’inspiration plus fantastiques les unes que les autres.

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Je suis alors parti explorer chaque recoin, histoire de vous trouver des idées originales pour rendre vos prochaines réunions plus efficaces que jamais. Voici ce que j’ai trouvé :

> Plongez dans une piscine à balles

À C2 Montréal, il y a quatre bassins de différentes grandeurs, répartis sur trois paliers différents. Lorsqu’on y pénètre il arrive que seule la tête dépasse. L’intérêt, c’est qu’on peut s’y plonger comme si c’était de l’eau, et flotter sans couler. Oui, on peut ainsi se mettre à discuter avec nos voisins de piscine en état d’apesanteur.

Imaginez-vous maintenant en réunion de travail dans une telle piscine! Il est clair que celle-ci serait mémorable, et que vous en ressortiriez avec les idées les plus incroyables que vous ayez jamais eues. (À noter qu’il n’est pas si farfelu que ça d’en organiser vraiment une : les balles en plastique ne valent presque rien, et il suffit d’en acheter assez pour remplir un petit bureau.)

> Demandez son avis à un inconnu

Dans un coin pendent du ciel des combinés de téléphone de toutes les couleurs : un bleu, un blanc, un rouge, etc. Il suffit d’en prendre un au hasard et on entre aussitôt en contact avec quelque d’autre qui est à l’autre bout du fil, sans qu’on sache de qui il s’agit, si ce n’est que c’est lui aussi un participant à l’événement. Et l’échange d’idées peut alors avoir lieu, dans le plus pur anonymat.

Imaginez maintenant que quelqu’un d’anonyme participe à votre prochaine réunion, via le téléphone placé au milieu de la table. Cela pimenterait sûrement la discussion, ou à tout le moins l’orienterait vers une direction inattendue, voire inespérée.

> Faites un tour en bateau

Comme C2 Montréal se tient juste à côté du canal Lachine, un petit navire - avec commandant et équipage - invite chacun à faire un petit tour sur l’eau. Une dizaine de personnes peuvent monter à bord, et donc discuter avec leurs voisins immédiats de ce qui leur passe par la tête, tout en s’imprégnant du paysage, à l’image de ces cyclistes qui filent sur la piste cyclable de la berge opposée. Bref, une occasion en or de se changer les idées.

Imaginez maintenant que, vous aussi, vous teniez une réunion sur une petite embarcation glissant au fil de l’onde. Prendre ainsi l’air donnerait, à n’en pas douter, un nouveau souffle à vos idées.

Inspirant, n’est-ce pas? Je vous l’avais bien dit.

Néanmoins, j’en vois d’ici certains qui tiquent un peu, en se disant quelque chose du genre «OK, ça a l’air le fun tout ça et c’est peut-être faisable, mais je doute que ça donne un résultat intéressant : une réunion, ce n’est pas rigoler juste ensemble, tout de même...» Est-ce que je me trompe? Hum… Je ne pense pas.

C’est pourquoi je vais vous donner de ce pas quelques recommandations pour mettre l’une de ces idées en application. Ces recommandations proviennent de Neil Stevenson, l’un des hauts-dirigeants du studio de design américain IDEO. Ce designer s’est en effet récemment donné comme mission d’inventer une réunion qui serait «zéro chiante», et après s’être arraché des cheveux par poignées pour trouver une solution à cet épineux problème, il a fait vivre à des cobayes une expérience inédite…

À l’occasion d’une conférence sur la meilleure façon de faire sortir des idées originales aux gens lors d’une réunion de travail, il s’est amusé à les réunir dans une salle de classe d’école quelconque, puis à leur présenter un interminable PowerPoint sur les plus récentes découvertes en matière de neuroscience et de créativité, enfin à leur demander d’indiquer individuellement sur un agenda les heures de la semaine écoulée où ils ont vraiment fait travailler leur imagination.

Lorsqu’il a perçu que le ras-le-bol était sur le point de gagner tout le monde, il est allé ouvrir une porte au fond de la classe et a invité chacun à le suivre. Sans donner d’explication. Là, une autre pièce, vide mais aux couleurs chaleureuses. Au centre, un drôle de support, un peu comme un mini-sapin de Noël en carton.

M. Stevenson a demandé à chacun de télécharger un vidéo sur YouTube qui consiste en un foyer de cheminée dont les bûches ne cessent jamais de se consumer, de lancer le vidéo, puis de placer son cellulaire sur l’un des supports du petit sapin en carton. Et tout naturellement, les participants se sont assis en cercle autour du feu de cheminée commun.

Une guitare a été sortie. Une chanson a démarré. Et les discussions se sont enchaînées d’elles-mêmes, plus passionnantes les unes que les autres : l’un a raconté que les meilleures idées lui venaient toujours le matin, au réveil, et qu’il avait fait une habitude de les retranscrire sous la forme de gribouillages; une autre, qu’elle se purifiait des idées parasites en faisant du jogging le midi, si bien qu’elle avait toujours des idées neuves en après-midi; etc.

En résumé, pour tenir une réunion à la fois originale et efficace, il convient, selon M. Stevenson, de procéder en cinq étapes :

1. Démarrez la réunion de manière conventionnelle, puis amenez les participants à faire un pas en-dehors de leur zone de confort.

2. Confisquez tous les cellulaires.

3. Trouvez une astuce pour que personne ne se plaigne de la confiscation de son cellulaire.

4. Jouez de la musique ensemble.

5. Invitez chacun à partager avec les autres une anecdote personnelle, en lien avec le sujet de la réunion.

Voilà. Suivez ces simples recommandations, et le tour sera joué!

En passant, l’écrivain belge Georges Simenon a dit dans Le Bourgmestre de Furnes : «Les événements mémorables ne ressemblent jamais à ce qu’on attend d’eux».

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À propos de ce blogue

EN TÊTE est le blogue management d'Olivier Schmouker. Sa mission : aider chacun à s'épanouir dans son travail. Olivier Schmouker est chroniqueur pour le journal Les affaires, conférencier et auteur du bestseller «Le Cheval et l'Äne au bureau» (Éd. Transcontinental), qui montre comment combiner plaisir et performance au travail. Il a été le rédacteur en chef du magazine Premium, la référence au management au Québec.

Olivier Schmouker

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