Comment bien accueillir un nouvel employé... à distance?

Publié le 16/12/2020 à 07:00

Comment bien accueillir un nouvel employé... à distance?

Publié le 16/12/2020 à 07:00

Miser sur le tout numérique est une erreur... (Photo: Tyler Lastovitch pour Unsplash)

BLOGUE. Vous venez de recruter un nouvel employé, peut-être bien à la suite de plusieurs entretiens menés à distance, oui, de manière virtuelle grâce à Zoom et autres Teams. Et vous savez que le coup de main qu’il pourra donner à l’équipe en place ne sera pas de trop. Loin de là.

Parfait. Mais voilà, comment allez-vous l’accueillir, à présent? Car ce n’est pas à l’aide d’une réunion en ligne quotidienne que le nouveau venu sera en mesure de s’intégrer à l’équipe, de saisir les subtilités de la culture d’entreprise, ou encore de briller par ses talents propres?

Alors? Comment s’y prendre? Et surtout, comment veiller à ce qu’il ne démissionne pas dans les semaines à venir, faute de parvenir à triper dans son nouveau quotidien professionnel?

La bonne nouvelle, c’est que je crois bien avoir déniché des conseils judicieux à ce sujet, des conseils émis par Florian Pradon, directeur, acquisition de talents, de Radio-Canada, des conseils qu’il a dévoilé dans l’ouvrage collectif «Réussir son télétravail!» (Les Éditions Transcontinental, 2020) piloté par l’entrepreneur Nicolas Duvernois.

Voici donc, pour vous, ce qu’en dit M. Pradon…

«Votre nouvel employé, il s’agit de bien l’accueillir et de s’assurer de son intégration en douceur dans l’équipe, note-t-il. Cette étape est critique, car elle peut avoir une très grande influence sur la suite de votre aventure ensemble. (...)

«Avec une réalité où tout se fait à distance, il serait tentant de mettre de la technologie partout pour s’assurer de tout automatiser, pour ne rien oublier. Oui, la technologie peut nous aider à simplifier ce processus, mais elle ne remplace pas l’essentiel: prendre le temps d’écouter et d’accompagner vos employés afin de bâtir une relation de confiance forte et durable.

«L’intégration est souvent centrée sur l’aspect professionnel: présentation de l’organisation, des outils de travail, lecture de documentation, etc. Mais ce faisant, on occulte totalement l’importance de l’intégration sociale de l’employé, pourtant incontournable! Un employé bien outillé et informé sera sûrement plus productif, mais restera-t-il longtemps dans votre organisation s’il ne trouve pas sa place parmi vos employés?

«À mon sens, nos “nouveaux” ont besoin de trois choses dans le cadre de leur intégration:

- Comprendre la vision, les valeurs de l’organisation et son propre rôle au sein de celle-ci pour être engagé;

- Maîtriser les outils de travail, les processus/méthodes de travail pour performer;

- Connecter avec les membres de l’organisation pour trouver sa place.

«Voici plusieurs mesures qui peuvent être prises pour y parvenir:

- Automatiser et numériser le plus possible tous les aspects administratifs du processus d’embauche (signature de contrat, des politiques internes, etc.). L’objectif est de pouvoir concentrer votre attention sur les questions et les attentes de l’employé.

- Organiser avec soin l’agenda des deux premières semaines du nouvel employé (rencontre avec son équipe, présentation de vos produits et services, etc.). L’objectif est ici de lui donner des points de repère. Il a besoin de reconnaître les personnes clés pour son travail.

- Désigner un mentor VOLONTAIRE qui prendra le “nouveau” sous son aile. Son rôle: partager son expertise technique, sa connaissance des méthodes de travail et des outils de collaboration. Le mentor est un ambassadeur de l’organisation, il a à coeur de partager son savoir, il est un digne représentant des valeurs de l’organisation. Ses qualités: empathie, patience et pédagogie.

- Inviter le “nouveau” à connecter avec ses collègues (5@7 virtuels, lunchs d’équipe, groupes de discussion, etc.). Il est important qu’il se sente reconnu pour son expertise, mais aussi pour ses passions et ses qualités humaines. Une bonne intégration passe aussi - surtout - par une intégration sociale. Car beaucoup trop de “nouveaux” se sentent seuls dans les premiers temps…

À ce sujet, mettez-le en contact avec un employé qui a le don naturel de connecter avec les autres et qui a à coeur l’intégration des nouvelles personnes. Le but est de permettre au “nouveau” de découvrir l’organisation grâce à des rencontres sociales. Les qualités de cet employé “connecteur”: écoute, ouverture et empathie.

- Envoyer un cadeau de bienvenue au nouveau venu, avec une surprise aux couleurs et aux valeurs de l’organisation. Cela contribuera énormément au sentiment d’appartenance (la déferlante de photos sur LinkedIn en atteste!). D’ailleurs, comment vous sentiriez-vous si, le jour de la finale, vous ne portiez pas les couleurs de l’équipe de sport dont vous êtes le fier partisan?

«Bref, en télétravail, votre organisation se résume à un simple écran dans votre salon ou votre bureau. Or, toute organisation ne se résume pas qu’à un simple écran. Elle est infiniment plus que ça. (...)

«D’où l’importance de perpétuer les rites et de valoriser les comportements qui sont le reflet de votre mission et de vos valeurs. Rien de mieux que des employés engagés pour y parvenir. Que de s’appuyer subtilement sur eux afin d’assurer la bonne intégration des nouveaux venus.»

Voilà. Tels sont les conseils pratiques de Florian Pradon pour bien accueillir votre nouvelle recrue… à distance. Des conseils, je le souligne, aussi simples qu’efficaces.

En passant, l’humoriste français Sim disait, pince-sans-rire: «Il vaut mieux être accueilli par quelqu’un à bras ouverts que par personne à Brazzaville».

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À propos de ce blogue

EN TÊTE est le blogue management d'Olivier Schmouker. Sa mission : aider chacun à s'épanouir dans son travail. Olivier Schmouker est chroniqueur pour le journal Les affaires, conférencier et auteur du bestseller «Le Cheval et l'Äne au bureau» (Éd. Transcontinental), qui montre comment combiner plaisir et performance au travail. Il a été le rédacteur en chef du magazine Premium, la référence au management au Québec.

Olivier Schmouker

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