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Si les progrès technologiques en communication permettent d’avoir accès à un plus grand nombre d’outils et de joindre beaucoup de monde en même temps tout en évitant les déplacements, il n’en demeure pas moins que certaines habiletés d’utilisation et précautions d’usage s’imposent pour ne pas perdre sa crédibilité. Car la crédibilité est une question de perception, et cette perception est plus sensible et propice à interprétation dans une communication virtuelle.
Aujourd’hui, je vous propose un topo sur les canaux de communication virtuelle que sont la conférence téléphonique et la vidéoconférence. Comment, en tant que gestionnaire, parvenir à établir un sentiment d’engagement de vos employés à distance ? Comment adapter votre style de communication selon la nature du message à transmettre ? Comment vous assurer de faire un suivi rigoureux des activités de chacun et de le motiver à réaliser ses objectifs si vous communiquez principalement à distance ?
Tout comme la réunion, la conférence téléphonique ou la vidéoconférence doivent être bien préparées (quel est l’objectif à atteindre ?) et rondement menées (bien planifier le déroulement) pour avoir le maximum d’impact. Ce sont deux canaux appropriés pour :
• Annoncer des nouvelles importantes ;
• Régler des problèmes spécifiques qui touchent plusieurs personnes ;
• Faire le suivi de projets.
Deux règles du jeu
1ère règle
Construire un engagement individuel et collectif des membres de l’équipe et une confiance mutuelle demande un certain doigté, voire quelques subterfuges, pour maximiser la portée de la collaboration virtuelle. Par exemple, vous pouvez choisir de commencer chaque vidéoconférence par un tour de table où chacun exprime ce qui le préoccupe ce jour-là ou ce qui l’inspire, afin de faire naître entre vos collaborateurs une forme de connivence et de connaissance mutuelle. Certains d’entre vous pourraient avoir le sentiment que l’équipe perd du temps en agissant de la sorte ; je leur dirais qu’en réalité elle ne fait que poser les bases d’une meilleure performance future.
2e règle
Puisque vous avez la responsabilité de mobiliser vos employés autour d’objectifs communs, il est important que vous établissiez avec eux une sorte de charte – ou de mode de fonctionnement – qui définit clairement les règles sur la manière de communiquer à distance : technologie utilisée, fréquence, délais de réponse requis, etc. Il est primordial que vous veilliez au respect de ces règles pour cultiver votre rôle de leader inspirant.
Deux principes de base
« Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément. »
Cette phrase, extraite de l’Art poétique de Boileau, date du XVIIe siècle et continue d’être citée de nos jours. Parce qu’elle est toujours vraie.
Le langage, c’est la voix : une voix faible et hésitante ne confère guère de crédibilité, ni celle qui hésite ou qui s’éteint à cause de la nervosité. Entraînez-vous ! Quand vous devez répondre à des questions, prenez le temps de bien écouter, et utilisez le ton juste. Les questions auxquelles vous répondez habilement font aussi grimper la perception de votre compétence.
Recherchez le feedback : ce n’est pas parce que vous avez fini de parler que la communication est terminée : il est important de vérifier si votre auditoire a bien reçu et compris le message. Prévoyez ce temps. Trop souvent, les gestionnaires négligent cette étape et ne comprennent pas que leurs directives ne soient pas suivies. Comment savoir si votre auditoire a bien compris ? Tout simplement en le lui demandant ! En supposant que vous posiez les bonnes questions et que vous écoutiez attentivement les réponses.
Conclusion
Il n’y a pas deux gestionnaires pareils ; vous ne communiquez donc pas forcément comme les autres. Toutefois, une chose est certaine : dès que vous acceptez que vous êtes responsable à 100% de l’impact que vous avez sur votre équipe, en direct ou à distance, vous consacrez à cette communication le temps et le sérieux qu’elle mérite dans votre gestion. Parce que vous souhaitez qu’on vous écoute et qu’on vous suive, n’est-ce-pas ?
