7 trucs pour optimiser vos réunions en mode virtuel

Publié le 26/03/2020 à 08:00

7 trucs pour optimiser vos réunions en mode virtuel

Publié le 26/03/2020 à 08:00

Veiller à garder l'attention de tous... (Photo: LSN/Unsplash)

BLOGUE INVITÉ. Par la force des choses, vous avez été plusieurs à expérimenter des rencontres à distance, ces derniers temps. Parfois, vous étiez alors en très grand groupe parce qu’il vous fallait participer à un colloque virtuel; d’autres fois, vous étiez simplement avec votre équipe ou vos collègues pour avancer des dossiers. Vous avez peut-être aussi suivi un programme de formation, ou encore avez-vous socialisé lors d’un 5@7 virtuel, par exemple pour souligner la promotion d’un de vos collègues.

L’avantage de plonger dans le mode virtuel en ce moment, c’est que nous sommes tous en apprentissage en même temps. Certes, certains utilisaient déjà ces différentes plateformes et y sont maintenant à l’aise. Toutefois, rares sont ceux qui enchaînaient rencontres après rencontres sur différents sujets et avec différentes personnes avant que les événements liés à la COVID-19 ne surviennent. À présent, les rencontres comme les programmes de formation virtuels sont incontournables, ne serait-ce que pour assurer la continuité de nos activités professionnelles.

J’ai ainsi pensé qu’il pouvait être intéressant de vous communiquer quelques conseils basés sur ma pratique en la matière des 10 dernières années, étant à la tête d’une entreprise qui dispense des programmes de formation à distance ayant pour but principal de développer les «soft skills». Mon intention est de vous permettre d’améliorer votre travail en mode virtuel. D’autant plus que je suis persuadée que, la crise passée, cette façon de travailler sera devenue incontournable.

Pour commencer, il est important de prendre conscience que lorsque nous sommes face à face, nous nous voyons à travers les yeux des autres. C’est ce qui nous incite parfois à nous sentir jugés ou même à avoir peur du jugement des autres. Lors des rencontres virtuelles, en plus de nous voir dans les yeux des autres, nous nous regardons à travers nos propres yeux, la caméra étant là, sous notre nez. Comme nous ne sommes pas habitués à nous voir ainsi et que nous avons souvent tendance à être très sévères envers nous-mêmes, nous voir à la caméra peut se révéler dérangeant, voire perturbant. D’où la nécessité de ne pas banaliser ce malaise, car il peut être la source d’une certaine résistance au mode virtuel. De saisir que cette réaction est normale, et quelle peut nuire - sans qu’on le réalise vraiment - au travail en mode virtuel (ex.: la sensation - erronée - d’avoir raté une discussion avec un client, etc.).

1. Se préparer à une rencontre à distance

Une recontre virtuelle ne se prépare pas comme une rencontre traditionnelle. Car ceux qui tentent de prendre un raccourci pour sauver du temps en copiant-collant leur animation ou leur façon de participer à une rencontre face à face lors d’une rencontre virtuelle perdent en efficacité.

Assurez-vous, donc, de faire le tour de la plateforme pour utiliser le plus possible les fonctionnalités disponibles. Faites des essais avec vos proches.

Assurez-vous notamment qu’on voit bien votre visage et que la luminosité est suffisante. Veillez aussi à ce que votre connexion Internet soit optimale (au besoin, demandez aux enfants d’arrêter de prendre toute la bande passante avec leurs parties de Fortnite durant certaines de vos rencontres à distance!)

La plupart des plateformes permettent d’enregistrer la rencontre et les commentaires inscrits dans le clavardage. Cela vous évitera de devoir reprendre le contenu avec les absents : vous n’avez qu’à leur envoyer le lien pour qu’ils puissent réécouter la rencontre au moment qui leur conviendra. (Pensez à informer les participants que la rencontre est enregistrée, le cas échéant.)

2. Planifier la durée de la rencontre et les temps de pause

Être en virtuel est toujours plus exigeant pour la concentration qu’être face à face, surtout lorsqu’on y est moins habitué. Il est donc important d’être vigilant sur la durée et sur les temps de pause.

La durée optimale d’une rencontre virtuelle où il y a peu d’interaction entre l’animateur et les participants (ex.: on livre du contenu, de l’information et on demande s’il y a des questions à la fin seulement) devrait être d’au maximum 20 minutes. Sans ça, vous risquez de perdre l’attention des participants (ex.: certains se lancent dans une activité parallèle, répondent à leurs courriels, etc.)

Si, en revanche, vous animez de façon à ce que les participants puissent interagir en groupes (chaque groupe se trouvant dans une salle virtuelle), la durée optimale augmente à 40 minutes.

Si vous tenez vraiment à ce que votre rencontre dépasse les 40 minutes, il est important d’y inclure des pauses de 3-5 minutes. Celles-ci peuvent permettre de s’hydrater, ou encore de répondre à un courriel important.

En tant qu’animateur à une rencontre virtuelle, il est de votre responsabilité de proposer une pause lorsque vous sentez que votre énergie ou celle des autres commence à décliner. Mieux vaut offrir 3 pauses de 5 minutes dans une rencontre virtuelle de 60 minutes que de perdre l’attention et la concentration de certains participants après 20 minutes de rencontre...

Dans tous les cas, vous noterez sûrement que vos rencontres sont plus courtes qu’en face à face, plus efficaces, plus productives. C’est là un des avantages des rencontres virtuelles.

3. Aborder toutes sortes de sujets

L’expérience employé dans son ensemble peut être vécue à distance. La liste est sans fin : le recrutement, l’intégration du nouvel employé, la formation, le coaching, le codéveloppement, l’évaluation, le feedback, la reconnaissance, la gestion d’un départ, l’annonce et la gestion d’un changement, les rencontres de travail, les ateliers de teambulding, les colloques, et même les rencontres informelles et sociales.

Voilà pourquoi il convient de bien réfléchir à la forme que prendre notre intervention en mode virtuel. Par exemple, le fait d’être visible à la caméra peut avoir son importance dans certains cas (ex.: pour susciter l’interaction), dans d’autres cas, non (ex.: pour communiquer une nouvelle dont l’importance n’est pas cruciale).

4. Créer un climat propice aux échanges

Si les participants vous connaissent peu, prenez le temps de vous nommer en tant qu’animateur et de vous présenter en parlant un peu plus lentement qu’a l’habitude. Si vous êtes plusieurs animateurs, assurez-vous de ne pas vous couper la parole, car cela cause beaucoup de distorsion et déconcentre les participants.

Prenez le temps de repérer les outils d’interaction de la plateforme que vous utilisez avec les participants (où on met le micro en fonction, la caméra, le clabaudage, si on veut poser une question ou commenter, etc.) Puis, de les expérimenter.

Dans le même ordre d’idée, en tant qu’animateur de la rencontre, dites à tout le monde combien de personnes sont actuellement en ligne. Si la rencontre s’y prête, invitez les participants à se présenter, ou à tout le moins, nommez chacun par son prénom en début de rencontre.

5. Miser sur le non-verbal

On entend souvent dire que le virtuel ne permet pas l’expression complète des émotions. C’est une fausse croyance. Le virtuel permet l’expression des émotions de façon différente, ce qui nécessite un certain temps d’apprentissage pour bien percevoir - et exprimer - ces émotions.

Le non-verbal est tout aussi présent en mode virtuel que face à face. Sachez que, que ce soit dans le ton et le rythme de votre voix, ou encore dans vos silences ou par votre faciès, 92% de votre communication est non verbale. Que vous soyez en face de quelqu’un ou à distance, en ligne.

D’où l’intérêt de préparer d’avance la façon dont les participants vont pouvoir interagir entre eux. Par exemple, profitez d’une rencontre virtuelle pour davantage mettre à profit l’intelligence collective, grâce aux outils d’interactivité disponibles sur la plupart des plateformes.

C’est ainsi que vous serez amenés à noter que le clavardage permet d’obtenir beaucoup plus de réactions spontanées et de questions qu’en face à face. Ne serait-ce qu’en raison du fait que les introbvertis se sentent plus à l’aise en virtuel, et participent dès lors davantage qu’aux réunions traditionnelles.

Un conseil : utilisez la fonction «partage d’écran» avec modération. Ne vous cachez pas derrière votre "Power Point ». Déjà, en face à face, cela a pour effet de diminuer l’interactivité et les échanges...

Personnalisez votre animation. Car les participants ont encore plus besoin d’entendre, de voir et de ressentir vos émotions qu’en face à face. C’est d’ailleurs ce qui les rassure sur le fait qu’ils ont bien compris l’ensemble du contenu et du message.

Autre astuce : nommez autant que possible les participants par leur prénom (c’est là une bonne façon de ramener l’ensemble du groupe dans l’instant présent).

6. Animer en binôme

Il peut être intéressant de partager l’animation de la rencontre avec une ou plusieurs personnes. Cela peut permettre de dynamiser la rencontre, et parfois, de mieux faire comprendre le message communiqué.

À cet égard, n’hésitez-pas à permettre aux participants de s’exprimer vocalement durant vos rencontres virtuelles. Souvent, on ferme les micros des participants pour éviter les bruits de fond, et c’est compréhensible. Mais les participants, pour se sentir impliqués dans la rencontre, doivent être en mesure d’intervenir. Par conséquent, veillez toujours à ce que la communication ne soit pas à sens unique, ouvrez la discussion, le dialogue.

7. Demander et offrir du feedback

Dans un souci d’amélioration continue et parce que nous sommes tous en apprentissage, il peut être très intéressant de rapidement demander et offrir une rétroaction sur la rencontre.

Deux questions peuvent alors être posées:

- Qu'est-ce que j'ai aimé?

- Qu'est-ce qu'on aurait pu faire de mieux?

Voilà. Ces quelques conseils pratiques devraient vous permettre de mieux vivre votre période de confinement forcé, et par suite, vos inévitables réunions virtuelles. N’hésitez pas à m’indiquer si cela vous a été utile, ou encore si vous n’avez pas vos propres suggestions pour améliorer nos rencontres virtuelles.

 

À propos de ce blogue

Vous faites face à des défis complexes ? Geneviève Desautels dévoile ici des cas réels auxquels des dirigeants ont été exposés. Et puisqu’il y a toujours une solution, la saine distance et l’expertise de la consultante, coach certifiée, présidente de Amplio Stratégies et Univers interactif, éclaireront votre prise de décision.

Geneviève Desautels

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