Certes, le mémo papier a été relégué aux oubliettes depuis longtemps. Mais même si vos communications avec vos employés passent aujourd’hui par les technologies, ça ne veut pas dire qu’elles sont vraiment efficaces. À l’heure où les réseaux sociaux et les applications collaboratives transforment les façons de communiquer, vos outils de communication interne ont-ils évolué ? Ce n’est pas à négliger, car la communication figure parmi les facteurs clés d’engagement et de satisfaction au travail. Si vous souhaitez faire mieux, la formation Maîtrisez aujourd’hui les outils numériques de la communication interne de demain pourrait vous intéresser. Présentée par les Événements Les Affaires, elle sera donnée le 25 octobre à Montréal par Didier Dubois, stratège marketing RH et solutions numériques chez HRM Groupe.
Les outils classiques, comme le bulletin interne ou l’infolettre, ont-ils encore leur place ?
Didier Dubois : Oui, mais il faut les faire évoluer tant dans la façon de présenter l’information que du support technologique utilisé. Par exemple, nos vivons maintenant dans un monde d’images alors que la communication interne est encore très textuelle. Il ne faut plus tenir pour acquis que les gens vont passer au travers d’un contenu dense pour trouver ce qui les intéresse. Regardez comment fonctionne Facebook : c’est morceau par morceau. Pour les communications internes, ça peut signifier d’utiliser beaucoup de visuels et de codifications pour faciliter le repérage. Cela dit, il y a des outils plus efficaces que le bulletin interne ou l’infolettre.
Pouvez-vous en nommer quelques-uns ?
D.D. : Les applications collaboratives et les réseaux sociaux d’entreprise qui fonctionnent par communautés, comme Slack, Microsoft Teams, Yammer, Facebook Workplace, Talkspirit. Ces outils sont intéressants, car ils permettent de diffuser dans chaque groupe seulement ce qui est pertinent pour ses membres. Donc, de segmenter le contenu au lieu de toujours tout distribuer à tout le monde. L’autre grand avantage, c’est qu’ils permettent de créer un dialogue autour des messages. Les gens peuvent publier des commentaires, faire des suggestions, poser des questions pour clarifier les choses. En comparaison, les outils classiques de communication sont souvent unidirectionnels et top down, c’est-à-dire du haut vers le bas. Les employés ont peu de chances d’interagir et interprètent l’information comme ils le peuvent. Enfin, les outils numériques ont été conçus pour diffuser des images et des vidéos. Pour susciter l’intérêt, c’est d’ailleurs une bonne idée de varier les façons de livrer l’information.
Y a-t-il des applications meilleures que d’autres ?
D.D. : Les principes sont sensiblement les mêmes, mais chacune a ses particularités. Slack est très puissante en matière de connectivité avec d’autres outils. Par exemple, si vous avez un logiciel de gestion de la relation client (CRM), vous pouvez automatiser l’envoi d’un message au personnel chaque fois que vous décrochez un nouveau client. En revanche, l’interface de Slack est plutôt aride et ne convient pas à tous les types d’entreprises. Facebook WorkPlace, c’est l’inverse. Son interface est très conviviale, car elle est similaire à celle de Facebook. Mais elle offre peu de passerelles avec d’autres outils. Lors de la formation, nous explorerons plusieurs outils.
Quels sont les pièges à éviter ?
D.D. : Choisir un outil puissant, mais très loin de ce que les employés connaissent. Il sera alors plus difficile de démocratiser son utilisation. Un autre piège, c’est de croire que les gens vont apprendre tout seuls à s’en servir. Une formation est souvent nécessaire. Aussi, il faut éviter de penser que ces applications sont des solutions miracles. Ce n’est pas magique. Ça augmente l’efficacité des communications, mais ça ne les transforme pas. Cette partie-là relève de l’entreprise.
À qui s’adresse cette formation ?
D.D. : Elle sera utile à tous les professionnels qui implantent des outils pour communiquer plus efficacement dans une organisation. Oui, on parle des spécialistes des communications, mais aussi des secrétaires de direction et des gens des ressources humaines. Bref, tous ceux et celles qui ont la responsabilité de communiquer.
