«La prochaine fois que votre supérieur vous invitera à travailler plus fort pour corriger et améliorer vos faiblesses, rappelez-lui donc la saison de rêve de Jacques Villeneuve lorsqu’il a remporté le Championnat du monde de F1, en 1997.»
Invitée lors de la conférence Adjointes administratives, présentée par Les Événements Les Affaires, le 7 novembre dernier, Gisèle Aubin, coach chez Camiré & Associé, adore raconter cette anecdote au sujet de l’ex-pilote de F1. Une histoire qu’on retrouve dans le livre numérique 5 pistes inspirées des athlètes de l’auteure et coach Carole Doucet.
«J’aime me servir de cette histoire pour illustrer l’erreur que font de nombreux gestionnaires à vouloir corriger les faiblesses de leurs employés au lieu de miser sur leurs forces», a souligné Gisèle Aubin devant l’auditoire.
Cette année-là, a-t-elle poursuivi, à quelques semaines de la fin de la saison, la direction de l’écurie Williams-Renault aurait embauché un coach pour que le pilote améliore son point faible : ses départs. Le coach aurait cependant répliqué aux grands patrons de l’écurie, «et si on travaillait plutôt la principale force de Jacques : ses dépassements dans les virages ? ». Les fans de F1 se souviennent de la suite. Villeneuve a remporté le Championnat du monde lors de la toute dernière course de la saison à Jerez, en Espagne…en dépassant Michael Schumacher dans un virage serré au 48e tour.
La conférencière Gisèle Aubin a tenu à rappeler que les forces de chacun constituent les zones de rendement maximal. « Il faut cependant être en mesure de bien identifier ces forces qui nous animent. Ce que réussissent seulement 30% d’entre nous. »
Stoppez les voleurs de temps
L’une des forces que doit justement détenir une adjointe administrative, c’est un savoir-faire dans la gestion des priorités, a indiqué le conférencier Jean-François Bertholet, formateur chez Proaction International. « Et ce qui aide à bien gérer les priorités, c’est de pouvoir éliminer tout ce qui vous vole du temps », a indiqué M. Bertholet.
Qui sont ces voleurs de temps au quotidien ? « Prenez tous ces courriels où l’émetteur -la plupart du temps votre supérieur-, vous envoie un document attaché sans directive claire et précise à son propos. Quelle perte de temps à tenter de savoir ce que veut dire ce message, et de devoir deviner ce qu’on vous demande d’en faire. Et toujours à propos de courriels, faut-il absolument que tout un chacun soit en copier-coller ? Pourquoi perdre du temps à lire des courriels qui ne vous sont pas au départ destinés? », a soulevé le conférencier.
Faut-il également être abonnés à autant d’infolettres et à de sites de nouvelles qui viennent nous déranger en cours de journée ? Faut-il d’ailleurs regarder sa boîte de courriels chaque fois qu’un message entre?
Pour sauvegarder son temps, il faut également savoir dire non, a maintenu le conférencier. Remarquez, il y a des façons de le dire et de le faire. « Votre supérieur, par exemple, vous demande de participer à une réunion. Une rencontre pour laquelle votre présence sera, selon toute vraisemblance, inutile en plus de vous retarder dans vos autres tâches. Vous pouvez dire non, tout en suggérant des solutions. Ou encore dire oui, mais avec certaines conditions », a expliqué Jean-François Bertholet.
Et n’allez pas croire que le multitâche vous fait gagner du temps, a insisté le conférencier. Des études ont démontré que faire plusieurs choses en même temps réduisait l’efficacité, la mémoire et la concentration. « Un peu comme si vous étiez en état d’ébriété », a ajouté M. Bertholet.
Mangez vos grenouilles le matin
Enfin, Mark Twain a dit un jour : si votre travail consiste à manger une grenouille, faites-le donc le matin, dès la première heure. Si vous devez en manger deux, commencez par la plus grosse.
« Cette expression de manger une grenouille crue, a expliqué Jean-François Bertholet, fait référence à tous ces éléments qui apparaissent sur notre liste de choses à faire, mais que l’on a tendance à repousser en faisant mille et une autre choses. Autrement dit, des tâches qui nous poussent vers la procrastination. »
La gestion des priorités repose davantage sur la prise de bonnes habitudes que d’avoir de la bonne volonté. « Pensez à toutes ces résolutions du Nouvel An. Très peu réussissent à les maintenir. Alors, en établissant le rituel de manger vos « grenouilles » tôt le matin, vous verrez, votre journée n’en sera que meilleure », a conclu le conférencier.
