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Au-delà des courriels et de l’Intranet, comment communiquer avec les employés à propos du programme d’avantages sociaux? Pour joindre ses quelque 8000 employés, la firme de génie-conseil WSP Canada a déployé un plan de communication qui sort de l’ordinaire. Sa directrice Rémunération globale, Hélène Thibault, en partagera les grandes lignes lors de la conférence Rémunération globale des Événements Les Affaires, le 13 mai prochain à Montréal.

Dans quel contexte s’inscrivait ce plan de communication?

Hélène Thibault : Pour favoriser l’attraction et la rétention des employés, on a transformé notre programme d’avantages sociaux pour le rendre plus flexible. C’était nécessaire, car on a des employés de tous les âges et dans toutes sortes de situations familiales qui ont des besoins et des objectifs variés. De plus, on voulait un programme innovant pour refléter notre culture d’entreprise qui est axée sur l’innovation.

Quelques exemples de changements apportés au programme?

H.T. : On a décloisonné les niveaux de couverture en assurance maladie et dentaire. Par exemple, l’employé peut choisir l’option généreuse pour les soins médicaux, et l’option de base pour les soins dentaires. On a aussi enlevé l’obligation de cotiser au REER pour obtenir la contribution de l’employeur. Maintenant, si l’employé épargne dans un CELI, un REER ou dans un régime non enregistré, l’employeur cotise pour lui dans le Régime de participation différée aux bénéfices. En assurance collective, des crédits flexibles peuvent être dirigés vers un compte de soins de santé, l’épargne enregistrée ou un compte de dépenses personnelles chez l’assureur. L’employé peut même utiliser ses crédits pour s’acheter des vacances. Il y a eu beaucoup de changements. D’où l’importance d’un plan de communication robuste.

Par quoi avez-vous commencé?

H.T. : La mise en ligne d’un microsite a été l’un des premiers éléments mis en place. C’est aussi le plus complet, car on y retrouve toute l’information sur le programme d’avantages sociaux. L’information est transmise de différentes façons : textes, vidéos, sommaires, PDF, etc. Le microsite est sur le Web parce qu’on voulait que les employés puissent le consulter à partir de la maison ou ailleurs. Cependant, il n’est pas possible de le trouver sur Google.

Quels autres moyens de communication avez-vous utilisés?

H.T. : Pour joindre tous nos publics, notre plan comprenait plusieurs initiatives. Par exemple, on a conçu une dizaine de webinaires avec période de questions. Même si c’était facultatif, 4000 employés en ont visionné sur leur temps personnel, en direct ou en différé. Pendant la période d’adhésion au programme, on a aussi obtenu de l’espace dans la lettre hebdomadaire aux employés de notre président et chef de la direction. Ça nous a donné beaucoup de visibilité. De plus, j’ai présenté le nouveau programme dans le cadre des TeamTalks du PDG, une série de rencontres sous forme d’entrevues télévisées que les employés peuvent regarder en direct.

Pendant la période d’adhésion, vous avez utilisé une manière originale de faire un rappel aux employés…

H.T. : On a utilisé l’écran verrouillé de leur ordinateur pour leur rappeler de choisir leurs options d’avantages sociaux. C’est apparu sur leur fond d’écran pendant des semaines. L’excuse « je n’étais pas au courant » ne tenait plus!

Quels ont été les résultats de tous ces efforts?

H.T. : 93 % des employés ont fait des choix d’avantages sociaux. Un taux d’adhésion qui dépasse notre objectif de 80 %. Et même 80 %, je n’étais pas certaine d’y croire! Un taux de 93 %, je n’ai jamais vu ça dans un programme d’assurances collectives.

La prochaine étape?

H.T. : Les employés ne peuvent pas apprécier à sa juste valeur un programme flexible comme le nôtre s’ils ne le comprennent pas bien. On va donc continuer à communiquer par différents moyens, dont une infolettre. Communiquer, c’est répéter!