C’est encore une tendance en émergence, mais de plus en plus d’entreprises se dotent d’un responsable des communications internes. Et il y a une raison stratégique à cela : un dialogue franc et ouvert avec les employés est un élément clé de la satisfaction et de la motivation au travail.  

Depuis janvier, SSQ Groupe financier prend le pouls de ses employés en leur posant, chaque semaine, une question éclair dans l’intranet. Une idée de son équipe des communications internes pour favoriser la communication bidirectionnelle avec le personnel.

Tout est clair, je comprends l’essentiel, c’est encore flou ou c’est du chinois ? L’assureur a voulu mesurer, par exemple, si les employés comprenaient bien son nouveau plan stratégique. La moitié d’entre eux ont choisi la deuxième réponse, un résultat normal à cette étape-ci du déploiement du plan.  

« Avec cette question hebdomadaire, nous obtenons la perception des gens en temps réel, ce qui permet d’ajuster la communication au besoin, dit Josianne Boucher, responsable d’équipe, Communications internes. Ç’a été le cas, récemment, quand les employés ont exprimé le souhait d’avoir plus d’information de la part de leur gestionnaire sur un changement organisationnel. Nous avons alors outillé les gestionnaires pour les aider à mieux expliquer le changement. »   

Mme Boucher a été embauchée par SSQ Groupe financier il y a cinq ans pour organiser les communications internes et les positionner comme une fonction stratégique de l’entreprise. Elle racontera comment elle s’y est prise lors de la Conférence Communication interne, présentée par Les Événements Les Affaires le 7 juin à Québec.

De concert avec les ressources humaines

Chez SSQ, les communications internes soutiennent les enjeux et les pratiques en ressources humaines. D’ailleurs, les deux devraient être indissociables, selon Josianne Boucher. « Cette proximité permet d’ancrer les communications internes dans les stratégies RH et de donner du sens. C’est d’autant plus important qu’une bonne communication avec les employés a un impact positif sur la motivation. »

Parmi les responsabilités de l’équipe de quatre personnes, il y a notamment le conseil et l’accompagnement du président-directeur général pour ses activités avec les employés : rencontres de gestion avec les cadres, événements de reconnaissance, présentations au personnel, etc.  

Les stratégies de communication des programmes en ressources humaines (formation, activités en santé et mieux-être, etc.) relèvent aussi de Josianne Boucher et de son équipe de trois personnes. Même chose pour la promotion des grands projets d’entreprise, comme la transformation organisationnelle qui est en cours.

« Quand on définit le rôle et les responsabilités des communications internes, il arrive qu’on empiète sur les platebandes de certains, met en garde Josianne Boucher. Pour s’en faire des alliés, il faut les consulter, répondre à leurs interrogations, aller les voir un à un. Ça prend des habiletés politiques. »

De l’audace svp

Un autre conseil ? Le responsable des communications internes doit avoir un lien direct avec le pdg. « Il faut oser, prendre les devants, soutient la conférencière. Quand notre nouveau président, Jean-François Chalifoux, est entré en poste, j’ai sollicité une rencontre avec lui pour connaître ses besoins. »

 « Un lien privilégié avec les plus hauts dirigeants est ce qui permet d’avoir accès aux véritables enjeux de l’organisation et donc, de proposer des actions adéquates », ajoute-t-elle.

Depuis la mise en place de l’équipe de Josianne Boucher, on dénote plus de cohérence dans les communications et une meilleure coordination de la transmission des informations.

Les messages sont aussi mieux adaptés au public cible. Par exemple, les grandes lignes de la planification stratégique ont été expliquées aux employés à l’aide d’un contenu visuel et aéré. Et non avec le texte de trois pages prévu initialement.

« Avec ce texte-là, nous aurions perdu Jonathan qui travaille au service à la clientèle, illustre Josianne Boucher. La valeur ajoutée des communications internes, c’est aussi de livrer le bon message aux bonnes personnes avec le bon angle et la bonne manière. »