Vous avez l’impression de passer vos journées à répondre à des demandes de dernière minute ? Voici des pistes pour reprendre le contrôle et gagner en efficacité.

« Pourrais-tu me faire ça pour hier ? » Souvent, les gens qui vous confient une tâche s’attendent à ce qu’elle devienne votre priorité. Mais est-ce vraiment si urgent ? Dans le lot de requêtes que vous recevez, se glissent plusieurs pseudo-urgences, selon Michel Côté, président et fondateur de la firme de formation Novacorp. Le défi, c’est d’identifier celles-ci et d’obtenir un délai réaliste tout en ménageant la susceptibilité de la personne.

« Si vous lui dites que vous n’avez pas le temps ou que vous être débordée, vous risquez de la froisser, remarque-t-il. La clé, c’est d’accueillir sa demande avec empathie. Par exemple, si votre gestionnaire vous demande de vous occuper tout de suite de tel rapport, vous pourriez commencer par lui dire “C’est important pour vous, ce dossier. Soyez assuré que ce sera fait. Pour quand en avez-vous besoin exactement ?” Vous venez alors de répondre à son besoin d’être entendu. Il sera ensuite plus facile d’obtenir un peu plus de temps pour faire le travail. »

Michel Côté était l’un des invités de la huitième édition de la conférence Adjointes administratives, présentée par les Événements Les Affaires le 4 avril dernier à Montréal. Suite au succès de cette édition, la conférence sera présentée en reprise le 16 octobre prochain. 

Faites comme Toyota !

Vous êtes archi-occupée au bureau et vous aimeriez courir moins ? Pour être plus efficace, vous pourriez vous inspirer de l’approche « lean manufacturing », aussi connue sous le terme de système de production Toyota. En gros, il s’agit d’augmenter sa productivité en améliorant ses façons de travailler et en éliminant le gaspillage, c’est-à-dire les pertes de temps.

« Vous devez toutefois accepter de vous remettre en question, signale M. Côté. C’est parfois difficile, car vous devrez sortir de votre zone de confort en changeant des habitudes qui sont parfois bien ancrées. »

L’exercice se fait une tâche à la fois. Pourquoi ne pas commencer avec la tâche qui vous irrite le plus au quotidien, celle qui est une épine dans le pied ? Que ce soit classer des dossiers, préparer des factures ou commander des fournitures de bureau, il faut décortiquer la tâche étape par étape (par écrit) et minuter combien de temps vous consacrez à chaque étape. En relisant vos notes, essayez ensuite de trouver des façons de gagner en efficacité, puis mettez-les à l’essai.

Prenons un cas classique : la gestion des courriels. « On a tendance à interrompre ce qu’on fait pour consulter les courriels au fur et à mesure qu’ils entrent, signale Michel Côté. On perd alors notre concentration et il faut du temps pour la retrouver. » C’est d’autant plus ennuyant que la majorité des courriels ne sont pas vraiment importants.

Mieux vaut les prendre à quelques moments précis de la journée. Parcourez-les rapidement, puis traitez immédiatement ceux qui n’exigent aucune réponse ou qui demandent moins de 5 minutes (ex. : classer, transférer, accepter un rendez-vous, supprimer). Si vous y revenez plus tard, c’est déjà du temps de perdu. Attaquez-vous ensuite à ceux qui nécessitent un peu plus de travail. Si vous manquez de temps, créez une tâche pour y revenir à un moment plus propice.

Analyser ses tâches pour les optimiser demande du temps, c’est vrai. Mais à long terme, vous en gagnerez ! 

Ré-édition de l'article initialement publié le 26 février 2018