Dans le contexte d’affaires d’aujourd’hui, tout déboule rapidement et les adjointes administratives sont au cœur de l’action. Leur défi : rester arrimées et en communication continue avec leurs gestionnaires.

«Bien communiquer avec son gestionnaire, c’est un peu comme faire partie d’un orchestre, compare Chantal Renaud, présidente de Praxis Conseil. Pour un résultat harmonieux, chacun doit bien jouer sa partition.»

Demander des précisions

Une bonne communication passe par une compréhension commune d’une situation ou d’un dossier stratégique. C’est pourquoi l’adjointe ne doit pas hésiter à poser des questions quand un nouveau mandat atterrit sur son bureau. «Quand il y a des zones grises, il faut s’organiser pour les éclaircir», dit Chantal Renaud.

Elle conseille de garder un esprit neutre, ce qui facilite l’adaptation aux changements et aux incertitudes de tout genre.

«Souvent, on a tendance à tirer des conclusions à partir de ce qu’on interprète d’une situation. Au lieu de présumer les choses, on devrait plutôt aller voir son patron et se mettre en mode écoute. On valide ensuite ce qu’on a compris en reformulant ses propos.» Ainsi, le gestionnaire donnera de lui-même les précisions qui s’imposent, s’il y a lieu.

Négocier les échéances

Quand on reçoit une requête d’un gestionnaire, une bonne pratique consiste à évaluer la durée normale d’exécution de la tâche et à tenir compte des dossiers qu’on a en cours.

L’échéance s’avère intenable ? La meilleure option, c’est de s’entendre sur un délai plus réaliste ou encore sur le travail qu’on devra repousser pour accomplir ce nouveau mandat. On lui dit, par exemple : «Ça me fait plaisir de travailler sur ce document, mais ça va aller à lundi. Si vous en avez besoin pour jeudi, êtes-vous d’accord pour faire attendre un peu le dossier ABC ?»   

Se mettre en action

Pour être synchro avec son ou ses gestionnaires, on a tout avantage à changer sa façon de voir les choses. «Les adjointes administratives ne sont pas au service des gestionnaires, elles font équipe avec eux», estime Chantal Renaud.

«Avec le temps, elles ont développé une compréhension des opérations et du domaine d’affaires de l’entreprise ou du département. Elles peuvent donc assumer un rôle plus large que de se limiter à attendre les commandes. Elles peuvent donner des idées, anticiper les besoins.»

La consultante donne l’exemple d’une présentation qu’un gestionnaire veut faire aux employés, par écrit ou verbalement. «Son adjointe sait ce dont les employés veulent entendre parler, ce qui les préoccupe. Elle peut proposer des contenus.»

«Se mettre en action, c’est être en maîtrise, insiste-t-elle. Et pour cela, il importe de se faire confiance.»

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