Adjointes administratives, comment améliorer vos communications écrites ?

Publié le 14/03/2019 à 14:51

Adjointes administratives, comment améliorer vos communications écrites ?

Publié le 14/03/2019 à 14:51

Courriels, lettres, notes de service… Comme adjointe administrative, vous êtes appelée à rédiger différents textes. Vous souhaitez écrire des messages clairs et concis, sans anglicismes ni mauvaises tournures ? Vous aimeriez gagner en assurance devant votre clavier ? La rédactrice agréée et réviseure Martine Grenier donnera la formation « Rédaction, révision, correction : maximisez le potentiel de vos communications écrites », le 5 juin prochain à Montréal. Cette formation des Événements Les Affaires fait partie d’une série consacrée aux adjointes administratives. Elle sera aussi offerte le 4 décembre.

Quel problème voit-on souvent dans les textes des entreprises ?

Martine Grenier : Il y a beaucoup de phrases trop longues et boiteuses parce qu’elles renferment deux ou trois idées. Le message peut alors être difficile à comprendre et on perd l’intérêt du lecteur. Écrire pour être compris, c’est aller à l’essentiel. Il est donc important de simplifier les textes. Une idée par phrase, c’est l’idéal. Quand on arrive à la troisième virgule dans une phrase, il est temps de faire un pas en arrière et de recommencer. N’oubliez pas que les gens ne lisent pas tout.

Quelle mauvaise tournure de phrase est répandue ?

M.G. : Je pense notamment à la formule de salutation suivante : « Espérant le tout conforme, veuillez agréer mes salutations distinguées ». Cette phrase comporte un bris de syntaxe. Quelle est la personne qui espère ? C’est la signataire du message. Après la virgule, il faut donc utiliser la première personne du singulier, par exemple : « Espérant le tout conforme, je vous transmets mes salutations distinguées ». Toutefois, les entreprises utilisent de moins en moins ce genre de formule protocolaire, surtout dans les courriels.

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Qu’est-ce qu’on pourrait écrire à la place ?

M.G. : « J’espère que ces renseignements répondent à votre demande » ou encore « Je suis disponible pour répondre à vos questions. » Et on conclut avec une brève formule de salutation : « Salutations », « Sincères salutations », « Cordialement », etc.

Vous aborderez les anglicismes lors de la formation. Pouvez-vous donner des exemples ?

M.G. : Les anglicismes ne sont pas toujours faciles à repérer. Il faut avoir le réflexe de douter et de vérifier. Mais « Jusqu’à date » et « à l’effet que » figurent parmi les plus fréquents. En français, il faut plutôt dire « jusqu’à maintenant, jusqu’ici » et « voulant que, selon lequel ». Toutefois, la langue française est en constante évolution. Récemment, l’Office québécois de la langue française a accepté des termes qu’elle réprouvait auparavant. Par exemple, on peut maintenant utiliser sans gêne les mots « leader », « grilled cheese », « cocktail » et « stand ».

Quels outils de références recommandez-vous aux adjointes pour mieux écrire ?

M.G. : La Banque de dépannage linguistique, offerte gratuitement en ligne, est incontournable. J’aime aussi beaucoup la Banque de noms de lieux du Québec qui permet d’écrire sans fautes les noms de villes, de rues, de lacs, d’arrondissements, etc. Faut-il un trait d’union, une minuscule ou une majuscule, un espace ou non ? Les adjointes doivent travailler vite et bien. Quand elles ont la réponse au bout des doigts, c’est génial. Lors de la formation, j’inviterai aussi les participantes à faire connaître aux autres leurs outils de références préférés.

Un mot sur les verbes passe-partout pour terminer ?

M.G. : Des verbes comme « être », « avoir », « faire », « mettre » et « dire » reviennent souvent dans les textes. Or, dans plusieurs cas, il existe des verbes plus précis. Pendant la formation, on va s’amuser avec les synonymes pour rédiger non seulement des textes plus précis, mais aussi avec un vocabulaire plus riche.

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