Toute dépense raisonnable qui sert à créer un revenu est déductible d'impôt pour l'entreprise.
Transport, hébergement, même les activités conjoints-conjointes prévues dans le programme d'un événement d'affaires tenu à l'étranger sont, en principe, déductibles à 100 %. Et les repas le sont jusqu'à concurrence de 50 %. Mais il y a une zone grise. La définition du mot raisonnable est loin d'être toujours la même pour vous et pour le fisc. Particulièrement lorsque la destination respire l'exotisme.
"Parce que la frontière entre les fins d'affaires et les vacances est mince, l'entreprise a intérêt à justifier son choix de destination", souligne Pierre Lambert, directeur du service de fiscalité chez Ernst & Young.
Conservez les pièces justificatives
Formation sur place, démonstration de produits, conférences données par des personnes de l'endroit, rencontres avec les fournisseurs locaux; l'agenda de votre séjour doit démontrer que 50 % de vos activités sont liées à des fins professionnelles.
Mettez les chances de votre côté : conservez tous les documents et pièces justificatives à propos de l'événement pendant six ans. Pas seulement les factures. Conservez les programmes, les invitations, les cartes d'affaires, recommande M. Lambert.
En général, une réunion d'affaires qui rassemble des clients et fournisseurs suscitera moins de doutes chez les fonctionnaires de l'impôt qu'un événement qui regroupe seulement les employés d'une même entreprise, note M. Lambert. Et la présence des conjoints soulèvera aussi moins de questions lors d'événements d'affaires qui réunissent des clients et des fournisseurs que seulement vos employés.
Comment acheter la paix
Si la distinction est trop floue, par exemple avec la présence des conjoints, M. Lambert recommande fortement à ses clients de présenter une partie de l'événement comme un avantage imposable, de façon à acheter la paix.
"Certes, cette méthode se traduit par quelques centaines de dollars supplémentaires en impôt pour les participants, concède le fiscaliste. En revanche, ils pourront profiter d'un séjour idyllique qui leur reviendra beaucoup moins cher que s'ils l'avaient payé de leur poche."
Les spécialistes estiment que plus de 95 % des particuliers et entreprises qui font l'objet d'une vérification par les fonctionnaires de l'impôt sont pris en défaut.
Au moindre doute, faites valider auprès de votre comptable l'estimation de vos dépenses relatives à l'événement qui sont déductibles d'impôt avant d'effectuer vos réservations.
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