Les outils de l'organisateur de congrès 2.0

Publié le 16/04/2011 à 00:00

Les outils de l'organisateur de congrès 2.0

Publié le 16/04/2011 à 00:00

Fini le temps où il fallait envoyer un formulaire d'inscription à un congrès par courrier ou par télécopieur. Désormais, tout est virtuel : l'inscription, le paiement des frais, le programme, la documentation...

Les applications pour téléphones intelligents couplées aux médias sociaux offrent aux organisateurs d'événements de nouveaux outils pour être plus efficaces, gagner du temps et consommer moins de papier. En voici quelques exemples.

Le code QR

Il s'agit d'un code-barres qui comprend 4 296 caractères alphanumériques (par rapport à moins de 20 pour le code-barres traditionnel). " Il suffit de positionner son téléphone intelligent pour numériser le code et cela mène directement à un site Web. On s'en sert dans des colloques, par exemple pour voir en direct le programme et d'éventuels changements de dernière minute ", explique le président d'Hyperzic, Dominic Pilon, qui aime rester à l'affût des nouveautés technologiques appliquées aux événements.

Générer un code QR, c'est simple, mais M. Pilon imagine aller bien plus loin. " Il faudrait un code QR pour chacun des participants à un colloque. Cela remplacerait le traditionnel badge et la carte professionnelle. Ainsi, l'exposant pourrait balayer le code des participants et leurs coordonnées s'intégreraient automatiquement dans sa base de données. " Grâce à la géolocalisation, on pourrait même ajouter, dans les informations transmises, l'heure, la date et le lieu de rencontre afin d'enrichir la base de données. Les exposants pourraient ainsi plus facilement mesurer le rendement de l'investissement de chaque salon auquel ils participent.

Evenbrite et Facebook

Evenbrite est un logiciel qui permet aux participants à un événement de s'inscrire et de payer les frais en ligne. Associé à Facebook, il permet de savoir si un de nos amis s'est également inscrit. Offert sur le Web, cet outil existe aussi pour les téléphones intelligents. Il s'agit d'un bon outil pour les organismes sans but lucratif, car son utilisation ne coûte que 3 % du prix du billet vendu. Si l'inscription à l'événement est gratuite, il n'y a aucuns frais !

Applications pour téléphones intelligents

Autre tendance : " Chaque événement, comme le Festival international de jazz de Montréal, développe sa propre application pour téléphone intelligent. Celle-ci permet aux personnes intéressées de consulter la programmation, de se renseigner sur le lieu et les horaires des événements, de découvrir la biographie des musiciens ou de télécharger le plan du site ", indique Lyne Branchaud, consultante et formatrice en organisation d'événements.

Ustream.tv permet de diffuser une conférence filmée en direct sur le Web. " En mettant en place un chat en simultané, les personnes qui suivent la conférence sur Internet peuvent poser des questions et le modérateur qui y assiste peut relayer les questions ou les commentaires ", précise Mme Branchaud.

Réalité augmentée

Encore peu développé au Québec, ce principe permet de superposer des images virtuelles sur une réalité physique en créant une interaction entre les deux. " Par exemple, l'exposant d'un salon peut montrer le fonctionnement d'un moteur aux clients qui chausseraient des lunettes 3D pour voir le moteur et ses différentes pièces avec la possibilité de faire pivoter l'image et agrandir certains détails ", explique M. Pilon. Quand la fiction rejoint la réalité...

MeetingApps

Ce portail Internet est une excellente adresse pour les applications Android, iPhone, iPad et BlackBerry. On y trouve toutes sortes d'applications gratuites ou à l'essai, que ce soit pour repérer des hôtels ou des restaurants, partager des programmes, télécharger un itinéraire ou vérifier la météo...

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