Les indispensables outils des télétravailleurs

Publié le 01/11/2008 à 00:00

Les indispensables outils des télétravailleurs

Publié le 01/11/2008 à 00:00

Par Claudine Hébert

L'intégration du télétravail au sein d'une entreprise entraîne habituellement la révision des processus de communication. Nous avons demandé à un directeur-conseil de CGI, Jean-Olivier Lebrun, de recenser les principales solutions d'affaires de télécommunications qui peuvent convenir aux entreprises de taille moyenne.

Des logiciels pour protéger les accès aux réseaux

Dès qu'il est question de multiplier le nombre d'utilisateurs d'un réseau, la technologie de sécurisation VPN devient indispensable à l'entreprise. Les logiciels VPN de Cisco (ASA), Juniper (Networks Secure Access) et Check Point (VPN-1 Gateways) détiennent actuellement plus de 97 % du marché, indique M. Lebrun.

Ces logiciels de sécurité aident à protéger les accès aux réseaux et les transferts d'applications, en plus de favoriser l'avènement du bureau virtuel, de plus en plus en demande.

Coût de ces logiciels ? Entre 50 et 150 $ par utilisateur. L'ajout d'une clé Secure ID, de RSA, un dispositif d'une quinzaine de dollars qui modifie le mot de passe toutes les 30 secondes, redouble la sécurité.

Un accès aux courriels

Bien que le BlackBerry ne soit plus le seul appareil mobile en lice, il demeure l'outil d'accès aux courriels qui répond à plus de 95 % des besoins du télétravailleur d'aujourd'hui, estime M. Lebrun. La plupart des fournisseurs de télécommunications offrent leur solution.

Des logiciels de localisation

Les entreprises qui possèdent une flotte de véhicules découvrent les vertus des logiciels de localisation. Ces outils améliorent la sécurité des conducteurs et aident à réduire la consommation d'essence et à optimiser l'utilisation des véhicules. C'est pourquoi ils rendent la flotte plus écologique. Une conscience verte qui gagne de nombreux clients depuis deux ans, remarque M. Lebrun.

Des logiciels de collaboration

Travailler en équipe à un même projet sans être dans la même pièce n'a jamais été aussi simple. M. Lebrun suggère les logiciels SharePoint de Microsoft, et Lotus Notes d'IBM. Deux logiciels à la fois conviviaux et sûrs. Leur utilisation coûte chaque mois entre 20 et 40 $ par poste de travail.

" Les applications de Google sont également très appréciées, particulièrement par les petites entreprises. Leur gestion de la sécurité est toutefois moins flexible ", note M. Lebrun.

Des outils facilitant les conférences téléphoniques

Besoin de discuter, de négocier, de faire le plein d'idées avec vos employés à distance ? La conférence téléphonique vient à la rescousse. La plupart des fournisseurs (Telus, Bell, Rogers) le proposent. Certaines entreprises, telle Arkadin, offrent des technologies encore plus perfectionnées permettant l'enregistrement et la transcription des conversations ainsi qu'un meilleur contrôle de l'accès des intervenants. Une option fort utile si le contenu de la discussion est confidentiel ou doit déboucher sur la signature d'un contrat, soutient M. Lebrun. Le coût de ces technologies varie de 0,07 ¢ à plus de 3 $ la minute, selon les options.

Des outils de vidéoconférence

Vous souhaitez entretenir un contact visuel avec vos employés à distance ? L'installation du logiciel LiVe Meeting de Microsoft, parmi les plus populaires et les plus " abordables ", coûte au bas mot 10 000 $ - à quoi s'ajoutent des frais d'utilisation de 10 à 20 $ la minute.

Les entreprises qui ne veulent faire aucun compromis sur la qualité de l'image et du son vont opter pour le logiciel TelePresence de Cisco. Cette technologie encore plus coûteuse nécessite un lien dédié, un écran HD et un son Dolby.

Des logiciels de communication unifiée

Le télétravail favorise de plus en plus l'émergence du bureau virtuel. D'où la nécessité de bénéficier de logiciels de communication unifiée.

M. Lebrun recommande les solutions proposées par Cisco et Microsoft, qui comprend la voix sur IP, la conférence audio et vidéo, le service mobilité-cellulaire, la messagerie instantanée et la gestion centralisée. Une technologie qui coûte entre 200 et 400 $ par utilisateur et par mois.

BON À SAVOIR AVANT DE S'ÉQUIPER

Grâce aux outils de télécommunications, les employés peuvent échanger en temps réel avec leurs collègues, clients, fournisseurs, partenaires d'affaires et leur entreprise, peu importe où ils se trouvent.

" Ces outils ne doivent cependant pas donner l'impression aux employeurs qu'ils ont accès aux employés sept jours sur sept, 24 heures sur 24. Ils permettent à l'employé d'être efficace et facilitent sa contribution au sein de l'équipe et de l'organisation ", rappelle la consultante en télétravail Marie-France Revelin.

Avant de se lancer dans le magasinage des technologies, l'entreprise doit donc établir des objectifs et clarifier les attentes, les horaires et les mécanismes de priorité de communication. Comment reconnaître un message urgent, par exemple ? Sans oublier le budget associé au fonctionnement par le télétravail.

" Les entreprises doivent réfléchir à ce dont elles ont véritablement besoin pour demeurer efficaces sans tomber dans la technopolie, l'utilisation exagérée de la technologie. Trop de technologie inappropriée peut devenir contre- productif et envahissant ", conclut Mme Revelin.

Efficace, productif et très apprécié par les employés, le télétravail gagne de plus en plus la faveur des dirigeants d'entreprise. Les Affaires présente le dernier volet d'une série de huit articles sur les avantages de cette formule.

dossiers@transcontinental.ca

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