L'entreprise est toujours légalement responsable de tout ce qui entoure la paie de ses employés. Céder la gestion du service de paie à un tiers n'y change rien. Et l'oublier peut coûter très cher.
Le 29 mai 2002, lorsqu'ils reçoivent un relevé de compte du vérificateur au montant de 410 573,61 $, assorti de pénalités de 36 127,72 $ et de 5 668 $ en intérêts, les dirigeants de LKQ Pintendre Autos tombent des nues. L'Agence du revenu du Canada (ARC) soutient qu'aucune cotisation liée aux déductions à la source sur les salaires des employés de Pintendre Autos ne lui a été versée entre le 31 décembre 2001 et le 16 mai 2002.
L'entreprise avait cédé la gestion de son service de paie à un sous-traitant le 23 novembre 2001. Elle apprend avec stupeur que celui-ci n'a pas respecté sa part du contrat. Elle envoyait pourtant chaque semaine à Pintendre Autos une copie du chèque supposément versé au gouvernement en son nom.
Personne chez Pintendre Autos ne savait que les cotisations n'étaient pas versées. Ses dirigeants croyaient que la responsabilité de la PME n'était pas engagée et que le gouvernement devait plutôt poursuivre le sous-traitant.
Erreur ! «L'employeur reste toujours solidairement responsable du versement des retenues à la source et de toute autre somme liée à la paie», explique Mary-Pier Marcheterre, avocate et associée au cabinet Gowlings.
«En cas de problème, l'autorité fiscale poursuivra les deux parties et prendra l'argent là où il se trouve. Si le sous-traitant a fait faillite, par exemple, l'employeur devra payer en entier. Et il aura bien du mal à récupérer son argent auprès de son ancien sous-traitant», ajoute-t-elle.
En mai 2003, la Cour canadienne de l'impôt a ainsi rejeté la demande de Pintendre Autos qui voulait opposer une fin de non-recevoir à l'avis de cotisation de l'ARC, au motif que l'erreur ne venait pas de lui, mais du sous-traitant.
Vérifier trois fois plutôt qu'une
Cette réalité rend encore plus délicat le choix d'une entreprise de gestion du service de paie. Mme Marcheterre conseille de bien s'informer auprès d'autres entreprises de notre domaine. Quelle est la réputation du sous-traitant qu'on envisage de choisir ? A-t-il fait l'objet de plaintes ? Depuis combien de temps offre-t-il ce service ? Quels spécialistes y travaillent ? Des comptables ? Des juristes ? Des fiscalistes ? Confie-t-il certaines tâches à des sous-traitants ?
Il faut aussi s'assurer que l'entreprise a l'habitude d'oeuvrer au Québec. En effet, le Québec compte une trentaine de règlements qui lui sont spécifiques. Une grande entreprise solide au Canada, mais peu rompue aux subtilités québécoises, pourrait faire un faux pas. Il arrive aussi que ce type d'entreprise sous-traite ses clients québécois à une entreprise d'ici. Il est bon de le savoir et de vérifier la solidité et le savoir-faire de ce sous-traitant.
Mais le plus important, selon Mme Marcheterre, est de s'assurer de la viabilité financière du service de gestion de la paie.
