Stages 101 : des conseils pour passer le test

Offert par Les Affaires


Édition du 20 Février 2016

Stages 101 : des conseils pour passer le test

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Édition du 20 Février 2016

[Photo : Shutterstock]

La concurrence est féroce pour attirer les stagiaires les plus prometteurs. Comment recruter les étudiants les plus talentueux et tirer profit au maximum de son programme de stages ?


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Pourquoi un stagiaire ?


Desjardins, recrute plus de 200 étudiants provenant d'une vingtaine de programmes. De ce nombre, plus de 20 % deviennent des employés. «On tente de les embaucher dès leurs premiers stages pour les intéresser à nous, qu'ils sachent que nous offrons de multiples possibilités captivantes. D'autant plus que le siège social se trouve au Québec. On veut donc accrocher leur coeur pour qu'ils reviennent travailler chez nous à la fin de leurs études», précise Carole Southière, directrice principale, stratégies et pratiques en acquisition de talents. Former une relève n'est pas la seule raison d'ouvrir sa porte aux futurs diplômés.


«Les employeurs communiquent aussi avec nous quand ils ont un surplus de travail, pendant une période de vacances ou lorsqu'il y a un congé de maternité. C'est aussi le cas quand on lance un projet spécial permettant aux stagiaires d'y travailler, et aux employés les plus expérimentés d'être dégagés de certaines tâches», mentionne Denis-Robert Elias, directeur du service des stages et du placement à l'Université de Sherbrooke.


Dans quelle situation devrait-on éviter d'embaucher un stagiaire ?


Si personne n'est disponible pour l'encadrer, il vaut mieux passer son tour, estime Denis-Robert Élias. Car il n'y a rien de pire qu'un étudiant qui revient en classe en maugréant parce qu'il s'est tourné les pouces et a été livré à lui-même pendant des semaines. «Si on le laisse dans son coin, on nuit autant au stagiaire qu'à notre réputation. Car l'information voyage à la vitesse de l'éclair aujourd'hui.» Ce qui pourrait faire fuir les futures recrues. Autre situation délicate : si l'entreprise est en période de restrictions budgétaires, ajoute André Raymond, directeur adjoint des services professionnels au service de placement de l'Université Laval. «Si du personnel mis à pied peut effectuer les tâches confiées aux stagiaires, c'est une mauvaise idée.»


Que faire si aucun candidat ne répond ?


Dans certaines facultés, les futurs diplômés ont l'embarras du choix. «En génie logiciel et en technologies de l'information, les étudiants peuvent consulter de 300 à 400 postes», explique Catherine Lamy-Pilon, conseillère en planification de stages à l'École de technologie supérieure (ÉTS). Il faut donc soigner sa présentation pour attirer l'attention des candidats. À éviter : les descriptions de tâches trop génériques qui se fondent dans la masse, ajoute-t-elle. «Pour sortir du lot, il faut que le mandat soit clair, détaillé, et qu'on ajoute quelques mots sur l'ambiance de travail et l'envergure du projet.» Il est préférable aussi de limiter le nombre d'aptitudes recherchées, affirme André Raymond. «Si l'étudiant estime qu'il ne maîtrise pas tout, il risque de passer son tour. Il vaut donc mieux se limiter aux compétences essentielles plutôt qu'à celles qu'il serait bien d'avoir.»


Si, malgré vos efforts, personne ne mord à l'hameçon, le problème est peut-être plus fondamental. «Parfois, les entreprises font une vingtaine d'entrevues, mais personne n'accepte leur offre. En général, c'est parce que le mandat éventuel n'est pas assez stimulant pour les candidats ou parce qu'on ne propose pas le bon poste aux bons étudiants», dit M. Elias. Dans ce genre de cas, les services de placement des établissements scolaires peuvent être d'une grande aide.


Comment déterminer son rôle ?


L'Oréal Canada recrute annuellement une trentaine d'étudiants provenant de partout au pays. Chaque mandat passe par le bureau des ressources humaines, dit Aleksandra Szymkowiak, directrice, acquisition de talents. «Quand un gestionnaire a un besoin, nous évaluons avec lui si cela permettra à l'étudiant d'apprendre, de s'épanouir. Mais nous vérifions surtout si les objectifs peuvent être atteints en quatre mois, la durée habituelle des stages.» L'équipe analyse ensuite les tâches précises du mandat et détermine le profil du candidat idéal.


Quand les besoins sont clairs, les services de placement peuvent aider les employeurs à cibler les meilleures recrues. Car, parmi tous les programmes et les différents niveaux, il n'est pas si simple de savoir qui repêcher. Par exemple, l'Université de Sherbrooke estime qu'elle placera 4 200 stagiaires cette année, provenant de ses 44 programmes coopératifs. «Pour aider les employeurs, nous avons créé une série de fiches qui détaillent avec précision les mandats qu'on peut confier aux étudiants, selon leur formation et leur année d'études», explique M. Élias.


Quelles tâches lui attribuer ?


S'il faut penser à l'apprentissage de l'étudiant quand on détermine son mandat, on ne doit pas pour autant négliger son équipe.


«Les tâches [de l'étudiant] doivent être utiles non seulement à l'organisation, mais aussi aux autres employés», précise Francine Sabourin, directrice, développement de la profession, de l'Ordre des conseillers en ressources humaines agréés. Sinon, ces derniers risquent de percevoir l'arrivée du stagiaire comme un fardeau, ce qui ne facilitera pas son intégration.


Par exemple, les futurs diplômés pourraient s'occuper des dossiers qu'on laisse toujours en suspens, faute de temps. «En ressources humaines, on pourrait leur demander de mettre à jour les descriptions de postes. Comme ils sont au fait des dernières tendances, ils pourraient aussi regarder ce qui se fait ailleurs, dans les entreprises exemplaires, et proposer des changements dans l'entreprise.»


Bien sûr, le stagiaire ne connaît pas l'organisation de fond en comble. Mais le fait d'avoir un regard neuf sur la situation lui permet de proposer des solutions de son cru !


Combien de temps allouer à l'encadrement ?


Cela dépend d'une foule de facteurs, comme la capacité d'apprentissage, l'autonomie et la débrouillardise du candidat. «C'est plus long au début du stage qu'à la fin. Mais en moyenne, il faut prévoir deux à trois heures d'encadrement par semaine», estime André Raymond. L'important est d'assurer un suivi régulier des progrès de l'étudiant. Par exemple, chez Desjardins, les stagiaires sont non seulement encadrés par un superviseur, mais aussi jumelés à un parrain. C'était le cas lorsque Annie-Josiane Bujold, conseillère en relations publiques, y a fait son stage. «Je travaillais sur un mandat de documentation. Mon parrain et mon superviseur de stage m'encourageaient à poser des questions. Ils m'ont aussi permis d'explorer toutes les facettes du métier.»


Combien faut-il le payer ?


Rémunérer ses stagiaires est essentiel pour faire grimper la motivation et attirer les meilleurs talents. «Chez Desjardins, nous recommandons que les stages soient rémunérés. Ainsi, l'étudiant peut s'y concentrer sans devoir cumuler les emplois pour boucler son budget», dit Carole Southière. Pour déterminer le montant à offrir, les services de placement ont habituellement des grilles salariales précises. Par exemple, les étudiants en sciences et génie de l'Université Laval ont touché en moyenne 16 $ l'heure pendant leur stage l'été dernier. Mais le salaire n'est pas tout, avertit M. Elias. «Les étudiants préféreront un stage un peu moins bien rémunéré, mais qui leur donnera l'impression de progresser plutôt que l'inverse.» D'où l'importance de trouver le juste équilibre entre la capacité de payer et l'acquisition d'apprentissages.


Existe-t-il de l'aide financière ?


Le gouvernement du Québec offre un crédit d'impôt couvrant une partie du salaire du stagiaire et celui de son superviseur. «Le montant admissible augmente chaque année. Après la troisième année, il est possible de toucher un maximum de 240 $ par étudiant», précise M. Elias. Dans certains secteurs, par exemple en sciences, s'ajoutent des programmes de bourses intéressants pour financer des projets de recherche, notamment par le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada.


Comment recruter les meilleurs talents ?


Pour faire le bon choix, Francine Sabourin suggère d'inclure le maître de stage dans le processus d'entrevue. «C'est lui qui aura le plus de contacts avec l'étudiant. Il faut donc s'assurer que l'entente soit bonne entre les deux.»


Catherine Lamy-Pilon, de l'ÉTS, conseille de mener une entrevue comportementale. Cela, pour faire en sorte «que l'étudiant ait non seulement les compétences requises, mais aussi les qualités qui lui permettront de se fondre à la culture de l'entreprise». À l'aide de mises en situation, on peut évaluer sa capacité à travailler en équipe, à créer, etc. «Il faut demander aux étudiants de donner des exemples de ce qu'ils ont déjà vécu, dont certains peuvent être tirés de leurs travaux universitaires», explique-t-elle.


Comment se démarquer ?


«Lors des journées de recrutement sur le campus, il faut choisir le bon ambassadeur, celui qui portera fièrement les couleurs de l'entreprise», affirme Denis-Robert Elias. Car il est un peu le porte-étendard de l'entreprise auprès des futurs diplômés. Par exemple, comme Desjardins rivalise avec les concepteurs de jeux vidéo, elle a tout avantage à montrer que les postes offerts en informatique sont loin d'être ternes. Ses représentants sont jeunes et motivés ! «L'équipe de recrutement en sécurité informatique travaille constamment à faire connaître aux étudiants toutes les occasions intéressantes qui s'offrent à eux et dont ils ne soupçonnent parfois pas l'existence», dit Carole Southière.


Programmes de bourses, conférences et commandites sont d'autres moyens d'assurer une visibilité aux entreprises. L'Oréal en sait quelque chose. Chaque année, des milliers d'étudiants en marketing préparent leurs arguments les plus convaincants pour vendre certaines de ses marques. Ils participent au concours Brandstorm ou à sa version en ligne, Wildcard. Au Canada, ils ont suscité près de 300 candidatures en 2015. Un coup d'éclat qui permet d'attirer la crème de la crème des stagiaires. «C'est aussi l'occasion pour nous d'observer les étudiants dans plusieurs situations, comme lorsqu'ils présentent leur concept aux demi-finales et de constater leur résistance au stress, leur créativité, etc.», précise Aleksandra Szymkowiak.


Comment tirer profit d'un programme de stages ?


Il faut proposer des mandats clairs, diversifiés, stimulants et qui correspondent aux besoins des autres membres de l'équipe. Quitte à offrir aux recrues des tâches légèrement au-dessus de leur niveau, ajoute Pierre Rivet, directeur du service de l'enseignement coopératif à l'ÉTS. «L'important, c'est que le stagiaire sente que sa contribution dans l'entreprise est réelle, appréciée et qu'il collabore au succès de l'entreprise.» Certains employeurs vont jusqu'à offrir des primes aux étudiants qui dépassent les attentes, dit-il.


Mais à la base, il faut veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, dit André Raymond, de l'Université Laval. «Plus l'étudiant sait à quoi s'attendre, plus les chances de réussite augmentent.»


Ce qui n'est pas si évident : car une description de tâches qui semble claire pour le recruteur ne l'est pas nécessairement pour le stagiaire. «Par exemple, un étudiant en marketing pourrait s'attendre à faire de l'analyse, alors que l'employeur veut qu'il rencontre des clients pour négocier des contrats de vente», dit-il. Il vaut donc mieux définir les attentes de chacun, dans leurs moindres détails, pour éviter mauvaises surprises et mésententes. «Parfois, les candidats vont même jusqu'à se désister quand ils comprennent réellement de quoi il retourne.»


D'où l'importance de tirer les choses au clair dès le début.


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