Même s'ils sont encore critiqués, les réseaux sociaux entrent dans l'entreprise par la grande porte. De façon assez informelle, cela convient à merveille aux membres de la génération Y, fervents adeptes de ces outils et qui s'attendent à les utiliser dans le cadre de leur travail. Les entreprises ne peuvent donc plus ignorer la présence des Facebook, LinkedIn, Twitter, MySpace et compagnie. Elles doivent plutôt chercher à tirer profit de ces réseaux qui changent notre façon de travailler.
En entreprise, un réseau social est destiné aux échanges entre les membres de l'organisation, de manière sécurisée et confidentielle, par opposition aux réseaux sociaux grand public, très ouverts. Voici les avantages qu'offre un tel réseau, mais aussi les risques auxquels il expose l'entreprise.
Partager l'information
Le premier avantage d'un réseau social en entreprise, c'est de donner un accès rapide à l'information et d'inviter à la participation. En contribuant à abattre les barrières internes, cet outil transforme le travail quotidien. Il permet en effet aux personnes de s'intégrer dans un groupe, d'avoir accès aux connaissances et aux opinions des autres et de participer facilement aux divers projets.
Créer
Levier d'innovation facilitant l'émergence d'idées, le réseau social permet à ses utilisateurs de découvrir les savoir-faire informels de leurs collègues et de faire valoir leur propre compétence. Les employés peuvent faire des suggestions et chercher des solutions à leurs problèmes, par l'intermédiaire de ces plateformes collaboratives. Même si le courriel demeure l'outil de communication privilégié, les réseaux sociaux ont tendance à prendre une place croissante.
Surveiller la productivité...
Pour beaucoup d'employeurs, la principale menace que fait peser un réseau social d'entreprise est la perte de productivité. Mais les conversations autour de la machine à café ne font-elles pas perdre du temps également ?
Oui, il peut y avoir perte de productivité si les réseaux sociaux servent davantage à des fins personnelles que professionnelles. Il faut donc que le réseau social soit utilisé à bon escient par les employés, selon la nature de leurs tâches, et selon des objectifs clairs. Vous devrez prévoir de la formation pour que ceux-ci apprennent à se servir de ces outils, de façon à optimiser leur rendement. Il vous faudra faire confiance au professionnalisme de vos employés et encadrer l'utilisation du réseau.
... et la divulgation d'information
Un réseau social d'entreprise multiplie les risques de fuites d'information et d'atteinte à la vie privée ou à la réputation de l'entreprise. Des renseignements confidentiels peuvent être transmis par inadvertance à toute une liste de contacts. Il sera facile de retracer le fautif, mais évitez un tel incident en responsabilisant les utilisateurs et en adoptant une politique de bonne conduite.
Encourager la participation...
La mise en place d'un réseau social peut rebuter les employés auxquels ces nouvelles technologies ne sont pas familières. La plateforme doit donc être conviviale et facile à utiliser. Il serait aussi préférable que le réseau social réponde à un besoin bien défini plutôt que d'être imposé par la direction.
... et laisser une bonne marge de manoeuvre
Fondés sur la liberté de participation et sur l'égalité, les réseaux sociaux peuvent par ailleurs " secouer " la hiérarchie et bousculer le management. Certains gestionnaires peuvent craindre de perdre le contrôle de ces groupes informels. Au contraire, il faut voir dans cet environnement plus ouvert, qui favorise la création de liens interpersonnels, une source inespérée de créativité et un bon moyen de déceler les compétences.
L'auteur est pdg de l'Ordre des conseillers en ressources humaines agréés
